4 τρόποι καθαρισμού δεδομένων Excel σε υπολογιστή ή Mac

2024 Συγγραφέας: Gilbert Ryder | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2024-01-15 08:22

Αυτό το wikiHow σας διδάσκει πώς να καθαρίζετε δεδομένα σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel όταν χρησιμοποιείτε Windows ή macOS. Η εκτέλεση ορθογραφικού ελέγχου, η αφαίρεση διπλών δεδομένων, η χρήση εύρεσης και αντικατάστασης και η μετάβαση σε μια σταθερή μορφή πεζών μπορεί να βελτιώσουν την ποιότητα του βιβλίου εργασίας σας.

Βήματα

Μέθοδος 1 από 4: Χρήση ορθογραφικού ελέγχου

Καθαρισμός δεδομένων Excel σε υπολογιστή ή Mac Βήμα 1

Βήμα 1. Ανοίξτε το υπολογιστικό φύλλο σας στο Excel

Μπορείτε να το κάνετε αυτό κάνοντας διπλό κλικ στο αρχείο στον υπολογιστή σας.

Πριν κάνετε αλλαγές σε ένα υπολογιστικό φύλλο, θα πρέπει πάντα να βεβαιώνεστε ότι έχετε αντίγραφο ασφαλείας

Καθαρισμός δεδομένων Excel σε υπολογιστή ή Mac Βήμα 2

Βήμα 2. Πατήστε το πλήκτρο F7 στο πληκτρολόγιο

Αυτό ανοίγει το παράθυρο ορθογραφίας, το οποίο εμφανίζει το πρώτο πιθανό λάθος στο υπολογιστικό φύλλο.

Καθαρισμός δεδομένων Excel σε υπολογιστή ή Mac Βήμα 3

Βήμα 3. Διορθώστε ένα λάθος

Εάν το σφάλμα είναι κάτι που θέλετε να διορθώσετε, υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να το κάνετε:

Εάν δείτε τη σωστή διόρθωση στο πλαίσιο "Προτάσεις", επιλέξτε το και, στη συνέχεια, κάντε κλικ Αλλαγή.
Εάν γνωρίζετε τη σωστή ορθογραφία, μπορείτε να πληκτρολογήσετε τη διόρθωση στο πλαίσιο στο επάνω μέρος του παραθύρου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ Αλλαγή.
Να είστε προσεκτικοί σχετικά με τη χρήση Αλλαγή όλων, καθώς μπορεί να καταλήξετε να αλλάξετε κάτι που δεν χρειαζόταν αλλαγή. Για παράδειγμα, εάν αλλάξατε όλες τις εμφανίσεις του "από" σε "μορφή", μπορείτε να μπερδέψετε μια πρόταση που χρειάζεται τη λέξη "από".

Καθαρισμός δεδομένων Excel σε υπολογιστή ή Mac Βήμα 4

Βήμα 4. Αποφασίστε τι θα κάνετε με μια λέξη που είναι πραγματικά σωστή

Το Excel μπορεί να συναντήσει μια λέξη που είναι κατάλληλο ουσιαστικό, εξειδικευμένος ή αργκό όρος ή κάτι σε άλλη γλώσσα που δεν χρειάζεται διόρθωση. Έχετε μερικές επιλογές για να το αντιμετωπίσετε:

Κάντε κλικ Αγνοώ για μετάβαση στο επόμενο σφάλμα, ή Αγνοήστε τα πάντα για να παραλείψετε όλες τις περιπτώσεις αυτής της λέξης.
Κάντε κλικ Προσθήκη στο Λεξικό για να διασφαλιστεί ότι το Excel θεωρεί σωστή αυτή τη λέξη/ορθογραφία στο μέλλον.

Μέθοδος 2 από 4: Κατάργηση διπλών τιμών

Καθαρισμός δεδομένων Excel σε υπολογιστή ή Mac Βήμα 5

Βήμα 1. Ανοίξτε το υπολογιστικό φύλλο σας στο Excel

Μπορείτε να το κάνετε αυτό κάνοντας διπλό κλικ στο αρχείο στον υπολογιστή σας.

Πριν κάνετε αλλαγές σε ένα υπολογιστικό φύλλο, θα πρέπει πάντα να βεβαιώνεστε ότι έχετε αντίγραφο ασφαλείας

Καθαρισμός δεδομένων Excel σε υπολογιστή ή Mac Βήμα 6

Βήμα 2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα

Βρίσκεται στην κορυφή του Excel.

