Το Excel είναι εξαιρετικό για πίνακες δεδομένων, αλλά πώς μπορείτε να το χειριστείτε και να το οργανώσετε έτσι ώστε να καλύπτει τις ανάγκες σας; Το εργαλείο Ταξινόμηση σάς επιτρέπει να ταξινομείτε γρήγορα στήλες με διάφορες μορφές ή να δημιουργείτε τη δική σας προσαρμοσμένη ταξινόμηση για πολλές στήλες και τύπους δεδομένων. Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία Ταξινόμηση για να οργανώσετε λογικά τα δεδομένα σας και να διευκολύνετε την κατανόηση και τη χρήση τους.
Βήματα
Μέρος 1 από 3: Ταξινόμηση αλφαβητικά ή αριθμητικά
Βήμα 1. Επιλέξτε τα δεδομένα σας
Μπορείτε είτε να κάνετε κλικ και να σύρετε για να επιλέξετε τη στήλη που θέλετε να ταξινομήσετε ή μπορείτε να κάνετε κλικ σε ένα από τα κελιά της στήλης για να την ενεργοποιήσετε και να αφήσετε το Excel να επιλέξει τα δεδομένα αυτόματα.
Όλα τα δεδομένα σας στη στήλη θα πρέπει να μορφοποιηθούν με τον ίδιο τρόπο για να ταξινομηθούν (δηλαδή κείμενο, αριθμοί, ημερομηνίες)
Βήμα 2. Βρείτε τα κουμπιά Ταξινόμηση
Αυτά μπορείτε να τα βρείτε στην καρτέλα Δεδομένα στην ενότητα "Ταξινόμηση & Φίλτρο". Για γρήγορες ταξινομήσεις, θα χρησιμοποιείτε τα κουμπιά "AZ" και "AZ".
Βήμα 3. Ταξινομήστε τη στήλη σας κάνοντας κλικ στο κατάλληλο κουμπί
Εάν ταξινομείτε αριθμούς, μπορείτε να ταξινομήσετε από το χαμηλότερο στο υψηλότερο ("AZ") ή το υψηλότερο στο χαμηλότερο ("AZ ↑"). Εάν ταξινομείτε κείμενο, μπορείτε να ταξινομήσετε με αύξουσα αλφαριθμητική σειρά ("AZ") ή φθίνουσα αλφαριθμητική σειρά ("AZ ↑"). Εάν ταξινομείτε ημερομηνίες ή ώρες, μπορείτε να ταξινομήσετε από νωρίτερα σε αργότερα ("AZ") ή αργότερα σε νωρίτερα ("AZ ↑").
Εάν υπάρχει άλλη στήλη δεδομένων δίπλα σε αυτήν που ταξινομείτε, θα ερωτηθείτε εάν θέλετε να συμπεριλάβετε αυτά τα δεδομένα στην ταξινόμηση. Η ταξινόμηση θα εξακολουθεί να είναι η στήλη που επιλέξατε αρχικά, αλλά οι σχετικές στήλες δεδομένων θα ταξινομηθούν μαζί με αυτήν
Βήμα 4. Αντιμετώπιση προβλημάτων μιας στήλης που δεν θα ταξινομηθεί
Εάν αντιμετωπίζετε σφάλματα όταν προσπαθείτε να ταξινομήσετε, ο πιο πιθανός ένοχος είναι η μορφοποίηση προβλημάτων με τα δεδομένα.
- Εάν ταξινομείτε αριθμούς, βεβαιωθείτε ότι όλα τα κελιά είναι μορφοποιημένα ως αριθμοί και όχι ως κείμενο. Οι αριθμοί μπορούν να εισαχθούν κατά λάθος ως κείμενο από ορισμένα λογιστικά προγράμματα.
- Εάν ταξινομείτε κείμενο, μπορεί να προκύψουν σφάλματα από κεντρικούς χώρους ή κακή μορφοποίηση.
- Εάν ταξινομείτε ημερομηνίες ή ώρες, τα προβλήματα συνήθως προκύπτουν από τη μορφοποίηση των δεδομένων σας. Για να ταξινομηθεί επιτυχώς το Excel κατά ημερομηνία, πρέπει να διασφαλίσετε ότι όλα τα δεδομένα αποθηκεύονται ως ημερομηνία.
Μέρος 2 από 3: Ταξινόμηση με πολλαπλά κριτήρια
Βήμα 1. Επιλέξτε τα δεδομένα σας
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα υπολογιστικό φύλλο με μια λίστα με ονόματα πελατών καθώς και την πόλη στην οποία βρίσκονται. Για να διευκολύνετε τη ζωή σας, θέλετε να ταξινομήσετε πρώτα αλφαβητικά κατά πόλη και, στη συνέχεια, να ταξινομήσετε κάθε πελάτη αλφαβητικά σε κάθε πόλη. Η δημιουργία μιας προσαρμοσμένης ταξινόμησης μπορεί να κάνει ακριβώς αυτό.
Βήμα 2. Κάντε κλικ στο κουμπί Ταξινόμηση
Αυτό μπορείτε να το βρείτε στην ενότητα "Ταξινόμηση & φίλτρο" στην καρτέλα Δεδομένα. Θα ανοίξει το παράθυρο Ταξινόμηση, επιτρέποντάς σας να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη ταξινόμηση με πολλαπλά κριτήρια.
