Μπορεί να νομίζετε ότι μόνο οι εκπαιδευτικοί του σχολείου πρέπει να ανησυχούν για τη συμμετοχή τους, αλλά στην πραγματικότητα είναι επίσης μια σημαντική επιχειρηματική πρακτική. Και για τις μικρές και τις μεγάλες επιχειρήσεις, τα ακριβή δεδομένα συμμετοχής μπορούν να αποκαλύψουν πολλά για την αποδοτικότητα, την κερδοφορία και την ικανοποίηση των εργαζομένων. Χάρη στη σύγχρονη τεχνολογία, υπάρχουν πολυάριθμοι τρόποι για την καταγραφή της παρουσίας των εργαζομένων και την αποτελεσματική χρήση των δεδομένων.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 3: Συλλογή Δεδομένων Παρακολούθησης
Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε ένα απλό υπολογιστικό φύλλο μόνο εάν διευθύνετε μια μικρή επιχείρηση
Εάν έχετε 5 ή λιγότερους υπαλλήλους, και ενδεχομένως ακόμη και 10 ή λιγότερους, η χρήση μιας πολύ απλής μεθόδου καταγραφής συμμετοχής μπορεί να σας βγει. Μπορείτε, για παράδειγμα, να παρακολουθείτε τη συμμετοχή και τις ώρες σε υπολογιστικό φύλλο του Microsoft Office ή των Εγγράφων Google ή ακόμη και να βασίζεστε σε υπολογιστικά φύλλα χαρτιού. Επιλέξτε, ωστόσο, πιο προηγμένες επιλογές παρακολούθησης, εάν έχετε περισσότερους από 5-10 υπαλλήλους.
- Ανεξάρτητα από το μέγεθος της επιχείρησής σας, χρησιμοποιήστε πάντα ένα σαφές σύστημα για την καταγραφή της προσέλευσης και των ωρών. Μην εμπιστεύεστε τη μνήμη σας ή τον λόγο του υπαλλήλου σας όταν προσπαθείτε να παρακολουθείτε τα πράγματα!
- Εάν προτιμάτε ένα υπολογιστικό φύλλο χαρτιού, ελέγξτε διαδικτυακά για εκτυπώσιμο πρότυπο που ταιριάζει στις ανάγκες σας.
Βήμα 2. Δημιουργήστε ένα πρότυπο Office ή Docs για να βελτιστοποιήσετε το υπολογιστικό φύλλο σας
Τόσο το Microsoft Office όσο και τα Έγγραφα Google προσφέρουν πρόσθετα πρότυπα που έχουν σχεδιαστεί για την καταγραφή της παρουσίας και του ωραρίου των εργαζομένων. Σε σύγκριση με ένα γενικό υπολογιστικό φύλλο, αυτή η επιλογή μπορεί να διευκολύνει τους υπαλλήλους σας να εισάγουν τις ώρες τους και να παρακολουθείτε και να αναλύετε τα δεδομένα.
Ενώ είναι πιο αποτελεσματική από ένα βασικό χαρτί ή ηλεκτρονικό υπολογιστικό φύλλο, αυτή η επιλογή παραμένει καλύτερα στις μικρές επιχειρήσεις-εκείνες με έως και 20 εργαζόμενους, ίσως
Βήμα 3. Σύναψη συμβολαίου για την τήρηση αρχείων σας εάν είναι χρονικά και οικονομικά αποδοτικό
Για πολλές μικρές και μεγάλες επιχειρήσεις, ο καλύτερος τρόπος για να καταγράψετε τη συμμετοχή είναι να πληρώσετε σε κάποιον άλλο για να το κάνει! Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι υπάλληλοί σας θα εισάγουν τη συμμετοχή και τις ώρες τους σε μια διαδικτυακή πύλη ή εφαρμογή και ο ανάδοχος θα φιλοξενεί τα δεδομένα και θα σας παρέχει τακτικές αναφορές βάσει αυτών.
Ορισμένες εταιρείες χρεώνουν κατ 'αποκοπήν συντελεστή βάσει των επιπέδων των εργαζομένων-για παράδειγμα, 20 δολάρια ΗΠΑ το μήνα για έως και 10 υπαλλήλους-ενώ άλλες χρεώνουν ανά εργαζόμενο. Συγκρίνετε κόστος, λειτουργίες και υπηρεσίες όταν επιλέγετε μια εταιρεία τρίτου μέρους για να παρακολουθείτε την προσέλευση και τις ώρες των εργαζομένων σας
Βήμα 4. Διαχειριστείτε την τήρηση αρχείων στο σπίτι μόνο εάν έχετε ικανότητα πληροφορικής
Ως μεσαία ή μεγάλη εταιρεία, μπορεί να μην αισθάνεστε άνετα να διατηρείτε τα αρχεία σας, ίσως για οικονομικούς λόγους ή λόγους ασφαλείας. Η παρακολούθηση της παρουσίας και των ωρών 100, 1, 000, ή ακόμη και 10, 000 εργαζομένων απαιτεί ένα ισχυρό τμήμα πληροφορικής που μπορεί να αναπτύξει και να διατηρήσει την απαραίτητη υποδομή συλλογής, αποθήκευσης και ανάλυσης δεδομένων. Τα τμήματα πληροφορικής και ανθρώπινου δυναμικού σας πρέπει επίσης να είναι σε θέση να συνεργάζονται καλά!
