Παρόλο που δεν χρησιμοποιούνται τόσο συχνά σήμερα, μια συσκευή φαξ εξακολουθεί να είναι μια σημαντική συσκευή για τη γρήγορη και αποτελεσματική μετάδοση σημαντικών εγγράφων, εντύπων και σημειώσεων που έχουν γραφτεί στο χέρι, ιδιαίτερα σε περιβάλλον γραφείου. Μια συσκευή φαξ χρησιμοποιεί ένα ενεργό σταθερό τηλέφωνο για την αποστολή και λήψη εγγράφων, και η χρήση ενός είναι τόσο εύκολο όσο η κλήση ενός αριθμού τηλεφώνου. Μόλις ρυθμίσετε σωστά τη συσκευή φαξ και εξοικειωθείτε με τις μεθόδους αποστολής και λήψης φαξ, θα στέλνετε έγγραφα με ευκολία σε ελάχιστο χρόνο!
Βήματα
Μέρος 1 από 3: Ρύθμιση της συσκευής φαξ σας
Βήμα 1. Τοποθετήστε τη συσκευή φαξ
Τοποθετήστε το μηχάνημα φαξ σε μια επίπεδη επιφάνεια κοντά σε πρίζες και μια πρίζα τηλεφώνου. Βεβαιωθείτε ότι η τροφοδοσία χαρτιού είναι στραμμένη προς τα έξω. Αυτό θα σας βοηθήσει να αποτρέψετε τα εισερχόμενα φαξ και τα σαρωμένα έγγραφα να κολλήσουν μεταξύ του τοίχου και του μηχανήματος και να αποτραπεί η ζημιά τους.
Βήμα 2. Συνδέστε την πηγή τροφοδοσίας
Συνδέστε τη συσκευή φαξ στην πλησιέστερη πρίζα τοίχου. Βεβαιωθείτε ότι η σύνδεση είναι υγιής και ότι το βύσμα ταιριάζει σωστά στην πρίζα. Μόλις συνδεθεί το μηχάνημα φαξ στην πηγή τροφοδοσίας, βεβαιωθείτε ότι παραμένει απενεργοποιημένο για το υπόλοιπο της ρύθμισης.
Βήμα 3. Ασφαλίστε τη γραμμή τηλεφώνου
Μια συσκευή φαξ χρησιμοποιεί μια τηλεφωνική γραμμή για την αποστολή και λήψη δεδομένων για τη δημιουργία και την εκτύπωση εγγράφων. Δεν θα λειτουργούν μέσω τηλεφωνικής γραμμής που βασίζεται στο Διαδίκτυο. Βεβαιωθείτε ότι έχετε μια ενεργή τηλεφωνική γραμμή και έναν αριθμό τηλεφώνου για τη συσκευή φαξ, ώστε το μηχάνημά σας να μπορεί να μεταδίδει και να λαμβάνει σήματα για τη δημιουργία των εγγράφων.
Καλέστε τον πάροχο καλωδίων και τηλεφώνου σας για να ρυθμίσετε ένα σταθερό τηλέφωνο εάν χρειαστεί
Βήμα 4. Συνδέστε το καλώδιο του τηλεφώνου
Ένα τυπικό καλώδιο τηλεφώνου θα πρέπει να συνδεθεί στην υποδοχή τηλεφώνου της συσκευής φαξ, η οποία είναι συνήθως στο πίσω μέρος του μηχανήματος. Το άλλο άκρο του καλωδίου πρέπει να στερεωθεί απευθείας στην πλησιέστερη υποδοχή τηλεφώνου στον τοίχο. Ελέγξτε ξανά για να δείτε εάν το καλώδιο είναι συνδεδεμένο στο μηχάνημα και στην υποδοχή τηλεφώνου του τοίχου.
Βήμα 5. Προσθέστε χαρτί και μελάνι
Το φαξ θα απαιτήσει προμήθεια χαρτιού και μελανιού για τη δημιουργία και εκτύπωση των εισερχόμενων εγγράφων. Βεβαιωθείτε ότι έχετε αυτά τα εφόδια στο χέρι.
- Πριν τοποθετήσετε το χαρτί, ανεμιστήρας ή περιστρέψτε τη στοίβα χαρτιού για να βεβαιωθείτε ότι δεν κολλάνε μεταξύ τους. Αυτό θα βοηθήσει στην αποφυγή εμπλοκών χαρτιού.