Καθαρισμός δεδομένων Excel σε υπολογιστή ή Mac Βήμα 7

Βήμα 3. Κάντε κλικ στην επιλογή Κατάργηση διπλότυπων

Βρίσκεται στην ομάδα "Εργαλεία δεδομένων" στη γραμμή κορδέλας στο επάνω μέρος του Excel. Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου.

Καθαρισμός δεδομένων Excel σε υπολογιστή ή Mac Βήμα 8

Βήμα 4. Επιλέξτε στήλες που θέλετε να ελέγξετε

Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στο όνομα κάθε στήλης για να ελέγξετε τη στήλη για διπλές τιμές.

Για να επιλέξετε γρήγορα όλες τις στήλες ταυτόχρονα, κάντε κλικ στο πλαίσιο δίπλα στην επιλογή "Επιλογή όλων".
Για να καταργήσετε την επιλογή όλων των στηλών, κάντε κλικ στο πλαίσιο δίπλα στην επιλογή "Κατάργηση επιλογής όλων".

Καθαρισμός δεδομένων Excel σε υπολογιστή ή Mac Βήμα 9

Βήμα 5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK

Θα δείτε ένα μήνυμα που αναφέρει τον αριθμό των διπλότυπων που αφαιρέθηκαν. Εάν δεν βρέθηκαν διπλότυπα, θα δείτε ένα μήνυμα που λέει ότι δεν αφαιρέθηκαν διπλές τιμές.

Καθαρισμός δεδομένων Excel σε υπολογιστή ή Mac Βήμα 10

Βήμα 6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK

Αυτό κλείνει το παράθυρο.

Μέθοδος 3 από 4: Εύρεση και αντικατάσταση κειμένου

Καθαρισμός δεδομένων Excel σε υπολογιστή ή Mac Βήμα 11

Βήμα 1. Ανοίξτε το υπολογιστικό φύλλο σας στο Excel

Μπορείτε να το κάνετε αυτό κάνοντας διπλό κλικ στο αρχείο στον υπολογιστή σας.

Χρησιμοποιήστε αυτήν τη μέθοδο για να αναζητήσετε μια συμβολοσειρά κειμένου και να την αντικαταστήσετε με κάτι άλλο.
Πριν κάνετε αλλαγές σε ένα υπολογιστικό φύλλο, θα πρέπει πάντα να βεβαιώνεστε ότι έχετε αντίγραφο ασφαλείας.

Καθαρισμός δεδομένων Excel σε υπολογιστή ή Mac Βήμα 12

Βήμα 2. Πατήστε Ctrl+F (Windows) ή ⌘ Command+F (macOS).

Αυτό ανοίγει το παράθυρο Εύρεση και αντικατάσταση.

Καθαρισμός δεδομένων Excel σε υπολογιστή ή Mac Βήμα 13

Βήμα 3. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αντικατάσταση

Είναι η δεύτερη καρτέλα στο πάνω μέρος του παραθύρου.

Καθαρισμός δεδομένων Excel σε υπολογιστή ή Mac Βήμα 14

Βήμα 4. Πληκτρολογήστε αυτό που ψάχνετε στο πλαίσιο "Βρείτε τι"

Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει χώρους, εάν υπάρχει. Επίσης, αποφύγετε τους εξωτερικούς χώρους πριν ή μετά τους όρους.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μπαλαντέρ όπως * και; στην αναζήτησή σας.
Παράδειγμα: Πληκτρολογήστε s*d για να αναζητήσετε οποιαδήποτε λέξη αρχίζει με "s" και τελειώνει με "d" (π.χ. λυπημένο, ξεκίνησε, παραλείφθηκε).
Παράδειγμα: Πληκτρολογήστε s? D για αναζήτηση οποιασδήποτε λέξης που ξεκινά με "s", τελειώνει με "d" και έχει ένα γράμμα στη μέση (π.χ. θλιβερό, sid, sod).

Καθαρισμός δεδομένων Excel σε υπολογιστή ή Mac Βήμα 15

Βήμα 5. Πληκτρολογήστε το κείμενο αντικατάστασης στο πεδίο "Αντικατάσταση με"

Οι ίδιοι κανόνες ισχύουν για το κείμενο αντικατάστασης.

