Είναι πάντα απογοητευτικό όταν πρέπει να περιμένετε για μια απάντηση, είτε πρόκειται για συνέντευξη για δουλειά, είτε για επαγγελματική πρόταση, είτε απλά για σχέδια με έναν φίλο σας. Η αποστολή ενός email παρακολούθησης μπορεί να είναι πολύ αποτελεσματική στη λήψη αυτής της απάντησης, ειδικά εάν υποβάλετε το αίτημά σας μετά από μια λογική αναμονή και το γράψετε με σαφήνεια, συνοπτικότητα και σεβασμό. Για να βελτιώσετε περαιτέρω τις πιθανότητές σας επιτυχίας, κάντε όση περισσότερη «δουλειά στα πόδια» μπορείτε για να διευκολύνετε τα πράγματα για τον παραλήπτη σας.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 3: Επιλέγοντας πότε και πού να στείλετε παρακολούθηση
Βήμα 1. Περιμένετε τουλάχιστον 3 εργάσιμες ημέρες για να στείλετε μια συνέχεια
Δεν υπάρχει καθολικός κανόνας για το πόσο καιρό πρέπει να περιμένετε πριν στείλετε ένα email παρακολούθησης. Ένας καλός βασικός κανόνας είναι 3 εργάσιμες ημέρες, εκτός εάν το άτομο επικοινωνίας σας έδωσε μια συγκεκριμένη ημερομηνία όταν θα απαντούσε. Σε αυτή την περίπτωση, περιμένετε τουλάχιστον 1 εργάσιμη ημέρα μετά την ημερομηνία αυτή.
- Για παράδειγμα, εάν το άτομο είπε ότι θα απαντούσε πριν ή την Τρίτη 19, περιμένετε τουλάχιστον την Τετάρτη 20 για να απαντήσετε.
- Για παρακολούθηση συνέντευξης εργασίας, είναι συνήθως καλύτερο να περιμένετε τουλάχιστον 5 εργάσιμες ημέρες.
- Δεν είναι απαραίτητο να υπολογίζετε μόνο τις εργάσιμες ημέρες (δηλαδή, παραλείποντας τα Σαββατοκύριακα και τις αργίες) κατά την παρακολούθηση με προσωπική ιδιότητα.
- Μην υποθέτετε ότι το χειρότερο είναι ότι δεν πήρατε τη δουλειά ή ότι δεν ενδιαφέρονται για την επαγγελματική σας πρόταση-μόνο και μόνο επειδή δεν λάβατε γρήγορη απάντηση. Το άτομο επικοινωνίας σας μπορεί να είναι πολύ απασχολημένο!
Βήμα 2. Στείλτε το email απευθείας στο άτομο επικοινωνίας σας
Αυτό ισχύει πάντα για τα προσωπικά email, φυσικά, και συνήθως η καλύτερη στρατηγική για παρακολούθηση επιχειρήσεων. Εάν το άτομο σας έδωσε τα στοιχεία επικοινωνίας του ή σας κάλεσε να το παρακολουθήσετε, στείλτε το μήνυμα απευθείας σε αυτόν (και μόνο σε αυτόν).
- Εάν το άτομο δεν σας έδωσε τα στοιχεία επικοινωνίας του ή δεν σας κάλεσε να συνεχίσετε μαζί του, στείλτε το email σας στο κατευθυνόμενο άτομο επικοινωνίας σας (όπως διοικητικός βοηθός ή συντονιστής πρόσληψης). Ζητήστε στη γραμμή θέματος το μήνυμα να απευθύνεται στο άτομο με το οποίο είχατε ασχοληθεί προηγουμένως.
- Εάν είχατε προηγούμενη επαφή με το άτομο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, χρησιμοποιήστε τις ίδιες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου "προς" και "από" όπως πριν.
Βήμα 3. Στείλτε όχι περισσότερα από 2 συνολικά email παρακολούθησης συνολικά
Είναι αρκετά δύσκολο να γνωρίζουμε πότε πρέπει να στείλουμε μια συνέχεια, τι γίνεται με μια συνέχεια σε μια συνέχεια; Εάν η πρώτη σας συνέχεια παραμένει αναπάντητη, περιμένετε τουλάχιστον 1-2 εργάσιμες ημέρες για να στείλετε τη δεύτερη συνέχεια. Εάν αυτό το δεύτερο μήνυμα μείνει αναπάντητο, είτε σταματήστε να παρακολουθείτε είτε επικοινωνήστε με κάποιον άλλο στην επιχείρηση.
