Αυτό το wikiHow σας διδάσκει πώς να αυτοματοποιήσετε την αναφορά δεδομένων στο Microsoft Excel. Για εξωτερικά δεδομένα, αυτό το wikiHow θα σας διδάξει πώς να κάνετε ερώτηση και να δημιουργείτε αναφορές από οποιαδήποτε εξωτερική πηγή δεδομένων (MySQL, Postgres, Oracle κ.λπ.) από το φύλλο εργασίας σας χρησιμοποιώντας πρόσθετα Excel που συνδέουν το φύλλο εργασίας σας με εξωτερικές πηγές δεδομένων.
Για δεδομένα που είναι ήδη αποθηκευμένα σε ένα φύλλο εργασίας του Excel, θα χρησιμοποιήσουμε μακροεντολές για τη δημιουργία αναφορών και την εξαγωγή τους σε διάφορους τύπους αρχείων με το πάτημα ενός πλήκτρου. Ευτυχώς, το Excel έρχεται με μια ενσωματωμένη συσκευή εγγραφής βημάτων που σημαίνει ότι δεν θα χρειαστεί να κωδικοποιήσετε μόνοι σας τις μακροεντολές.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 2: Για δεδομένα που βρίσκονται ήδη στο Excel
Βήμα 1. Εάν τα δεδομένα για τα οποία πρέπει να αναφέρετε είναι ήδη αποθηκευμένα, ενημερωμένα και διατηρούνται στο Excel, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε ροές εργασιών αναφοράς χρησιμοποιώντας μακροεντολές
Οι μακροεντολές είναι μια ενσωματωμένη λειτουργία που σας επιτρέπει να αυτοματοποιείτε πολύπλοκες και επαναλαμβανόμενες εργασίες.
Βήμα 2. Ανοίξτε το Excel
Κάντε διπλό κλικ (ή κάντε κλικ εάν είστε σε Mac) το εικονίδιο της εφαρμογής Excel, το οποίο μοιάζει με ένα λευκό "X" σε πράσινο φόντο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Κενό τετράδιο εργασίας στη σελίδα προτύπων.
- Σε Mac, ίσως χρειαστεί να κάνετε κλικ Αρχείο και στη συνέχεια κάντε κλικ New Blank Workbook στο αναπτυσσόμενο μενού που προκύπτει.
- Εάν έχετε ήδη μια αναφορά Excel που θέλετε να αυτοματοποιήσετε, θα κάνετε διπλό κλικ στο αρχείο της αναφοράς για να την ανοίξετε στο Excel.
Βήμα 3. Εισαγάγετε τα δεδομένα του υπολογιστικού φύλλου σας, εάν είναι απαραίτητο
Εάν δεν έχετε προσθέσει τις ετικέτες στήλης και τους αριθμούς για τους οποίους θέλετε να αυτοματοποιήσετε τα αποτελέσματα, κάντε το πριν προχωρήσετε.
Βήμα 4. Ενεργοποιήστε την καρτέλα Προγραμματιστής
Από προεπιλογή, το Προγραμματιστής καρτέλα δεν εμφανίζεται στο επάνω μέρος του παραθύρου του Excel. Μπορείτε να το ενεργοποιήσετε κάνοντας τα εξής ανάλογα με το λειτουργικό σας σύστημα:
- Windows - Κάντε κλικ Αρχείο, Κάντε κλικ Επιλογές, Κάντε κλικ Προσαρμογή κορδέλας στην αριστερή πλευρά του παραθύρου, επιλέξτε το πλαίσιο "Προγραμματιστής" στην κάτω δεξιά πλευρά του παραθύρου (ίσως χρειαστεί πρώτα να κάνετε κύλιση προς τα κάτω) και κάντε κλικ Εντάξει.
- Mac - Κάντε κλικ Προέχω, Κάντε κλικ Προτιμήσεις…, Κάντε κλικ Κορδέλα & Γραμμή εργαλείων, επιλέξτε το πλαίσιο "Προγραμματιστής" στη λίστα "Κύριες καρτέλες" και κάντε κλικ Αποθηκεύσετε.
Βήμα 5. Κάντε κλικ στην επιλογή Προγραμματιστής
Αυτή η καρτέλα θα πρέπει τώρα να βρίσκεται στο επάνω μέρος του παραθύρου του Excel. Με αυτόν τον τρόπο εμφανίζεται μια γραμμή εργαλείων στο επάνω μέρος του παραθύρου του Excel.
Βήμα 6. Κάντε κλικ στην επιλογή Εγγραφή μακροεντολής
Βρίσκεται στη γραμμή εργαλείων. Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο.
