Εάν εργάζεστε για λίγο, πιθανότατα γνωρίζετε πόσο σημαντικά είναι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δεδομένου ότι δεν υπάρχει τρόπος να μεταφέρετε τον τόνο ή τη γλώσσα του σώματος μέσω του Διαδικτύου, είναι εύκολο να παρερμηνεύσετε το μήνυμα κάποιου όταν το βλέπετε σε μια οθόνη. Συνεχίστε να διαβάζετε για να μάθετε πώς μπορείτε να γράφετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι σαφή, περιεκτικά και αποτελεσματικά σε επαγγελματικό περιβάλλον.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 10: Γράψτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν μπορείτε να εστιάσετε
Βήμα 1. Εάν αποσπάτε την προσοχή σας, το email σας μπορεί να μην είναι τόσο καλά συνδυασμένο
Όταν έχετε ένα email για να γράψετε, προσπαθήστε να καθίσετε χωρίς διακοπή όταν δεν σκέφτεστε για ένα εκατομμύριο άλλα πράγματα. Η γραφή σας θα είναι σαφέστερη και θα μπορείτε να εστιάσετε στη γραμματική, τον τόνο και το συνολικό μήνυμά σας.
- Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν το email σας απευθύνεται σε πολλά άτομα.
- Γράψτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα ήσυχο δωμάτιο και αφήστε το τηλέφωνό σας και άλλους περισπασμούς.
Μέθοδος 2 από 10: Ορίστε τον τόνο με τις πρώτες σας λέξεις
Βήμα 1. Η αρχική σας φράση μπορεί να έχει μεγάλο αντίκτυπο
Αν θέλετε ο τόνος σας να είναι ελαφρύς και περιστασιακός, ανοίξτε με κάτι σαν: «Γεια Τζέσικα! Ελπίζω να περάσατε καλά το Σαββατοκύριακο. » Αν θέλετε να το διατηρήσετε λίγο πιο επαγγελματικό, πείτε κάτι σαν: «Γεια σου Ντέιβιντ».
Προσπαθήστε να αποφύγετε οτιδήποτε πολύ αποπνικτικό, όπως "Αγαπητέ Ρόμπερτ". Φαίνεται λίγο απρόσωπο
Μέθοδος 3 από 10: Κρατήστε τα email σας σύντομα
Βήμα 1. Τα παρατεταμένα μηνύματα τείνουν να μπερδεύουν τον παραλήπτη σας
Προσπαθήστε να είστε σύντομοι και συνοπτικοί, αν είναι δυνατόν. Κρατήστε τις προτάσεις σας σύντομες και μην προσθέτετε πολλές λεπτομέρειες-αν βρεθείτε να γράφετε περισσότερες από 1 ή 2 παραγράφους, πιθανότατα θα πρέπει να δώσετε στους ανθρώπους τις πληροφορίες μέσω συνομιλίας μέσω βίντεο ή αυτοπροσώπως.
- Προσπαθήστε να φτάσετε στο σημείο γρήγορα και αποφύγετε να γράψετε ένα σωρό ευχάριστες απολαύσεις.
- Οι άνθρωποι τείνουν να διαβάζουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε σύντομες εκρήξεις. Εάν προσθέσετε πάρα πολλές πληροφορίες, πιθανότατα, μερικές από αυτές θα χαθούν.
- Κρατήστε τα email σας σύντομα, αλλά προσπαθήστε να αποφύγετε τις πρόχειρες προτάσεις ή τις απαντήσεις μιας λέξης. Αυτά μπορεί να φαίνονται λίγο αγενή, ειδικά πάνω από μια οθόνη υπολογιστή.
Μέθοδος 4 από 10: Δηλώστε με σαφήνεια αυτό που χρειάζεστε
Βήμα 1. Εάν ζητάτε κάτι, βεβαιωθείτε ότι είναι κατανοητό
Μην χτυπάτε αυτό που χρειάζεστε ξεκάθαρα και άμεσα, ώστε να μην υπάρχει παρεξήγηση. Εάν υπάρχει χρονοδιάγραμμα, φροντίστε να το συμπεριλάβετε και αυτό. Φροντίστε, ωστόσο, να διατηρήσετε τον τόνο σας ελαφρύ. Για παράδειγμα:
- «Χρειάζομαι τη μηνιαία έκθεση προόδου στα εισερχόμενά μου μέχρι τη Δευτέρα το βράδυ.»
- "Αν μπορούσατε να μου δώσετε τη φόρμα ανατροφοδότησης της ομάδας μέχρι το τέλος της εβδομάδας, θα ήταν υπέροχο."
Μέθοδος 5 από 10: Οργανώστε τις σκέψεις σας με παραγράφους
Βήμα 1. Θα βοηθήσει τους ανθρώπους να διαβάσουν τις πληροφορίες εύκολα
Όταν μεταβαίνετε σε ένα νέο θέμα, διαχωρίστε το με μια νέα παράγραφο, ώστε το email σας να είναι ευδιάκριτο. Θα βοηθήσει τον αναγνώστη σας να σαρώσει γρήγορα το μήνυμα για να βρει τα μέρη που είναι πιο συναφή με αυτόν.
Χρησιμοποιήστε λέξεις όπως "επίσης", "επόμενος" και "τελευταίος" για να ξεκινήσετε τις παραγράφους σας
Μέθοδος 6 από 10: Προσθέστε μια συγκεκριμένη γραμμή θέματος
Βήμα 1. Ενημερώστε τους χρήστες για τι ακριβώς πρόκειται για το email
Βεβαιωθείτε ότι το θέμα σας είναι συγκεκριμένο. για παράδειγμα, αντί να γράψετε "Αναφορά", δοκιμάστε κάτι σαν, "Έκθεση μηνιαίου προγραμματισμού: Ιούνιος 2021." Οι συνάδελφοί σας θα είναι πιο πιθανό να το ανοίξουν και να το διαβάσουν εάν γνωρίζουν ότι είναι σημαντικό και σχετικό με αυτούς.
