Η αποθήκευση αρχείων είναι ένα κρίσιμο μέρος της εργασίας με έγγραφα, εικόνες, βίντεο και οποιαδήποτε άλλα αρχεία σε έναν υπολογιστή. Η αποθήκευση της εργασίας σας σας επιτρέπει να επιστρέψετε και να συνεχίσετε αργότερα, να μοιράζεστε τα αρχεία σας με άλλους και να προστατεύετε την εργασία σας από σφάλματα και αποτυχίες προγράμματος. Δείτε το Βήμα 1 παρακάτω για να μάθετε τους καλύτερους τρόπους αποθήκευσης αρχείων και μεγιστοποιήστε την αποδοτικότητά σας.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 2: Εκμάθηση καλών πρακτικών εξοικονόμησης
Βήμα 1. Αποθηκεύστε συχνά
Τα προγράμματα καταρρέουν και συχνά στη χειρότερη στιγμή. Προστατεύστε τον εαυτό σας από την απώλεια ωρών εργασίας αποθηκεύοντας τακτικά τα αρχεία σας. Εάν κάνετε αλλαγές σε ένα αρχείο αλλά δεν θέλετε να αντικαταστήσετε το πρωτότυπο, χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Αποθήκευση ως" για να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο με ένα νέο όνομα αρχείου.
Πολλά προγράμματα διαθέτουν λειτουργία αυτόματης αποθήκευσης που θα αποθηκεύσει αυτόματα το αρχείο σας μετά από ορισμένο χρονικό διάστημα. Αυτό μπορεί να σας εξοικονομήσει λίγο, αλλά δεν πρέπει να αντικαταστήσει την ενεργή εξοικονόμηση συχνά
Βήμα 2. Ονομάστε τα αποθηκευμένα αρχεία σας με χρήσιμα ονόματα
Όταν αποθηκεύετε για πρώτη φορά ένα νέο αρχείο, θα σας ζητηθεί να δημιουργήσετε ένα όνομα για το αρχείο. Βεβαιωθείτε ότι το όνομα του αρχείου σας επιτρέπει να αναγνωρίζετε εύκολα το αρχείο και περιέχει τυχόν σημαντικές πληροφορίες, όπως η ημερομηνία ή ο συντάκτης του αρχείου. Αυτό θα σας βοηθήσει να βρείτε αυτό που χρειάζεστε όταν ψάχνετε για ένα συγκεκριμένο αρχείο στον υπολογιστή σας.
Βήμα 3. Ελέγξτε τη μορφή κατά την αποθήκευση του αρχείου σας
Όταν αποθηκεύετε ένα αρχείο για πρώτη φορά ή χρησιμοποιείτε την εντολή "Αποθήκευση ως" για να δημιουργήσετε ένα νέο αντίγραφο, πολλά προγράμματα θα σας δώσουν τη δυνατότητα να αλλάξετε τη μορφή του αρχείου. Αυτό συνήθως μπορεί να γίνει κάνοντας κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού κάτω από το πεδίο για το όνομα του αρχείου.
Ο έλεγχος για τη μορφή αρχείου είναι ιδιαίτερα σημαντικός όταν μεταφέρετε αρχεία σε κάποιον που ενδέχεται να μην έχει την ίδια έκδοση του προγράμματος με εσάς
Βήμα 4. Οργανώστε τους φακέλους αποθήκευσης
Τα περισσότερα λειτουργικά συστήματα θα δημιουργήσουν ένα φάκελο Έγγραφα στον οποίο τα αποθηκευμένα αρχεία σας θα τοποθετηθούν αυτόματα από προεπιλογή. Παρόλο που μπορεί να είναι καλό να έχετε μια γενική ιδέα για το πού βρίσκονται τα αρχεία σας, ο χρόνος για τη δημιουργία ενός συστήματος φακέλων μπορεί να σας βοηθήσει να παραμείνετε στη ζωή σε μια θάλασσα αρχείων.
- Χρησιμοποιήστε φακέλους για ταξινόμηση κατά τύπο αρχείου, έργο, ημερομηνία ή οποιοδήποτε άλλο κριτήριο θέλετε.
