Εάν εξαντλείται ο χώρος στο email των Σημειώσεων IBM, αλλά δεν είστε έτοιμοι να διαγράψετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σκεφτείτε να τα αρχειοθετήσετε. Η αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σημαίνει αντιγραφή μηνυμάτων σε διαφορετική τοποθεσία στον υπολογιστή σας. Μάθετε πώς να αρχειοθετείτε τις Σημειώσεις IBM για να ελευθερώσετε χώρο στο λογαριασμό σας, ενώ αποθηκεύετε τα αρχικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Βοηθά επίσης τον υπολογιστή και το λογισμικό σας να λειτουργούν σε κορυφαία απόδοση.
Βήματα
Βήμα 1. Περιορίστε το μέγεθος του αρχείου αλληλογραφίας σας
Διατηρήστε το μέγεθος του αρχείου αλληλογραφίας σας λιγότερο από 500 MB. (Ορισμένοι οργανισμοί ενδέχεται να απαιτούν αυστηρότερους περιορισμούς, όπως 200MB.)
- Ελέγξτε το μέγεθος των δεδομένων σας πηγαίνοντας στο Αρχείο, Βάση δεδομένων, Ιδιότητες. Στο Lotus 8, μεταβείτε στο Αρχείο, Εφαρμογές, Ιδιότητες.
- Κάντε κλικ στην καρτέλα "i". Ο αριθμός μετά το "Disk Space" είναι το πόσα δεδομένα έχετε επί του παρόντος στις σημειώσεις IBM.
Βήμα 2. Μάθετε τις προκαθορισμένες ρυθμίσεις του οργανισμού σας
Εάν χρησιμοποιείτε σημειώσεις IBM για σχολείο ή εργασία, ενδέχεται να υπάρχουν ήδη ρυθμίσεις αρχειοθέτησης. Αυτό βοηθά τους οργανισμούς να ελέγχουν την ποσότητα των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανά χρήστη, καθώς και τη γενική απόδοση των υπολογιστών εντός του οργανισμού. Εάν οι ρυθμίσεις αρχειοθέτησης έχουν ήδη καθοριστεί, μιλήστε με το τεχνικό προσωπικό του συστήματός σας για να δείτε αν μπορούν να τροποποιηθούν.
Βήμα 3. Προσδιορίστε τις ρυθμίσεις αρχειοθέτησης που θέλετε
Μπορείτε να αρχειοθετήσετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου IBM Notes ή να επιλέξετε συγκεκριμένα. Θα πρέπει επίσης να αποφασίσετε πόσο συχνά θέλετε να αρχειοθετηθούν οι Σημειώσεις IBM.
- Ανοίξτε την κατάλληλη εφαρμογή (Mail).
- Μεταβείτε στις Ενέργειες, Αρχειοθέτηση, Ρυθμίσεις.
- Μεταβείτε στην καρτέλα Κριτήρια και βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο "Προεπιλογή για την τελευταία τροποποίηση".
- Κάντε κλικ στο "ok" για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.
- Βεβαιωθείτε ότι τα Κριτήρια είναι ενεργοποιημένα.
Βήμα 4. Προγραμματίστε αυτόματα αρχεία
Ο προγραμματισμός αυτόματων αρχείων διασφαλίζει ότι αρχειοθετείτε τακτικά και με συνέπεια. Σας εξοικονομεί επίσης χρόνο.
- Ανοίξτε την κατάλληλη εφαρμογή (Mail).
- Μεταβείτε στις Ενέργειες, Αρχειοθέτηση, Ρυθμίσεις.
- Μεταβείτε στην καρτέλα Προγραμματισμός. Βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί "Προγραμματισμός αρχειοθέτησης".
- Επιλέξτε την κατάλληλη ώρα και ημέρα που θέλετε να αρχειοθετήσει τα αρχεία σας από τον υπολογιστή σας.
Βήμα 5. Μη αυτόματη αρχειοθέτηση σημειώσεων IBM
Ακόμα κι αν προγραμματίσετε αυτόματη αρχειοθέτηση, μπορείτε να αρχειοθετήσετε μη αυτόματα οποιαδήποτε στιγμή.
- Ανοίξτε την κατάλληλη εφαρμογή (Mail).
- Ανοίξτε την αλληλογραφία ή το φάκελο που θέλετε να αρχειοθετήσετε.
- Μεταβείτε στις Ενέργειες, Αρχειοθέτηση, Αρχειοθέτηση τώρα.
- Κάντε κλικ στο Ναι για αρχειοθέτηση σύμφωνα με τις προκαθορισμένες ρυθμίσεις σας.
Βήμα 6. Αρχειοθέτηση χρησιμοποιώντας τη μέθοδο μεταφοράς και απόθεσης
Αυτός είναι απλώς ένας άλλος τρόπος για μη αυτόματη αρχειοθέτηση σημειώσεων IBM.
- Ανοίξτε την κατάλληλη εφαρμογή (Mail).
- Ανοίξτε την αλληλογραφία ή το φάκελο που θέλετε να αρχειοθετήσετε.
- Επιλέξτε το κατάλληλο μήνυμα (α).
- Σύρετε το ή τα μηνύματα στο απαιτούμενο αρχείο στο παράθυρο περιήγησης.
Βήμα 7. Προβολή αρχειοθετημένων μηνυμάτων
Αν και έχετε αρχειοθετήσει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ενδέχεται να χρειαστεί να έχετε πρόσβαση σε αυτό κατά διαστήματα. Το αρχείο αρχειοθέτησης θα μιμείται τους φακέλους που έχετε ρυθμίσει στο λογαριασμό σας IBM Notes. Όλα θα παραμείνουν οργανωμένα όπως τα σχεδιάσατε.
- Ανοίξτε την κατάλληλη εφαρμογή (Mail).
- Κάντε κλικ στην επιλογή Αρχειοθέτηση στο παράθυρο περιήγησης.
- Επιλέξτε το κατάλληλο αρχείο (δηλαδή, Προεπιλογή για τελευταία τροποποίηση).
Συμβουλές
- Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας σημαντικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν έχετε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις Σημειώσεις IBM, φροντίστε να τα αντιγράψετε σε άλλη τοποθεσία, όπως CD ή DVD. Αυτό σας παρέχει ένα επιπλέον αντίγραφο σε περίπτωση που συμβεί κάτι στον διακομιστή ή το αντίγραφο που είναι αποθηκευμένο στον προσωπικό σας υπολογιστή.
- Διαγράψτε παλιά και περιττά μηνύματα, ειδικά αν περιέχουν συνημμένα. Αυτό θα βοηθήσει επίσης στη μείωση του μεγέθους των δεδομένων σας και στην απόδοση του υπολογιστή σας.
