Είτε είστε νεαρός σφυρηλάτης που δεν έχετε ξανακούσει για φαξ, είτε έχετε περάσει από το τετράγωνο αλλά μόλις ξεχάσατε, πιθανότατα θα πρέπει να ξέρετε πώς να στείλετε ένα φαξ κάποια στιγμή. Λάβετε υπόψη ότι υπάρχουν διάφορες παραλλαγές μεταξύ των συσκευών φαξ, οπότε θα πρέπει να συμβουλευτείτε το εγχειρίδιο ή τις οδηγίες για το προσωπικό σας μηχάνημα εάν τα έχετε στη διάθεσή σας. Η χρήση των περισσότερων μηχανών απαιτεί εισαγωγή συνοδευτικής επιστολής, κλήση του αριθμού φαξ και αποστολή του φαξ καθ 'οδόν.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 2: Πριν αποστείλετε το φαξ
Βήμα 1. Δημιουργήστε τη συνοδευτική επιστολή
Οι συσκευές φαξ μοιράζονται συχνά από γραφεία ή πολλά άτομα μέσα σε ένα γραφείο. Δεδομένου ότι ο καθένας μπορεί να δει ένα φαξ που έχει σταλεί σε μια συσκευή φαξ, είναι καλή ιδέα να συμπεριλάβετε μια συνοδευτική επιστολή. Αυτό θα διασφαλίσει ότι το φαξ σας θα φτάσει στο σωστό άτομο.
Η συνοδευτική επιστολή περιλαμβάνει πληροφορίες όπως το όνομα του παραλήπτη, το περιεχόμενο του φαξ και πόσες σελίδες περιλαμβάνει. Θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει τις πληροφορίες του αποστολέα, όπως όνομα και αριθμό φαξ, ώστε ο παραλήπτης να γνωρίζει από ποιον προέρχεται και να μπορεί να απαντήσει εάν είναι απαραίτητο
Βήμα 2. Καλέστε τον αριθμό φαξ
Στη συνέχεια, θα χρειαστεί να καλέσετε τον αριθμό φαξ, με τον ίδιο τρόπο που κάνατε σε ένα τηλέφωνο. Στις περισσότερες νέες συσκευές φαξ, ο κωδικός περιοχής δεν χρειάζεται να καλέσετε για έναν τοπικό αριθμό, αλλά εξακολουθεί να είναι απαραίτητος για αριθμούς μεγάλων αποστάσεων. Ορισμένες συσκευές φαξ απαιτούν τον κωδικό περιοχής ανεξάρτητα από την τοποθεσία. Ελέγξτε ή ρωτήστε για το μηχάνημά σας.
- Ο κωδικός χώρας (ο αριθμός 1 για τηλέφωνα ΗΠΑ και αριθμοί φαξ) θα χρειαστεί επίσης μερικές φορές να καλέσετε πριν από τους τοπικούς αριθμούς, αλλά μόνο όταν απαιτείται επίσης ο κωδικός περιοχής. Ο κωδικός χώρας είναι σχεδόν πάντα απαραίτητος για να καλέσετε αριθμούς μεγάλων αποστάσεων.
- Συχνά θα χρειαστεί επίσης να καλέσετε το 9 πριν καλέσετε αριθμούς μεγάλων αποστάσεων. Ελέγξτε τις προδιαγραφές ή ρωτήστε για τη μεμονωμένη συσκευή φαξ.
- Βεβαιωθείτε ότι ο αριθμός που χρησιμοποιείτε είναι ο αριθμός φαξ και όχι ο αριθμός τηλεφώνου του ατόμου που προσπαθείτε να επικοινωνήσετε. Συχνά οι αριθμοί αναγράφονται ο ένας δίπλα στον άλλο στις επαγγελματικές κάρτες και είναι εύκολο να τον διαβάσετε λάθος ή να δείτε λάθος αριθμό.
Βήμα 3. Προσδιορίστε τη μέθοδο σίτισης
Όταν τοποθετείτε τα υλικά προς αποστολή με φαξ στο μηχάνημα, θα πρέπει να τα τοποθετήσετε προς την κατάλληλη κατεύθυνση. Το χαρτί θα σαρωθεί, οπότε αν το χαρτί είναι στραμμένο προς τη λάθος κατεύθυνση, θα σαρωθεί μόνο η πίσω πλευρά και το φαξ που στέλνετε θα είναι κενό. Βεβαιωθείτε ότι τα χαρτιά είναι στραμμένα προς τα δεξιά, πριν στείλετε το φαξ.
-
Διαφορετικές συσκευές φαξ τροφοδοτούνται με διαφορετικούς τρόπους. Χρήσιμα, όλα τα μηχανήματα φαξ φέρουν την κατάλληλη ένδειξη για την τοποθέτηση των χαρτιών. Κάπου κοντά στην περιοχή όπου τροφοδοτείτε το χαρτί, αναζητήστε ένα σύμβολο ενός φύλλου χαρτιού με μια γωνία διπλωμένη προς τα κάτω. Θα δείτε σε αυτό το σύμβολο ότι η μία πλευρά του φύλλου έχει γραμμές και η άλλη πλευρά είναι κενή.
- Εάν η διπλωμένη κάτω γωνία έχει τις γραμμές, αυτό σημαίνει ότι τα φύλλα πρέπει να εισαχθούν στη συσκευή φαξ με την κενή πλευρά στραμμένη προς το μέρος σας.
