Διπλότυπες εγγραφές μπορούν να εμφανιστούν εάν έχετε πολλά άτομα που εισάγουν δεδομένα σε μια βάση δεδομένων χωρίς αρκετές εγγυήσεις. Η συγχώνευση πολλών βάσεων δεδομένων μαζί μπορεί επίσης να προκαλέσει διπλότυπα. Η Access παρέχει ένα εργαλείο ερωτήματος για να βρείτε διπλότυπα στη βάση δεδομένων σας. Στη συνέχεια, μπορείτε να τα καταργήσετε ή να τα συγχωνεύσετε, κάνοντας τη βάση δεδομένων σας ευκολότερη στην ανάγνωση και πιο αποτελεσματική.
Βήματα
Βήμα 1. Μάθετε τι κάνει τα δεδομένα "διπλά"
Διπλότυπα δεδομένα δεν σημαίνει ότι όλα τα πεδία είναι πανομοιότυπα. Για παράδειγμα, ένας πελάτης που έχει εισαχθεί στη βάση δεδομένων δύο φορές μπορεί να έχει δύο διαφορετικά αναγνωριστικά και δυνητικά διαφορετικές ορθογραφίες. Από την άλλη πλευρά, εάν το όνομα είναι κοινό θα μπορούσε να είναι δύο διαφορετικοί πελάτες. Θα χρειαστεί να συγκρίνετε τα διαθέσιμα δεδομένα και να ελέγξετε προσεκτικά κάθε αποτέλεσμα για να προσδιορίσετε τι είναι και τι δεν είναι διπλότυπο.
Βήμα 2. Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας της βάσης δεδομένων σας
Συνιστάται να δημιουργήσετε ένα νέο αντίγραφο ασφαλείας πριν κάνετε μεγάλες αλλαγές. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να επαναφέρετε τη βάση δεδομένων εάν διαγράψετε κατά λάθος τις λάθος καταχωρήσεις.
- Κάντε κλικ στο μενού Αρχείο και επιλέξτε "Αποθήκευση ως" ή "Αποθήκευση & δημοσίευση".
- Κάντε κλικ στην επιλογή "Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας βάσης δεδομένων" στην ενότητα Για προχωρημένους. Ακολουθήστε τις οδηγίες για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας της βάσης δεδομένων σας.
Βήμα 3. Ενημερώστε άλλους χρήστες ότι πρόκειται να κάνετε αλλαγές
Για να αποφύγετε διενέξεις δεδομένων, προσπαθήστε να διασφαλίσετε ότι κανένας άλλος χρήστης δεν θα προσθέσει δεδομένα στη βάση δεδομένων. Αυτό δεν απαιτείται, αλλά μπορεί να σας εξοικονομήσει πονοκέφαλο αργότερα, αν τα πράγματα πάνε στραβά.
Ορίστε τη βάση δεδομένων σας σε Αποκλειστική λειτουργία, αν μπορείτε. Αυτό θα αποτρέψει τυχόν αλλαγές από άλλους χρήστες. Κάντε κλικ στο μενού Αρχείο και επιλέξτε "Επιλογές" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Ρυθμίσεις πελάτη". Στην ενότητα "Προεπιλεγμένη λειτουργία ανοίγματος", επιλέξτε "Αποκλειστικό". Εάν δεν έχετε πολλά άτομα που χρησιμοποιούν τη βάση δεδομένων, γενικά δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για αυτό
Βήμα 4. Ανοίξτε τον Οδηγό ερωτήματος
Το εργαλείο ερωτήματος μπορεί να βρει καταχωρήσεις που περιέχουν διπλό περιεχόμενο. Η διαδικασία εκκίνησης του οδηγού διαφέρει ανάλογα με την έκδοση της Access που χρησιμοποιείτε:
- 2013/2010 - Κάντε κλικ στην καρτέλα "Δημιουργία" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Οδηγός ερωτήματος".
- 2007 - Κάντε κλικ στην καρτέλα "Εισαγωγή" ή "Δημιουργία" και επιλέξτε "Οδηγός ερωτήματος".
- 2003 - Ανοίξτε το παράθυρο Βάση δεδομένων και επιλέξτε την καρτέλα "Ερωτήματα". Κάντε κλικ στο κουμπί "Νέο".
