Το Microsoft Excel είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για την οργάνωση των πληροφοριών σας. Ακολουθεί ένας οδηγός για μια βασική αλλά εξαιρετικά χρήσιμη λειτουργία, η οποία ταξινομεί τα δεδομένα σας αλφαβητικά.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 2: Ταξινόμηση αλφαβητικά
Βήμα 1. Διαμορφώστε τη σειρά κεφαλίδας
Η γραμμή κεφαλίδας είναι η επάνω σειρά του υπολογιστικού φύλλου σας, με τα ονόματα των στηλών σας. Το Excel μερικές φορές θα ταξινομεί αυτήν τη σειρά νομίζοντας ότι είναι μέρος των δεδομένων σας, ειδικά αν το υπολογιστικό φύλλο σας είναι εξ ολοκλήρου κείμενο. Ακολουθούν μερικοί τρόποι για να το αποτρέψετε:
- Διαμορφώστε διαφορετικά τη σειρά κεφαλίδας σας. Για παράδειγμα, γράψτε έντονα το κείμενο ή κάντε το διαφορετικό χρώμα.
- Βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν κενά κελιά στη σειρά κεφαλίδας σας.
- Εάν το Excel εξακολουθεί να καταστρέφει την ταξινόμηση, επιλέξτε τη γραμμή κεφαλίδας και χρησιμοποιήστε το μενού στην επάνω κορδέλα για να κάνετε κλικ στην επιλογή Αρχική σελίδα → Επεξεργασία → Ταξινόμηση & Φίλτρο → Προσαρμοσμένη ταξινόμηση data Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδες.
Βήμα 2. Επιλέξτε τη στήλη που θέλετε να αλφαβητίσετε
Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κελί κεφαλίδας για αυτήν τη στήλη ή στο γράμμα πάνω από αυτήν (Α, Β, Γ, Δ, κ.λπ.).
Βήμα 3. Ανοίξτε την καρτέλα Δεδομένα
Κάντε κλικ στην επιλογή Δεδομένα στο επάνω μενού για να προβάλετε τις επιλογές δεδομένων στο μενού κορδέλας πάνω από το υπολογιστικό φύλλο σας.
Βήμα 4. Αναζητήστε την ενότητα Ταξινόμηση και φίλτρο
Το μενού κορδέλας χωρίζεται σε σχετικές περιοχές, με το όνομα κάτω από κάθε μία. Αναζητήστε την περιοχή με την ένδειξη Ταξινόμηση & Φίλτρο.
Εάν δεν το βλέπετε στο μενού Δεδομένα, δοκιμάστε να επιστρέψετε στην καρτέλα Αρχική σελίδα και να αναζητήσετε το κουμπί Ταξινόμηση & Φίλτρο στην ενότητα Επεξεργασία
Βήμα 5. Κάντε κλικ στο κουμπί A → Z
Για να ταξινομήσετε το υπολογιστικό φύλλο με αλφαβητική σειρά, απλώς κάντε κλικ στο σύμβολο A → Z στην ενότητα Ταξινόμηση και Φίλτρο. Αυτό θα αναδιατάξει το υπολογιστικό φύλλο με αλφαβητική σειρά της επιλεγμένης στήλης. Στις περισσότερες εκδόσεις του Excel, αυτό το κουμπί βρίσκεται στην επάνω αριστερή γωνία της ενότητας Ταξινόμηση και φίλτρο.
Αντιθέτως, για να το ταξινομήσετε με αντίστροφη αλφαβητική σειρά, κάντε κλικ στο σύμβολο Z → A
Μέθοδος 2 από 2: Ταξινόμηση κατά Επώνυμο
Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε αυτό όταν το υπολογιστικό φύλλο σας χρησιμοποιεί πλήρη ονόματα σε ένα κελί
Εάν έχετε πλήρη ονόματα που αναφέρονται σε μία μόνο στήλη, η αλφαβητική ταξινόμηση θα γίνει μόνο με το πρώτο όνομα. Με αυτές τις οδηγίες, μπορείτε να διαιρέσετε πρώτα τα ονόματα σε δύο στήλες, ώστε να μπορείτε να ταξινομήσετε με βάση τη στήλη επώνυμου.
Βήμα 2. Εισαγάγετε μια νέα κενή στήλη
Τοποθετήστε το αμέσως δεξιά στη στήλη των ονομάτων.
Βήμα 3. Εισαγάγετε τον τύπο για τα πρώτα ονόματα
Εισαγάγετε αυτόν τον τύπο στο επάνω κελί της νέας στήλης: = ΑΡΙΣΤΕΡΑ (A1, FIND ("", A1)) φροντίζοντας να συμπεριλάβετε το διάστημα μεταξύ των εισαγωγικών. Αυτός ο τύπος θα εμφανιστεί στη στήλη πλήρους ονόματος και θα αντιγράψει τα πάντα πριν από το κενό
- Αν είναι απαραίτητο, αντικαταστήστε και τις δύο περιπτώσεις του Α με το γράμμα της στήλης που αναγράφει τα πλήρη ονόματα.
- Αντικαταστήστε και τις δύο περιπτώσεις του 1 με τον αριθμό της σειράς που πληκτρολογείτε.
Βήμα 4. Αντιγράψτε αυτόν τον τύπο σε ολόκληρη τη στήλη
Κάντε κλικ στην κεφαλίδα αυτής της νέας στήλης και αντιγράψτε-επικολλήστε τον τύπο που μόλις εισαγάγατε. Θα πρέπει να δείτε όλα τα πρώτα ονόματα να εμφανίζονται μόνα τους σε αυτήν τη στήλη.
Βήμα 5. Δημιουργήστε τη στήλη επώνυμο
Δημιουργήστε μια νέα στήλη στα δεξιά της στήλης ονόματος. Αντιγράψτε-επικολλήστε αυτόν τον τύπο για να συμπληρώσετε τη στήλη με επώνυμα:
= ΔΕΞΙΑ (A1, LEN (A1) -FIND ("", A1))
Βήμα 6. Ταξινόμηση με βάση τη στήλη επωνύμου
Τώρα μπορείτε να ταξινομήσετε τη στήλη επωνύμου αλφαβητικά, όπως περιγράφεται στην παραπάνω μέθοδο.