Βήμα 7. Εισαγάγετε ένα όνομα για τη μακροεντολή
Στο πλαίσιο κειμένου "Όνομα μακροεντολής", πληκτρολογήστε το όνομα για τη μακροεντολή σας. Αυτό θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε τη μακροεντολή αργότερα.
Για παράδειγμα, εάν δημιουργείτε μια μακροεντολή που θα δημιουργήσει ένα γράφημα από τα διαθέσιμα δεδομένα σας, μπορείτε να το ονομάσετε "Διάγραμμα 1" ή παρόμοιο
Βήμα 8. Δημιουργήστε έναν συνδυασμό πλήκτρων συντόμευσης για τη μακροεντολή
Πατήστε το πλήκτρο ⇧ Shift μαζί με ένα άλλο πλήκτρο (π.χ. το πλήκτρο T) για να δημιουργήσετε τη συντόμευση πληκτρολογίου. Αυτό θα χρησιμοποιήσετε για να εκτελέσετε τη μακροεντολή σας αργότερα.
Σε Mac, ο συνδυασμός πλήκτρων συντόμευσης θα καταλήξει να είναι ⌥ Option+⌘ Command και το κλειδί σας (π.χ., ⌥ Option+⌘ Command+T)
Βήμα 9. Αποθηκεύστε τη μακροεντολή στο τρέχον έγγραφο του Excel
Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο "Αποθήκευση μακροεντολής" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ Αυτό το τετράδιο εργασίας για να διασφαλιστεί ότι η μακροεντολή θα είναι διαθέσιμη για οποιονδήποτε ανοίγει το βιβλίο εργασίας.
Θα πρέπει να αποθηκεύσετε το αρχείο Excel σε ειδική μορφή για να αποθηκευτεί η μακροεντολή
Βήμα 10. Κάντε κλικ στο κουμπί OK
Είναι στο κάτω μέρος του παραθύρου. Με αυτόν τον τρόπο θα αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις μακροεντολής σας και θα σας τοποθετήσει σε λειτουργία εγγραφής. Όλα τα βήματα που θα κάνετε από τώρα μέχρι να σταματήσετε την εγγραφή θα καταγραφούν.
Βήμα 11. Εκτελέστε τα βήματα που θέλετε να αυτοματοποιήσετε
Το Excel θα παρακολουθεί κάθε κλικ, πληκτρολόγηση και επιλογή μορφοποίησης που εισάγετε και θα τα προσθέτει στη λίστα της μακροεντολής.
- Για παράδειγμα, για να επιλέξετε δεδομένα και να δημιουργήσετε ένα γράφημα από αυτά, θα επισημάνετε τα δεδομένα σας, κάντε κλικ Εισάγετε στο επάνω μέρος του παραθύρου του Excel, κάντε κλικ σε έναν τύπο γραφήματος, κάντε κλικ στη μορφή γραφήματος που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και επεξεργαστείτε το γράφημα όπως απαιτείται.
- Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τη μακροεντολή για να προσθέσετε τιμές από κελιά Α'1 διά μέσου Α12, θα κάνετε κλικ σε ένα κενό κελί, πληκτρολογήστε = SUM (A1: A12) και πατήστε ↵ Enter.
Βήμα 12. Κάντε κλικ στο κουμπί Διακοπή εγγραφής
Είναι στο Προγραμματιστής γραμμή εργαλείων της καρτέλας. Αυτό θα σταματήσει την εγγραφή σας και θα αποθηκεύσει τα βήματα που κάνατε κατά τη διάρκεια της εγγραφής ως μεμονωμένη μακροεντολή.
Βήμα 13. Αποθηκεύστε το φύλλο Excel σας ως αρχείο με δυνατότητα μακροεντολής
Κάντε κλικ Αρχείο, Κάντε κλικ Αποθήκευση ως, και αλλάξτε τη μορφή αρχείου σε xlsm αντί xls Το Στη συνέχεια, μπορείτε να εισαγάγετε ένα όνομα αρχείου, να επιλέξετε μια τοποθεσία αρχείου και να κάνετε κλικ Αποθηκεύσετε.
Εάν δεν το κάνετε αυτό, η μακροεντολή δεν θα αποθηκευτεί ως μέρος του υπολογιστικού φύλλου, πράγμα που σημαίνει ότι άλλα άτομα σε διαφορετικούς υπολογιστές δεν θα μπορούν να χρησιμοποιήσουν τη μακροεντολή σας εάν τους στείλετε το βιβλίο εργασίας
Βήμα 14. Εκτελέστε τη μακροεντολή σας
Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων που δημιουργήσατε ως μέρος της μακροεντολής για να το κάνετε αυτό. Θα πρέπει να δείτε το υπολογιστικό φύλλο να αυτοματοποιείται σύμφωνα με τα βήματα της μακροεντολής σας.