- Αν μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα παρακολούθησης, αν θέλετε, είναι επίσης εντάξει να στείλετε το ίδιο μήνυμα με την αρχική συνέχεια, αλλά προσθέστε μια σημείωση στο επάνω μέρος, όπως η ακόλουθη: «(Tom: Έστειλα αυτήν την παρακολούθηση την Τρίτη και ανυπομονώ να σας απαντήσω σχετικά με την επιχειρηματική ευκαιρία που συζητήσαμε την περασμένη Πέμπτη. Ευχαριστώ, Jan)"
- Κατά γενικό κανόνα, μην ανησυχείτε καθόλου (για να μην πάρετε τη δουλειά κ.λπ.) εάν πρέπει να στείλετε 1 παρακολούθηση. Ανησυχείτε μόνο εάν πρέπει να στείλετε 2 παρακολούθηση. Ξεκινήστε να ανησυχείτε λίγο περισσότερο εάν δεν ακούσετε νέα μετά τη δεύτερη παρακολούθηση!
Βήμα 4. Προετοιμάστε την ανάγκη για συνέχεια με ένα ευχαριστήριο email
Είναι πάντα ευγενικό να στέλνετε ένα ευχαριστήριο email την επόμενη κάθε επαγγελματική συνάντηση-ειδικά, αλλά όχι μόνο, μια συνέντευξη για δουλειά-καθώς και μετά από πολλά σενάρια προσωπικής επαφής. Εάν διπλώσετε μια συνέχεια αναφοράς σε αυτό το ευχαριστώ, μπορεί να είστε σε θέση να ενθαρρύνετε μια απάντηση χωρίς να χρειαστεί να στείλετε ξεχωριστή συνέχεια λίγες ημέρες αργότερα.
- Το ευχαριστήριο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να χρησιμοποιήσει σχεδόν την ίδια μορφή και περιεχόμενο ως μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρακολούθησης, με λίγο περισσότερο χώρο για να ευχαριστήσει το άτομο και λίγο λιγότερο για να ζητήσει απάντηση.
- Ωστόσο, αυτό δεν υπολογίζεται ως "επίσημη" παρακολούθηση, οπότε μπορείτε να στείλετε έως και 2 "πραγματικές" παρακολούθηση εάν είναι απαραίτητο!
Μέθοδος 2 από 3: Μορφοποίηση επόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Βήμα 1. Ανατρέξτε απευθείας στην προηγούμενη επαφή σας στη γραμμή θέματος
Εάν η θεματική γραμμή σας είναι ασαφής ή άσχετη, η συνέχεια σας μπορεί να καταλήξει αδιάβαστη ή στον κάδο απορριμμάτων. Επιλέξτε τις λέξεις σας προσεκτικά, έτσι ώστε η γραμμή του θέματος να συνδέεται άμεσα και ρητά με την αλληλεπίδρασή σας με τον παραλήπτη.
- Μια στρατηγική είναι να προσθέσετε "RE:" σε μια περιγραφή της προηγούμενης αλληλεπίδρασής σας, ώστε να διαβάζεται ως συνέχεια αυτού του γεγονότος: "RE: Συνέντευξη Παρασκευή 23/9 στις 11 το πρωί."
- Μια άλλη επιλογή είναι να συμπεριλάβετε το όνομά σας, έναν σύντομο και άμεσο περιγραφέα και τον λόγο για το email σας: «Παρακολούθηση συνέντευξης Terry Regula 9/23».
- Ποτέ μην υποθέσετε ότι το άτομο θα αναγνωρίσει τη διεύθυνση email σας και θα ανοίξει το μήνυμα. Χρησιμοποιήστε τη θεματική γραμμή προς όφελός σας.