Καθαρισμός δεδομένων Excel σε υπολογιστή ή Mac Βήμα 16

Βήμα 6. Κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές για να ορίσετε επιπλέον φίλτρα

Σε αυτήν την οθόνη, μπορείτε να επιλέξετε να αναζητήσετε μόνο ορισμένες γραμμές, στήλες ή φύλλα στο βιβλίο εργασίας. Αυτό είναι προαιρετικό.

Καθαρισμός δεδομένων Excel σε υπολογιστή ή Mac Βήμα 17

Βήμα 7. Κάντε κλικ στην επιλογή Εύρεση επόμενου

Αυτό εμφανίζει την πρώτη αντιστοίχιση, εάν υπάρχει.

Καθαρισμός δεδομένων Excel σε υπολογιστή ή Mac Βήμα 18

Βήμα 8. Κάντε κλικ στο κουμπί Αντικατάσταση για να αντικαταστήσετε τον όρο αναζήτησης με το κείμενο αντικατάστασης

Εάν προτιμάτε, μπορείτε να κάνετε κλικ Αντικατάσταση όλων για αντικατάσταση όλων των εμφανίσεων του κειμένου που βρέθηκε με το κείμενο αντικατάστασης.

Να είστε προσεκτικοί με Αντικατάσταση όλων, καθώς μπορεί κατά λάθος να διορθώσετε κάτι που δεν χρειάζεται διόρθωση.

Μέθοδος 4 από 4: Αλλαγή περιπτώσεων κειμένου

Καθαρισμός δεδομένων Excel σε υπολογιστή ή Mac Βήμα 19

Βήμα 1. Ανοίξτε το υπολογιστικό φύλλο σας στο Excel

Μπορείτε να το κάνετε αυτό κάνοντας διπλό κλικ στο αρχείο στον υπολογιστή σας.

Χρησιμοποιήστε αυτήν τη μέθοδο εάν τα δεδομένα σας περιέχουν σφάλματα κεφαλαιοποίησης, όπως όλα τα κεφαλαία γράμματα, όλα τα πεζά ή κάποια άλλη εσφαλμένη διαμόρφωση.
Πριν κάνετε αλλαγές σε ένα υπολογιστικό φύλλο, θα πρέπει πάντα να βεβαιώνεστε ότι έχετε αντίγραφο ασφαλείας.

Καθαρισμός δεδομένων Excel σε υπολογιστή ή Mac Βήμα 20

Βήμα 2. Δημιουργήστε μια προσωρινή στήλη δίπλα στα δεδομένα που θέλετε να αλλάξετε

Εάν τα δεδομένα σας περιέχουν κεφαλίδες στήλης, φροντίστε να πληκτρολογήσετε μια κεφαλίδα στο πρώτο κελί της προσωρινής στήλης.

Καθαρισμός δεδομένων Excel σε υπολογιστή ή Mac Βήμα 21

Βήμα 3. Πληκτρολογήστε τον τύπο για τη συνάρτηση υπόθεσης στο πρώτο κελί

Εάν υπάρχει κεφαλίδα στήλης, πληκτρολογήστε τον τύπο στο κελί ακριβώς κάτω από αυτό. Ο τύπος ποικίλλει ανάλογα με το τι θέλετε να κάνετε:

Τύπος = ΚΑΤΑΛΛΗΛΟΣ (κελί) για να αλλάξετε την περίπτωση μιας τιμής κελιού σε κατάλληλη περίπτωση (π.χ. Όνομα, φυλή, Διεύθυνση). Αντικαταστήστε το "κελί" με τον πρώτο αριθμό κελιού που θέλετε να αλλάξετε (π.χ. Β2).
Τύπος = ΕΠΑΝΩ (κελί) για να αλλάξετε την κεφαλαία τιμή κελιού σε όλα τα κεφαλαία γράμματα (π.χ. ΟΝΟΜΑ, ΦΥΛΗ, ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ). Αντικαταστήστε το "κελί" με τον πρώτο αριθμό κελιού που θέλετε να αλλάξετε (π.χ. Β2).
#* Τύπος = LOWER (κελί) για να αλλάξετε την κεφαλαία τιμή κελιού σε όλα τα πεζά γράμματα (π.χ. όνομα, φυλή, διεύθυνση). Αντικαταστήστε το "κελί" με τον πρώτο αριθμό κελιού που θέλετε να αλλάξετε (π.χ. Β2).