- Εάν η διπλωμένη γωνία είναι κενή, αυτό σημαίνει ότι πρέπει να τροφοδοτήσετε το μηχάνημα με την μπροστινή πλευρά του χαρτιού στραμμένη προς το μέρος σας.
Βήμα 4. Στείλτε με φαξ το σωστό υλικό
Οι συσκευές φαξ λειτουργούν καλύτερα με χαρτί τυπικού μεγέθους. Η αποστολή οτιδήποτε σε μη τυπικό μέγεθος μπορεί να μην λειτουργήσει ή να προκαλέσει εμπλοκή ή βλάβη στο μηχάνημά σας φαξ. Εάν πρέπει να στείλετε κάτι μη τυπικού μεγέθους, όπως αντίγραφο απόδειξης, θα πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε μια φωτοτυπία του στοιχείου και να στείλετε με φαξ τη φωτοτυπία.
Το πιο συνηθισμένο χαρτί μεγέθους για συσκευές φαξ, όπως και με τους εκτυπωτές, είναι το επιστολόχαρτο Α4 ή Αμερικάνικο
Μέθοδος 2 από 2: Αποστολή φαξ
Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε τη συσκευή φαξ για να στείλετε το φαξ
Αφού κάνετε όλα όσα αναφέρονται παραπάνω, είστε έτοιμοι να στείλετε το φαξ σας. Με το χαρτί σωστά τοποθετημένο και τον αριθμό που καλείτε, είστε έτοιμοι να πατήσετε αποστολή. Αυτό το κουμπί θα είναι συνήθως μεγάλο και καλά επισημασμένο. Αυτό είναι! Έχετε στείλει το φαξ σας!
Θα παρατηρήσετε ότι, αφού πατήσετε αποστολή, το μηχάνημα θα κάνει μια σειρά από μπιπ και ήχους στροβιλισμού. Αυτό είναι φυσιολογικό. Αυτοί οι ήχοι είναι ο τρόπος με τον οποίο οι συσκευές φαξ επικοινωνούν μεταξύ τους. Όταν περάσει επιτυχώς ένα φαξ, συνήθως θα ακούσετε ένα μακρύ, καθαρό μπιπ μετά από λίγα λεπτά. Όταν ένα φαξ αντιμετωπίζει ένα πρόβλημα και δεν περάσει, συνήθως θα το ακούσετε να κάνει ένα φρικτό είδος θανάτου. Εάν ακούσετε αυτόν τον φρικτό ήχο, θα πρέπει να ελέγξετε τη συσκευή φαξ για να εκτιμήσετε το πρόβλημα
Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε το διαδίκτυο για να στείλετε ένα φαξ
Είναι επίσης δυνατή η χρήση του διαδικτύου για την αποστολή υλικών σε μια συσκευή φαξ. Υπάρχουν διάφορες υπηρεσίες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν, οι περισσότερες από τις οποίες κοστίζουν. Ωστόσο, αυτό μπορεί να είναι μια σοφή επένδυση, αν δεν στέλνετε φαξ πολύ συχνά και δεν επιθυμείτε να αγοράσετε ένα φαξ ή να ασχοληθείτε με υπηρεσίες όπως το FedEx.
- Το PamFax είναι μια εξαιρετική υπηρεσία φαξ για το Skype. Αυτό το πρόγραμμα χρεώνει μια μικρή χρέωση, ωστόσο.
- Το HelloFax είναι μια υπηρεσία που ενσωματώνει καλά το Google Drive, επιτρέποντάς σας να στείλετε εύκολα φαξ σε έγγραφα Google. Περιλαμβάνει έναν ορισμένο αριθμό δωρεάν φαξ και στη συνέχεια χρεώνει ένα τέλος.
Βήμα 3. Χρησιμοποιήστε το email για να στείλετε ένα φαξ
Ανάλογα με τον αριθμό στον οποίο στέλνετε το φαξ, ενδέχεται να είναι δυνατή η απλή αποστολή του αρχείου στη συσκευή φαξ χωρίς χρέωση. Ωστόσο, πρέπει να έχετε κατά νου ότι αυτή η μέθοδος καλύπτει μόνο έναν περιορισμένο αριθμό αριθμών φαξ και μπορεί να στείλει μόνο περιορισμένες πληροφορίες.
- Μπορείτε να ελέγξετε εάν ο αριθμός φαξ καλύπτεται αναζητώντας στο διαδίκτυο.
- Χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο για να δημιουργήσετε τη διεύθυνση στην οποία θα στείλετε το email: "remote-printer. [email protected]"
- Καταργήστε τις προσφορές, ανταλλάξτε τους αριθμούς με τον αριθμό φαξ (συμπεριλαμβανομένου του κωδικού χώρας και περιοχής) και πρώτος και τελευταίος για το όνομα του ατόμου στο οποίο τον στέλνετε.
- Σημειώστε ότι μόνο το κείμενο στο πλαίσιο κειμένου θα εμφανιστεί στο φαξ. Δεν μπορείτε να επισυνάψετε PDF ή οποιοδήποτε άλλο υλικό με αυτήν τη μέθοδο.
Συμβουλές
- Εισάγετε πάντα ολόκληρο τον αριθμό, συμπεριλαμβανομένου του κωδικού περιοχής και του αριθμού 1 για μεγάλες αποστάσεις.
- Τα περισσότερα μηχανήματα φαξ θα έχουν οδηγίες από αυτά. Αφήστε τη σοφία αυτών που ήρθαν πριν σας καθοδηγήσουν στο ταξίδι σας…