Βήμα 2. Ονομάστε τον παραλήπτη στο χαιρετισμό σας και ευχαριστήστε τον στο κλείσιμο
Παρόλο που μπορείτε να είστε κατάλληλα άτυποι για ένα προσωπικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρακολούθησης, μια επιχειρηματική παρακολούθηση θα πρέπει να εξισορροπεί την τυπικότητα του σεβασμού και την οικειότητα που δημιουργήθηκε από την προηγούμενη αλληλεπίδρασή σας. Στις περισσότερες περιπτώσεις, για παράδειγμα, μπορείτε να χαιρετήσετε το άτομο με το μικρό του όνομα-αρκεί να παρουσιαστεί ως "Joe Selmon" ή να πει "καλέστε με Barb".
- Ο χαιρετισμός σας μπορεί συνήθως να μοιάζει με αυτόν: "Αγαπητέ Τζο" ή "Αγαπητέ Μπαρμπ", εκτός εάν πιστεύετε ότι είναι πιο κατάλληλη η τυπικότητα: "Αγαπητέ κύριε Σέλμον" ή "Αγαπητέ Δρ Μπένετ".
- Για το κλείσιμο, ευχαριστήστε τους μια τελευταία φορά και χρησιμοποιήστε το όνομα και το επώνυμό σας: «Ευχαριστώ, Steve Caraway».
Βήμα 3. Χρησιμοποιήστε όχι περισσότερες από 3-4 παραγράφους, καθεμία από τις οποίες έχει 2-3 προτάσεις
Όταν πρόκειται να γράψετε παρακολούθηση, φτάστε στο σημείο και φτάστε γρήγορα! Αυτό δεν σημαίνει να γράφετε μόνο μία πρόταση, αλλά σημαίνει να δημιουργείτε ένα εξορθολογισμένο email χωρίς κανένα περιττό περιεχόμενο. Δημιουργήστε λεπτές, καθαρές παραγράφους σύμφωνα με τις ακόλουθες γραμμές (ή παρόμοιες):
- Χαιρετισμός
- Παράγραφος 1: ένα ευχαριστώ και μια σαφής δήλωση που ακολουθείτε.
- Παράγραφος 2: μια γρήγορη ανακεφαλαίωση των στοιχείων της επαφής σας.
- Παράγραφος 3: μια γρήγορη επιβεβαίωση του ενδιαφέροντος ή της προθυμίας σας.
- Παράγραφος 4: μια δήλωση ότι "ανυπομονείτε" για μια ενημέρωση ή ότι "θα εκτιμηθεί".
- Κλείσιμο
Βήμα 4. Παρέχετε όλες τις σχετικές πληροφορίες που χρειάζεται ο παραλήπτης
Βεβαιωθείτε ότι το άλλο άτομο πρέπει να κάνει όσο το δυνατόν λιγότερα για να σας δώσει μια συνέχεια. Ο μόνος λόγος που δεν έχουν επικοινωνήσει μαζί σας είναι πιθανώς επειδή ήταν απασχολημένοι. Έτσι, εάν πρέπει να κοιτάξουν πίσω τις σημειώσεις ή τα αρχεία τους για να λάβουν πληροφορίες σχετικά με την προηγούμενη αλληλεπίδρασή σας, είναι πιο πιθανό να αποφασίσουν ότι δεν αξίζει τον χρόνο τους να επικοινωνήσουν μαζί σας τώρα.
- Εάν είχατε μια συνέντευξη, αναφέρετε τη συγκεκριμένη ημερομηνία και ώρα, το όνομα της θέσης και είτε μια πολύ γρήγορη επανάληψη της συνέντευξης είτε ένα επιλεγμένο ανέκδοτο ή επεισόδιο από αυτήν. Για παράδειγμα: «Γράφω για να παρακολουθήσω τη συνέντευξή μας την περασμένη Δευτέρα στις 23 το μεσημέρι. Πιθανότατα θυμάστε ότι ήμουν τόσο πρόθυμος να μιλήσω για τη θέση του διευθυντή πωλήσεων που παραλίγο να ρίξω τον καφέ μου στο γραφείο σας! »
- Βεβαιωθείτε ότι παρέχετε σαφείς πληροφορίες για κάθε μορφή επαφής που θέλετε να έχουν την επιλογή να χρησιμοποιούν: email, τηλέφωνο/κείμενο, ταχυδρομείο κ.λπ.