- Οι περισσότερες σύγχρονες εκδόσεις των Windows χρησιμοποιούν Βιβλιοθήκες, οι οποίες σας επιτρέπουν να διατηρείτε αρχεία του ίδιου γενικού τύπου σε μία περιοχή. Αυτές οι βιβλιοθήκες δεν είναι στην πραγματικότητα τοποθεσίες αλλά είναι συλλογές αρχείων από πολλές τοποθεσίες.
Βήμα 5. Μάθετε τις συντομεύσεις πληκτρολογίου
Μπορείτε να μειώσετε πολύ χρόνο εάν μάθετε τις συντομεύσεις πληκτρολογίου για την αποθήκευση αρχείων, ειδικά αν βρεθείτε να εξοικονομείτε πολλά. Πατώντας Ctrl+S (⌘ Cmd+S σε Mac) θα αποθηκεύσετε το αρχείο σας στα περισσότερα προγράμματα.
Πολλά προγράμματα έχουν συντομεύσεις για τη λειτουργία "Αποθήκευση ως" επίσης. Αυτές οι συντομεύσεις διαφέρουν από πρόγραμμα σε πρόγραμμα. Για παράδειγμα, το F12 θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου "Αποθήκευση ως" στο Word, ενώ ⇧ Shift+Ctrl+S θα το ανοίξει στο Photoshop
Βήμα 6. Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας
Για να αποτρέψετε την απώλεια δεδομένων ακόμη και σε περίπτωση βλάβης του υπολογιστή, βεβαιωθείτε ότι δημιουργείτε συχνά αντίγραφα ασφαλείας των αποθηκευμένων αρχείων σας. Αυτό σημαίνει αντιγραφή των αποθηκευμένων αρχείων από τους φακέλους των εγγράφων σας σε εξωτερικό σκληρό δίσκο ή μεταφόρτωσή τους σε μια υπηρεσία αποθήκευσης cloud.
Δείτε αυτόν τον οδηγό για περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας αρχείων
Μέθοδος 2 από 2: Αποθήκευση αρχείων σε συγκεκριμένα προγράμματα
Βήμα 1. Αποθηκεύστε αρχεία στο Microsoft Word
Το Word είναι ένα από τα πιο δημοφιλή προγράμματα επεξεργασίας κειμένου στον κόσμο και, ως εκ τούτου, η εκμάθηση πώς να αποθηκεύετε αρχεία στο Word είναι μια σημαντική δεξιότητα. Δείτε αυτόν τον οδηγό για λεπτομέρειες σχετικά με την αποθήκευση αρχείων στο Word.
Βήμα 2. Αποθηκεύστε ένα αρχείο ως αρχείο PSD στο Photoshop
Το να γνωρίζετε πώς να αλλάξετε τη μορφή του αποθηκευμένου αρχείου σας είναι μια σημαντική βασική δεξιότητα υπολογιστή. Αυτό το άρθρο θα εξηγήσει πώς να αποθηκεύσετε ένα αρχείο ως εικόνα PSD στο Photoshop, αλλά η βασική προϋπόθεση ισχύει για τα περισσότερα προγράμματα.
Βήμα 3. Αποθηκεύστε εικόνες από έναν ιστότοπο
Το διαδίκτυο είναι γεμάτο περιεχόμενο και πιθανότατα θα συναντήσετε μια ή δύο εικόνες που θέλετε να αποθηκεύσετε για δική σας χρήση. Όλα τα προγράμματα περιήγησης ιστού σάς επιτρέπουν να αποθηκεύετε εύκολα εικόνες στον υπολογιστή σας και παρόμοια βήματα λειτουργούν για την αποθήκευση άλλων τύπων αρχείων από ιστότοπους.
Βήμα 4. Αποθηκεύστε ένα Έγγραφο Google
Με τις λύσεις εγγράφων που βασίζονται σε σύννεφο να γίνονται όλο και πιο δημοφιλείς, πιθανότατα θα κάνετε κάποια δουλειά στο Google Drive. Ενώ αυτά τα αρχεία αποθηκεύονται πάντα στο cloud, μπορείτε να τα κατεβάσετε και να τα αποθηκεύσετε στον υπολογιστή σας, ώστε να μπορείτε να τα ανοίξετε χωρίς πρόσβαση στο διαδίκτυο.