Εάν οι στήλες σας έχουν κεφαλίδες στο πρώτο κελί, όπως "Πόλη" και "Όνομα", βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει το πλαίσιο "Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδες" στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου ταξινόμησης
Βήμα 3. Δημιουργήστε τον πρώτο σας κανόνα
Κάντε κλικ στο μενού "Ταξινόμηση κατά" για να επιλέξετε τη στήλη που θέλετε. Σε αυτό το παράδειγμα, θα ταξινομήσετε πρώτα κατά πόλη, οπότε επιλέξτε την κατάλληλη στήλη από το μενού.
- Διατηρήστε το "Ταξινόμηση σε" σε "Τιμές".
- Ρυθμίστε τη σειρά είτε "Α έως Ζ" είτε "Ζ σε Α" ανάλογα με τον τρόπο που θέλετε να ταξινομήσετε.
Βήμα 4. Δημιουργήστε τον δεύτερο κανόνα σας
Κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη επιπέδου". Αυτό θα προσθέσει έναν κανόνα κάτω από τον πρώτο. Επιλέξτε τη δεύτερη στήλη (Η στήλη Όνομα στο παράδειγμά μας) και, στη συνέχεια, επιλέξτε τη σειρά ταξινόμησης (για ευκολία ανάγνωσης, επιλέξτε την ίδια σειρά με τον πρώτο σας κανόνα).
Βήμα 5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK
Η λίστα σας θα ταξινομηθεί σύμφωνα με τους κανόνες σας. Θα πρέπει να δείτε τις πόλεις που αναφέρονται αλφαβητικά και, στη συνέχεια, τα ονόματα πελατών ταξινομημένα αλφαβητικά σε κάθε πόλη.
Αυτό το παράδειγμα είναι απλό και περιλαμβάνει μόνο δύο στήλες. Μπορείτε, ωστόσο, να κάνετε την ταξινόμησή σας όσο περίπλοκη θέλετε και να συμπεριλάβετε πολλές στήλες
Μέρος 3 από 3: Ταξινόμηση κατά χρώμα κελιού ή γραμματοσειράς
Βήμα 1. Επιλέξτε τα δεδομένα σας
Μπορείτε είτε να κάνετε κλικ και να σύρετε για να επιλέξετε τη στήλη που θέλετε να ταξινομήσετε ή μπορείτε να κάνετε κλικ σε ένα από τα κελιά της στήλης για να την ενεργοποιήσετε και να αφήσετε το Excel να επιλέξει τα δεδομένα αυτόματα.
Βήμα 2. Κάντε κλικ στο κουμπί Ταξινόμηση
Το κουμπί Ταξινόμηση βρίσκεται στην καρτέλα Δεδομένα στην ενότητα "Ταξινόμηση & Φίλτρο". Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο Ταξινόμηση. Εάν έχετε μια άλλη στήλη δεδομένων δίπλα σε αυτήν που ταξινομείτε, θα ερωτηθείτε εάν θέλετε να συμπεριλάβετε αυτά τα δεδομένα στην ταξινόμηση.
Βήμα 3. Επιλέξτε "Χρώμα κυψέλης" ή "Χρώμα γραμματοσειράς" στο μενού "Ταξινόμηση"
Αυτό θα σας επιτρέψει να επιλέξετε το πρώτο χρώμα που θέλετε να ταξινομήσετε.
Βήμα 4. Επιλέξτε ποιο χρώμα θέλετε να ταξινομήσετε πρώτα
Στη στήλη "Παραγγελία", μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το αναπτυσσόμενο μενού για να επιλέξετε ποιο χρώμα θέλετε να βάλετε πρώτο ή τελευταίο στην ταξινόμηση. Μπορείτε να επιλέξετε μόνο χρώματα που υπάρχουν στη στήλη.
Δεν υπάρχει προεπιλεγμένη σειρά για ταξινόμηση χρωμάτων. Θα χρειαστεί να ορίσετε μόνοι σας τη σειρά
Βήμα 5. Προσθέστε ένα άλλο χρώμα
Θα πρέπει να προσθέσετε έναν άλλο κανόνα για κάθε χρώμα στη στήλη που ταξινομείτε. Κάντε κλικ στο "Προσθήκη επιπέδου" για να προσθέσετε έναν άλλο κανόνα στην ταξινόμηση. Επιλέξτε το επόμενο χρώμα που θέλετε να ταξινομήσετε και, στη συνέχεια, τη σειρά που θέλετε να ταξινομήσετε.
Βεβαιωθείτε ότι κάθε παραγγελία είναι η ίδια για κάθε κανόνα. Για παράδειγμα, εάν κάνετε ταξινόμηση από πάνω προς τα κάτω, βεβαιωθείτε ότι η ενότητα "Παραγγελία" για κάθε κανόνα λέει "Επάνω"
Βήμα 6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK
Κάθε κανόνας θα εφαρμοστεί ένα προς ένα και η στήλη θα ταξινομηθεί με βάση τα χρώματα που ορίσατε.
Συμβουλές
- Δοκιμάστε να ταξινομήσετε δεδομένα με διαφορετικούς τρόπους. αυτές οι νέες προοπτικές μπορούν να φωτίσουν διαφορετικές πτυχές των πληροφοριών.
- Εάν το υπολογιστικό φύλλο σας έχει σύνολα, μέσους όρους ή άλλες συνοπτικές πληροφορίες κάτω από τις πληροφορίες που πρέπει να ταξινομήσετε, προσέξτε να μην τα ταξινομήσετε επίσης.