Μέθοδος 3 από 3: Να είστε σαφείς, συνοπτικοί και με σεβασμό
Βήμα 1. Ευχαριστήστε τον παραλήπτη και δηλώστε ότι παρακολουθείτε την αρχή
Μην θάβετε το γεγονός ότι γράφετε μια συνέχεια στη μέση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αντ 'αυτού, ενημερώστε το άτομο αμέσως γιατί απευθύνεστε σε αυτόν-και δείξτε του κάποια εκτίμηση όσο το κάνετε!
Δοκιμάστε κάτι τέτοιο: «Ευχαριστώ και πάλι που αφιερώσατε χρόνο για να συναντηθείτε μαζί μου την περασμένη Πέμπτη. Γράφω για να δώσω συνέχεια σε αυτήν τη συνάντηση και τις σκέψεις σας για την πρότασή μου »
Βήμα 2. Επαναλάβετε την αλληλεπίδρασή σας και επιβεβαιώστε γρήγορα το ενδιαφέρον σας
Δώστε στο άτομο μια ανανέωση για την προηγούμενη επαφή σας, ειδικά σε ένα επιχειρηματικό σενάριο, όταν γνωρίζετε ότι το άλλο άτομο χειρίζεται πολλές συνεντεύξεις, συναντήσεις κ.ο.κ. Βεβαιωθείτε ότι θυμούνται αμέσως ποιος είστε και τι συζητήσατε.
Για παράδειγμα: "pleasureταν ευχάριστο να παρουσιάσω το σχέδιό μου για τον εξορθολογισμό των εργασιών χρέωσής σας και ελπίζω ότι μοιράζεστε τον ενθουσιασμό μου για συνεργασία για την εφαρμογή του."
Βήμα 3. Να είστε άμεσος και ευγενικός, όχι πιεστικός, απολογητικός ή παθητικός-επιθετικός
Μην ντρέπεστε να συνεχίσετε! Είναι καλό να επιβεβαιώνετε το ενδιαφέρον σας και την επιθυμία σας να μάθετε πού βρίσκεστε, αρκεί να το κάνετε ευγενικά και με σεβασμό. Θυμηθείτε ότι δεν σας χρωστά μια απάντηση με τους όρους σας, ωστόσο κάντε ένα αίτημα και όχι ένα αίτημα.
- Χρησιμοποιήστε έναν τόνο όπως αυτό: «Ανυπομονώ να ακούσω πού βρίσκομαι όσον αφορά τη θέση προσέγγισης της κοινότητας».
- Μην είστε πιεστικοί: «Υποσχεθήκατε απάντηση μέχρι χθες και πρέπει να σας απαντήσω το συντομότερο δυνατό».
- Μην είστε και παθητικά-επιθετικοί: «Υποθέτω ότι δεν πήρα τη δουλειά αφού δεν ξαναπήρες σε μένα, αλλά θα ήθελα να το επιβεβαιώσω».
Βήμα 4. Δείξτε και πείτε στον παραλήπτη ότι εκτιμάτε το χρόνο του
Χρησιμοποιώντας μια σαφή γραμμή θέματος και φτάνοντας στο σημείο του email σας αμέσως δείχνει σεβασμό για το χρόνο του άλλου ατόμου. Είναι επίσης καλή ιδέα να δηλώσετε συγκεκριμένα μία ή δύο φορές στο μήνυμα ότι εκτιμάτε τον χρόνο που σας αφιερώνουν. Η υπερβολική εκμετάλλευση με κολακείες δεν είναι απαραίτητη ούτε καν χρήσιμη, αλλά η εκτίμηση κάποιου σεβασμού βελτιώνει πάντα τις πιθανότητές σας για γρήγορη απάντηση.
- Για παράδειγμα: "Ξέρω ότι είστε πολύ απασχολημένοι αυτήν την εποχή του χρόνου και εκτιμώ τον χρόνο που περάσατε για να αλληλεπιδράσετε μαζί μου."
- Or: «Ευχαριστώ και πάλι που αφιερώσατε χρόνο για να απαντήσετε στις ερωτήσεις μου την περασμένη Πέμπτη. Έχω μόνο ένα γρήγορο αίτημα ».
- Εάν το άτομο ήταν πολύ απασχολημένο για να επικοινωνήσει μαζί σας, το να του δείξετε και να του πείτε πόσο εκτιμάτε τον χρόνο του είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να τον πείσετε να απαντήσει!