- Κάθε μηχανή θα φιλοξενεί έναν συγκεκριμένο τύπο, μέγεθος και αριθμό δοχείων μελανιού. Βεβαιωθείτε ότι έχετε διαβάσει τις οδηγίες του μηχανήματος για να αποφασίσετε ποια μελάνη λειτουργεί καλύτερα με το μηχάνημά σας.
Βήμα 6. Ελέγξτε τη σύνδεση
Μόλις συνδεθεί το μηχάνημα φαξ και έχουν εισαχθεί χαρτί και μελάνι, ενεργοποιήστε το μηχάνημα και ελέγξτε τη σύνδεση τηλεφώνου. Η σύνδεση πρέπει να είναι ασφαλής για να χρησιμοποιήσετε τη συσκευή φαξ.
- Βεβαιωθείτε ότι το σταθερό τηλέφωνο είναι σωστά συνδεδεμένο παραλαμβάνοντας το δέκτη του μηχανήματος φαξ, εάν είναι διαθέσιμο στη συσκευή σας. Ο δέκτης πρέπει να μοιάζει με τηλέφωνο. Ακούστε τον θόρυβο που ακούγεται από έναν τόνο κλήσης, ο οποίος υποδεικνύει ότι η σύνδεση είναι ασφαλής.
- Εάν το φαξ δεν διαθέτει δέκτη, μπορείτε να συνδέσετε ένα τηλέφωνο μέσω της εξωτερικής υποδοχής τηλεφώνου στο μηχάνημα φαξ. Εάν η σύνδεση είναι ήχος, θα πρέπει να ακούσετε τον θόρυβο που ακούγεται από έναν τόνο κλήσης.
Μέρος 2 από 3: Αποστολή φαξ
Βήμα 1. Ενεργοποιήστε το μηχάνημα
Βεβαιωθείτε ότι το μηχάνημα είναι ενεργοποιημένο και ότι το τηλεφωνικό καλώδιο έχει ασφαλίσει στη θέση του προτού στείλετε ένα έγγραφο. Μπορεί να θέλετε να ελέγξετε τον δέκτη για έναν τόνο κλήσης για να βεβαιωθείτε ότι η σύνδεση είναι ασφαλής.
Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε ένα εξώφυλλο
Το εξώφυλλο είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διασφαλίσετε ότι το έγγραφό σας θα φτάσει στο σωστό άτομο. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν στέλνετε φαξ σε μια επιχείρηση όπου πολλοί υπάλληλοι ενδέχεται να χρησιμοποιούν την ίδια συσκευή. Ένα εξώφυλλο πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα του παραλήπτη, τον αριθμό φαξ και τον δικό σας, τα στοιχεία επικοινωνίας σας και τον αριθμό των σελίδων που θα πρέπει να λαμβάνει ο παραλήπτης στο φαξ.
Η συμπερίληψη του αριθμού σελίδων στο εξώφυλλο είναι χρήσιμη για τον παραλήπτη, ώστε να γνωρίζει εάν έλαβε όλες τις απαραίτητες σελίδες
Βήμα 3. Παραγγείλετε σωστά τα έγγραφα
Φροντίστε να προσθέσετε αριθμούς σελίδων και να τοποθετήσετε τις σελίδες του εγγράφου με τη σειρά που θέλετε να ληφθούν. Δεν θέλετε ο παραλήπτης να μπερδεύει τις σελίδες μαζί. Αυτό μπορεί να προκαλέσει σύγχυση και να επηρεάσει την επιδιωκόμενη σημασία πίσω από το έγγραφο. Η παραγγελία των σελίδων και η αρίθμησή τους θα εξασφαλίσει μια αποτελεσματική μεταφορά πληροφοριών.
Βήμα 4. Τοποθετήστε τα έγγραφα στο σαρωτή
Τα περισσότερα μηχανήματα φαξ θα απαιτήσουν να τοποθετήσετε το έγγραφο είτε προς τα πάνω είτε προς τα κάτω στο τμήμα σαρωτή της συσκευής φαξ. Δεν υπάρχει τυπική μέθοδος σε όλες τις συσκευές. Οι περισσότερες συσκευές φαξ θα υποδεικνύουν ποια μέθοδο θα χρησιμοποιηθεί με ένα ευανάγνωστο σύμβολο στο μπροστινό μέρος της συσκευής.