Μπορείτε επίσης να εκτελέσετε μια μακροεντολή κάνοντας κλικ Μακροεντολές στο Προγραμματιστής καρτέλα, επιλέγοντας το όνομα της μακροεντολής σας και κάνοντας κλικ Τρέξιμο.
Μέθοδος 2 από 2: Για εξωτερικά δεδομένα (MySQL, Postgres, Oracle, κ.λπ.)
Βήμα 1. Κατεβάστε το plugin του Kloudio Excel από το Microsoft AppSource
Αυτό θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε μια επίμονη σύνδεση μεταξύ μιας εξωτερικής βάσης δεδομένων ή πηγής δεδομένων και του βιβλίου εργασίας σας. Αυτό το πρόσθετο λειτουργεί επίσης με τα Υπολογιστικά φύλλα Google.
Βήμα 2. Δημιουργήστε μια σύνδεση μεταξύ του φύλλου εργασίας σας και της εξωτερικής πηγής δεδομένων σας κάνοντας κλικ στο κουμπί + στην πύλη Kloudio
Πληκτρολογήστε τα στοιχεία της βάσης δεδομένων σας (τύπος βάσης δεδομένων, διαπιστευτήρια) και επιλέξτε τυχόν επιλογές ασφάλειας/κρυπτογράφησης εάν εργάζεστε με εμπιστευτικά ή εταιρικά δεδομένα.
Βήμα 3. Μόλις δημιουργήσετε μια σύνδεση μεταξύ του φύλλου εργασίας σας και της βάσης δεδομένων σας, θα μπορείτε να υποβάλετε ερωτήματα και να δημιουργήσετε αναφορές από εξωτερικά δεδομένα χωρίς να φύγετε από το Excel
Δημιουργήστε τις προσαρμοσμένες αναφορές σας από την πύλη Kloudio και, στη συνέχεια, επιλέξτε τις από το αναπτυσσόμενο μενού στο Excel. Στη συνέχεια, μπορείτε να εφαρμόσετε τυχόν πρόσθετα φίλτρα και να επιλέξετε τη συχνότητα που θα ανανεώνεται η αναφορά (ώστε να μπορείτε να ενημερώνετε αυτόματα το υπολογιστικό φύλλο πωλήσεών σας κάθε εβδομάδα, ημέρα ή ακόμη και ώρα.)
Βήμα 4. Επιπλέον, μπορείτε επίσης να εισάγετε δεδομένα στο συνδεδεμένο φύλλο εργασίας σας και να ενημερώσετε τα δεδομένα την εξωτερική πηγή δεδομένων σας
Δημιουργήστε ένα πρότυπο μεταφόρτωσης από την πύλη Kloudio και θα μπορείτε να ανεβάζετε χειροκίνητα ή αυτόματα αλλαγές στο υπολογιστικό φύλλο σας στην εξωτερική πηγή δεδομένων σας.
Βίντεο - Χρησιμοποιώντας αυτήν την υπηρεσία, ορισμένες πληροφορίες ενδέχεται να κοινοποιηθούν στο YouTube
Συμβουλές
- Λήψη προσθηκών Excel μόνο από το Microsoft AppSource, εκτός εάν εμπιστεύεστε τον τρίτο πάροχο.
- Οι μακροεντολές μπορούν να χρησιμοποιηθούν για οτιδήποτε, από απλές εργασίες (π.χ. προσθήκη τιμών ή δημιουργία γραφήματος) έως πολύπλοκες (π.χ. υπολογισμός των τιμών του κελιού σας, δημιουργία γραφήματος από τα αποτελέσματα, επισήμανση του γραφήματος και εκτύπωση του αποτελέσματος).
- Όταν ανοίγετε ένα υπολογιστικό φύλλο με τη μακροεντολή σας, ίσως χρειαστεί να κάνετε κλικ Ενεργοποίηση περιεχομένου σε ένα κίτρινο πανό στο πάνω μέρος του παραθύρου προτού μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε τη μακροεντολή.
Προειδοποιήσεις
- Οι μακροεντολές μπορούν να χρησιμοποιηθούν με κακόβουλο τρόπο (π.χ., για διαγραφή αρχείων στον υπολογιστή σας). Μην εκτελείτε μακροεντολές από αναξιόπιστες πηγές.
- Οι μακροεντολές θα υλοποιήσουν κυριολεκτικά κάθε βήμα που κάνετε κατά την εγγραφή. Βεβαιωθείτε ότι δεν καταχωρίσατε κατά λάθος τη λανθασμένη τιμή, ανοίξτε ένα πρόγραμμα που δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ή διαγράψετε ένα αρχείο.