Αυτό βοηθά επίσης να κρατήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας μακριά από το φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας
Μέθοδος 7 από 10: Διορθωμένο για τυπογραφικά λάθη
Βήμα 1. Τα λάθη μπορούν πραγματικά να πετάξουν το μήνυμά σας
Ενώ οι περισσότεροι ορθογραφικοί έλεγχοι θα πιάσουν ανορθόγραφες λέξεις, δεν θα είναι σε θέση να πιάσουν τη λάθος επιλογή λέξης ή το λάθος όνομα κάποιου. Θα πρέπει επίσης να διαβάσετε για ελλιπή σημεία στίξης ή γραμματικά λάθη, καθώς αυτά μπορούν να κάνουν τον αναγνώστη να νομίσει ότι δεν σας ενδιαφέρει. Αφιερώστε 2 έως 3 λεπτά διαβάζοντας το email σας πριν το στείλετε για να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν εμφανώς προφανή λάθη.
Σε ένα επαγγελματικό περιβάλλον, είναι πολύ σημαντικό να γράφετε σωστά το όνομα κάποιου. Αφιερώστε ένα λεπτό για να ελέγξετε ξανά ότι το έχετε ακριβώς πριν το στείλετε για να αποφύγετε τυχόν αμηχανία στο μέλλον
Μέθοδος 8 από 10: Διαβάστε ξανά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας για τόνους
Βήμα 1. Σκεφτείτε πώς οι παραλήπτες σας θα διαβάσουν το μήνυμά σας
Κάτι σαν "Ας μιλήσουμε αργότερα" μπορεί να σας φαίνεται αθώο, αλλά ο συνάδελφός σας που το διαβάζει μπορεί να πιστεύει ότι έχουν πρόβλημα ή ότι είστε θυμωμένοι. Αλλάξτε το σε κάτι όπως "Έχετε χρόνο να συζητήσετε αργότερα για τις επερχόμενες αλλαγές στην αναφορά;" για να γίνω λίγο πιο σαφής.
- Ποτέ μην χρησιμοποιείτε όλα τα καπάκια στα email σας! Το γράψιμο μιας πρότασης με κεφαλαίο κλείδωμα συνήθως θεωρείται ότι φωνάζετε σε κάποιον μέσω της οθόνης του υπολογιστή.
- Αντί για κάτι σαν "Υποβάλετε τις αλλαγές σας μέχρι αύριο το πρωί". Δοκιμάστε κάτι σαν: «Δεδομένου ότι η προθεσμία είναι αύριο το απόγευμα, θα χρειαστώ τις αλλαγές σας αύριο το πρωί. Ενημερώστε με αν αυτό το χρονοδιάγραμμα λειτουργεί για εσάς."
Μέθοδος 9 από 10: Παύση πριν απαντήσετε σε ένα εμπρηστικό email
Βήμα 1. Εάν λάβετε ένα email που σας κάνει να νιώθετε θυμό, αφιερώστε ένα δευτερόλεπτο για να αναπνεύσετε
Αντί να φτιάξετε μια κοπτική απάντηση, μετρήστε μέχρι το 10 (ή το 1, 000) μέχρι να νιώσετε ήρεμοι. Στη συνέχεια, διαβάστε ξανά το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να δείτε αν είναι πραγματικά προσβλητικό ή όχι. Οι πιθανότητες είναι ότι μπορεί να έχετε παρερμηνεύσει λίγο το μήνυμα και δεν είναι στην πραγματικότητα τόσο κακό.
Εάν εξακολουθείτε να αισθάνεστε την ανάγκη να δημιουργήσετε μια θυμωμένη απάντηση, περιμένετε 24 ώρες πριν την στείλετε. Στη συνέχεια, επανεξετάστε την απάντησή σας μετά από μια μέρα για να δείτε αν θέλετε να την στείλετε ακόμα ή όχι
Μέθοδος 10 από 10: Δώστε στους ανθρώπους το όφελος της αμφιβολίας
Βήμα 1. Είναι δύσκολο να μεταφερθεί ένας θετικός τόνος σε ένα email
Αν διαβάσετε κάτι που σας έστειλε ένας συνάδελφος και προσβληθείτε αμέσως, κάντε ένα βήμα πίσω και ξαναδιαβάστε τι έγραψαν. Προσπαθήστε να αναρωτηθείτε αν υπάρχει κάποιος άλλος τρόπος να ερμηνευτεί ο τόνος-είναι αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πραγματικά αγενές ή είναι απλά αμβλύ;
Για παράδειγμα, κάποιος μπορεί να γράψει: «Χρειάζομαι αυτήν την αναφορά απόψε». Με την πρώτη ματιά, αυτό φαίνεται λίγο κρύο και χωρίς συναίσθημα. Ωστόσο, δεν είναι απαραίτητα αγενές, είναι απλώς πραγματικό και σύντομο
Συμβουλές
Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συχνά θεωρούνται μη επείγοντα. Εάν χρειάζεστε μια απάντηση αμέσως, προσπαθήστε να μιλήσετε με τον συνάδελφό σας προσωπικά ή μέσω συνομιλίας μέσω βίντεο
Προειδοποιήσεις
- Παρόλο που τα emoji και τα emoticons υποδεικνύουν τόνο, μην τα χρησιμοποιείτε για επαγγελματικό email.
- Μην στέλνετε υβριστικά ή εμπρηστικά email, ειδικά σε ένα άτομο που δεν γνωρίζετε πολύ καλά.