Βήμα 5. Επιλέξτε τον "Οδηγό εύρεσης διπλότυπων ερωτημάτων"
Αυτό το ερώτημα συγκρίνει πεδία για να βρείτε διπλές καταχωρήσεις.
Βήμα 6. Επιλέξτε τον πίνακα που θέλετε να αναζητήσετε
Όλοι οι πίνακες στη βάση δεδομένων σας θα παρατίθενται. Επιλέξτε τον πίνακα που θέλετε να ελέγξετε για διπλότυπα.
Για τον πιο διπλό έλεγχο, θα πρέπει να διατηρήσετε επιλεγμένη την προβολή "Πίνακες"
Βήμα 7. Επιλέξτε τα πεδία που πιστεύετε ότι περιέχουν διπλότυπα
Επιλέξτε όλα τα πεδία που θέλετε να συγκρίνετε για διπλότυπα δεδομένα. Συμπεριλάβετε αρκετά πεδία για να κρίνετε. Τα διπλότυπα επιστρέφονται μόνο εάν τα πεδία ταιριάζουν με χαρακτήρα για χαρακτήρα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εκφράσεις για να βρείτε μερικές αντιστοιχίσεις.
- Αποφύγετε τη χρήση γενικών πεδίων. Αποφύγετε τη χρήση πεδίων όπως η ημερομηνία ή η τοποθεσία για να μειώσετε την ακαταστασία κατά τη σύγκριση καταχωρήσεων.
- Χωρίς αρκετά πεδία για διάκριση μεταξύ εγγραφών ή με πολύ γενικά πεδία, θα έχετε πολλά διπλά αποτελέσματα.
Βήμα 8. Επιλέξτε επιπλέον πεδία για προβολή
Ένα ή δύο επιπλέον πεδία μπορούν να σας βοηθήσουν να αποφασίσετε εάν τα δεδομένα είναι πράγματι διπλότυπα. Για παράδειγμα, ένα πεδίο Αναγνωριστικού παραγγελίας θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε εάν το ίδιο όνομα δύο φορές είναι ξεχωριστές καταχωρήσεις. Συμπεριλάβετε τουλάχιστον ένα πεδίο για να κάνετε αυτή τη διάκριση και να αποτρέψετε τυχαία απώλεια δεδομένων.
Βήμα 9. Δημιουργήστε το ερώτημα
Θα σας ζητηθεί να δώσετε ένα όνομα στο ερώτημα. Κάντε κλικ στο "Τέλος" για να δείτε τα αποτελέσματα.
Βήμα 10. Ελέγξτε προσεκτικά τα αποτελέσματά σας
Θα εμφανιστούν τυχόν διπλότυπα με βάση τα κριτήριά σας. Πηγαίνετε σε κάθε ένα από τα αποτελέσματα και χρησιμοποιήστε τη γνώση που έχετε για την εταιρεία σας για να αποφασίσετε εάν η καταχώριση είναι διπλή. Βεβαιωθείτε απόλυτα ότι μια εγγραφή είναι διπλό, πριν την αφαιρέσετε.
Εάν δεν μπορείτε να αποφασίσετε, δημιουργήστε ξανά το ερώτημα με ένα επιπλέον πεδίο που θα σας βοηθήσει να πάρετε την απόφασή σας
Βήμα 11. Διαγράψτε διπλές εγγραφές
Κάντε δεξί κλικ στην αριστερή στήλη και επιλέξτε "Διαγραφή εγγραφής" για να αφαιρέσετε ένα διπλότυπο. Μπορείτε να επιλέξετε πολλαπλές εγγραφές για να τις διαγράψετε όλες ταυτόχρονα.
- Μπορεί να θέλετε να συγχωνεύσετε κάποια δεδομένα από μία από τις διπλές εγγραφές στην εγγραφή που σκοπεύετε να κρατήσετε.
- Βεβαιωθείτε ότι δεν θα διαγράψετε όλες τις εγγραφές που εμφανίζονται στη λίστα διπλών αποτελεσμάτων, διαφορετικά δεν θα σας απομείνει μια αρχική εγγραφή.