Βήμα 5. Καλέστε τον αριθμό φαξ του παραλήπτη
Χρησιμοποιώντας το πληκτρολόγιο στο μπροστινό μέρος του φαξ, καλέστε τον αριθμό φαξ του παραλήπτη, συμπεριλαμβανομένου του κωδικού περιοχής. Εάν στέλνετε φαξ ένα έγγραφο διεθνώς, πρέπει να εισαγάγετε τον κωδικό χώρας. Εάν υπάρχει εταιρικός αριθμός που χρησιμοποιείται για εξωτερική κλήση (συχνά "7" ή "9"), φροντίστε να χτυπήσετε αυτό το ψηφίο πριν από τον κωδικό περιοχής ή χώρας και τον αριθμό φαξ.
Βήμα 6. Στείλτε τα έγγραφα
Μόλις καλέσετε τον αριθμό, οι περισσότερες συσκευές φαξ θα απαιτήσουν να πατήσετε ένα κουμπί "αποστολή" ή "εκκίνηση" για να μεταδώσετε το έγγραφο. Παρακολουθήστε τη μετάδοση του εγγράφου σε περίπτωση που παρουσιαστεί σφάλμα ή εμπλοκή χαρτιού. Όταν η μεταφορά εγγράφου είναι επιτυχής, το φαξ με εκτύπωση αναφοράς προόδου ή σελίδα επιβεβαίωσης. Εάν λάβετε ένα μήνυμα σφάλματος, δοκιμάστε να στείλετε ξανά το έγγραφο.
Μέρος 3 από 3: Λήψη φαξ
Βήμα 1. Ελέγξτε τη σύνδεση
Βεβαιωθείτε ότι η συσκευή φαξ είναι ενεργοποιημένη. Είναι επίσης σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι το μηχάνημα φαξ είναι συνδεδεμένο σε πηγή τροφοδοσίας και στην υποδοχή τηλεφώνου για να λαμβάνετε φαξ. Μπορεί να θέλετε να σηκώσετε τον δέκτη και να ακούσετε τον ήχο κλήσης για να διασφαλίσετε τη σωστή σύνδεση.
Βήμα 2. Ελέγξτε την παροχή χαρτιού και μελανιού
Θα θέλετε να παρέχετε αρκετό χαρτί και μελάνι στη συσκευή φαξ. Εάν λαμβάνετε πολλά έγγραφα μέσω μηχανής φαξ, φροντίστε να ελέγχετε συχνά αυτά τα αναλώσιμα. Διαφορετικά, αυτό μπορεί να σας εμποδίσει να λάβετε ένα έγγραφο στο σύνολό του ή να καθυστερήσει την άφιξή του.
Βήμα 3. Ακούστε τον ήχο κλήσης
Η συσκευή φαξ θα χτυπήσει ή θα κάνει έναν ήχο τηλεφώνου όταν λαμβάνει ένα εισερχόμενο έγγραφο. Το μηχάνημα έχει ρυθμιστεί να επεξεργάζεται αυτόματα αυτά τα έγγραφα, επομένως δεν απαιτείται να κάνετε τίποτα αυτήν τη στιγμή. Αποφύγετε να πατήσετε κουμπιά στο μηχάνημα κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, διαφορετικά η σύνδεση μπορεί να διαταραχθεί ή να αποσυνδεθεί.
Βήμα 4. Ελέγξτε το έγγραφο
Μόλις η συσκευή φαξ λάβει επιτυχώς το έγγραφο, θα εκτυπώσει τις σελίδες με τη σειρά που τοποθετήθηκαν από τον αποστολέα. Ελέγξτε το φύλλο εξωφύλλου για να βεβαιωθείτε ότι είστε ο προοριζόμενος παραλήπτης και ότι όλες οι σελίδες μεταδόθηκαν και εκτυπώθηκαν με επιτυχία.
Βήμα 5. Συνέχεια με τον αποστολέα
Εάν επιθυμείτε να επιβεβαιώσετε ότι λάβατε το φαξ ή αν ανησυχείτε ότι δεν λάβατε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες, μπορεί να θέλετε να παρακολουθήσετε τον αποστολέα μέσω τηλεφώνου ή email. Τα στοιχεία επικοινωνίας ενδέχεται να αναγράφονται στο φύλλο εξωφύλλου, οπότε ανατρέξτε σε αυτήν τη σελίδα εάν δεν έχετε στη διάθεσή σας τα στοιχεία του αποστολέα.
