Το Excel μπορεί συνήθως να εντοπίσει αυτόματα κείμενο που διαχωρίζεται με καρτέλες (οριοθετημένο με καρτέλες) και να επικολλήσει σωστά τα δεδομένα σε ξεχωριστές στήλες. Εάν αυτό δεν λειτουργεί και όλα όσα επικολλάτε εμφανίζονται σε μία μόνο στήλη, τότε το όριο του Excel έχει οριστεί σε άλλο χαρακτήρα ή το κείμενό σας χρησιμοποιεί κενά αντί για καρτέλες. Το εργαλείο Κείμενο σε στήλες στο Excel μπορεί να επιλέξει γρήγορα τον κατάλληλο οριοθέτη και να χωρίσει σωστά τα δεδομένα σε στήλες.
Βήματα
Βήμα 1. Αντιγράψτε όλο το κείμενο που έχει οριοθετηθεί με καρτέλα
Το κείμενο με οριοθέτηση καρτέλας είναι μια μορφή αποθήκευσης δεδομένων από υπολογιστικό φύλλο ως αρχείο κειμένου. Κάθε κελί χωρίζεται με μια διακοπή καρτέλας και κάθε εγγραφή υπάρχει σε ξεχωριστή γραμμή στο αρχείο κειμένου. Επιλέξτε όλο το κείμενο που θέλετε να αντιγράψετε στο Excel και αντιγράψτε το στο πρόχειρο.
Βήμα 2. Επιλέξτε το κελί στο Excel στο οποίο θέλετε να επικολλήσετε
Επιλέξτε το επάνω αριστερό κελί στο οποίο θέλετε να εμφανίζονται τα επικολλημένα δεδομένα σας. Τα επικολλημένα δεδομένα σας θα γεμίσουν τα κελιά παρακάτω και δεξιά από το αρχικό κελί σας.
Βήμα 3. Επικολλήστε τα δεδομένα
Σε νεότερες εκδόσεις του Excel, και αν τα δεδομένα σας ήταν σωστά οριοθετημένα με διακοπή καρτελών, τα κελιά πρέπει να συμπληρώνονται κατάλληλα με τα σωστά δεδομένα. Κάθε διακοπή καρτέλας πρέπει να μεταφράζεται απευθείας σε ένα νέο κελί για τα δεδομένα. Εάν όλα τα δεδομένα σας εμφανίζονται σε μία μόνο στήλη, υπάρχει καλή πιθανότητα το όριο του Excel να αλλάξει από καρτέλες σε κάτι άλλο, όπως κόμμα. Μπορείτε να το αλλάξετε ξανά σε καρτέλες χρησιμοποιώντας το Εργαλείο κειμένου σε στήλες.
Βήμα 4. Επιλέξτε ολόκληρη τη στήλη δεδομένων
Εάν τα δεδομένα σας που οριοθετήθηκαν με καρτέλα δεν επικολλήθηκαν σωστά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο "Κείμενο σε στήλες" του Excel για να τα μορφοποιήσετε σωστά. Για να γίνει αυτό, θα πρέπει να επιλέξετε ολόκληρη τη στήλη που περιέχει όλα τα δεδομένα που επικολλήσατε.
- Μπορείτε να επιλέξετε γρήγορα ολόκληρη τη στήλη κάνοντας κλικ στο γράμμα στο επάνω μέρος.
- Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μόνο Κείμενο σε στήλες σε μία μόνο στήλη κάθε φορά.
Βήμα 5. Ανοίξτε την καρτέλα Δεδομένα και κάντε κλικ στην επιλογή "Κείμενο σε στήλες"
Θα το βρείτε στην ομάδα Εργαλεία δεδομένων στην καρτέλα Δεδομένα.
Εάν χρησιμοποιείτε το Office 2003, κάντε κλικ στο μενού Δεδομένα και επιλέξτε "Κείμενο σε στήλες"
Βήμα 6. Επιλέξτε "Οριοθετημένο" και κάντε κλικ στο "Επόμενο"
Αυτό θα πει στο Excel ότι θα αναζητήσει έναν συγκεκριμένο χαρακτήρα για να επισημάνει τις κυτταρικές διαιρέσεις.
Βήμα 7. Επιλέξτε τον χαρακτήρα με τον οποίο διαχωρίζονται τα δεδομένα σας
Εάν τα δεδομένα σας είναι οριοθετημένα με καρτέλες, επιλέξτε το πλαίσιο "Καρτέλα" και καταργήστε την επιλογή τυχόν άλλων πλαισίων. Μπορείτε να ελέγξετε διαφορετικούς χαρακτήρες εάν τα δεδομένα σας διαχωρίστηκαν από κάτι άλλο. Εάν τα δεδομένα σας χωρίστηκαν με πολλά διαστήματα αντί για διακοπή καρτέλας, επιλέξτε το πλαίσιο "διάστημα" και το πλαίσιο "Αντιμετώπιση διαδοχικών οριοθετητών ως ένα". Λάβετε υπόψη ότι αυτό μπορεί να προκαλέσει προβλήματα εάν έχετε κενά στα δεδομένα σας που δεν υποδεικνύουν διαίρεση στήλης.
Βήμα 8. Επιλέξτε τη μορφή της πρώτης στήλης
Αφού επιλέξετε τον οριοθέτη σας, θα μπορείτε να ορίσετε τη μορφή δεδομένων για κάθε μία από τις στήλες που δημιουργούνται. Μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ "Γενικά", "Κείμενο" και "Ημερομηνία".
- Επιλέξτε "Γενικά" για αριθμούς ή συνδυασμό αριθμών και γραμμάτων.
- Επιλέξτε "Κείμενο" για δεδομένα που είναι απλώς κείμενο, όπως ονόματα.
- Επιλέξτε "Ημερομηνία" για δεδομένα που είναι γραμμένα σε τυπική μορφή ημερομηνίας.
Βήμα 9. Επαναλάβετε για επιπλέον στήλες
Επιλέξτε κάθε στήλη στο πλαίσιο στο κάτω μέρος του παραθύρου και επιλέξτε τη μορφή. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να μην συμπεριλάβετε αυτήν τη στήλη κατά τη μετατροπή του κειμένου.
Βήμα 10. Ολοκληρώστε τον οδηγό
Αφού μορφοποιήσετε καθεμία από τις στήλες, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος για να εφαρμόσετε τον νέο οριοθέτη. Τα δεδομένα σας θα χωριστούν σε στήλες σύμφωνα με τις ρυθμίσεις Κείμενο σε στήλη.