Αξιολογήστε προσεκτικά το κόστος και τα οφέλη του χειρισμού της τήρησης αρχείων μόνοι σας έναντι της σύναψης συμβάσεων με τρίτο μέρος για να το κάνετε
Μέθοδος 2 από 3: Παρακολούθηση συμμετοχής με τεχνολογία
Βήμα 1. Ζητήστε από τους υπαλλήλους να «σύρουν» και να «βγουν» με τα δελτία ταυτότητάς τους
Αυτή είναι βασικά η σύγχρονη εκδοχή του να έχουν οι εργαζόμενοι «ρολόι μέσα» και «έξω» με μια χάρτινη διάτρηση. Το πλεονέκτημα εδώ είναι ότι τα δεδομένα αποστέλλονται απευθείας στην εσωτερική ή τρίτη υποδομή τήρησης αρχείων για αποθήκευση και ανάλυση.
Οι σταθμοί καρτών σάρωσης λειτουργούν καλύτερα με τους υπαλλήλους που παραμένουν σε μια μόνο τοποθεσία και εργάζονται κανονικές ώρες κατά τη διάρκεια της τυπικής εργάσιμης ημέρας τους-για παράδειγμα, υπάλληλοι γραφείου, δάσκαλοι ή εργαζόμενοι στο εργοστάσιο
Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε βιομετρικά στοιχεία ή βίντεο για να περιορίσετε το "punching pundy" στους σαρωτές ταυτότητας
Ενώ χτυπούσατε για έναν καθυστερημένο ή απόντα συνεργάτη που ονομάζεται "φίλος με γροθιά"-ήταν ευκολότερο με τις κάρτες διάτρησης, είναι ακόμα δυνατό να σύρετε το αναγνωριστικό ενός συνεργάτη για αυτούς και να επιτύχετε τον ίδιο σκοπό. Εάν ανησυχείτε ότι αυτό είναι ένα πρόβλημα μεταξύ του εργατικού δυναμικού σας, σκεφτείτε να επενδύσετε σε βιντεοκάμερες ή βιομετρικούς σαρωτές, όπως μέτρα, για να βελτιώσετε την ασφάλεια και την ακρίβεια των σταθμών καρτών σάρωσης.
- Οι βιομετρικοί σαρωτές, οι οποίοι συνήθως απαιτούν έγκριση δακτυλικών αποτυπωμάτων, μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε συνδυασμό με σαρωτές ταυτότητας.
- Η εγκατάσταση καμερών ασφαλείας στους σταθμούς της κάρτας σάρωσης μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε υποψίες για «φίλους χτυπητές».
Βήμα 3. Παρακολουθήστε τις ώρες των εργαζομένων εκτός γραφείου με μια εφαρμογή που βασίζεται στο τηλέφωνο
Οι κάρτες σάρωσης δεν λειτουργούν καλά για υπαλλήλους που εργάζονται από το σπίτι ή από πολλές τοποθεσίες. Αντ 'αυτού, ζητήστε τους να "τρυπηθούν" και να "βγουν" με μια εφαρμογή εγκατεστημένη στο εργαστήριο ή στο προσωπικό τους τηλέφωνο. Σε πολλές περιπτώσεις, θα πρέπει απλώς να πατήσουν ένα κουμπί για να ξεκινήσουν και να σταματήσουν ένα ρολόι που παρακολουθεί την προσέλευση και τις ώρες τους.
Εάν η επιχείρησή σας αναθέτει ήδη σε τρίτους τη φύλαξη των αρχείων της, αυτός ο τύπος εφαρμογής ενδέχεται να συμπεριληφθεί ως μέρος του πακέτου. Σε αυτήν την περίπτωση, τα δεδομένα συμμετοχής των εργαζομένων σας θα πρέπει να ενσωματωθούν άψογα στη συνολική τήρηση αρχείων σας
Βήμα 4. Εξετάστε τη θέση GPS και την παρακολούθηση χρόνου για υπαλλήλους που ταξιδεύουν ευρέως
Αυτός ο τύπος συστήματος παρακολούθησης λειτουργεί καλά εάν έχετε υπαλλήλους που ταξιδεύουν σε συγκεκριμένες τοποθεσίες κατά τη διάρκεια των εργάσιμων ημερών τους. Το GPS των τηλεφώνων εργασίας τους θα παρακολουθεί όταν βρίσκονταν σε συγκεκριμένες ζώνες εργασίας, οι οποίες με τη σειρά τους μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τον καθορισμό των συνολικών ωρών εργασίας τους.
Η παρακολούθηση GPS είναι μια προαιρετική λειτουργία με ορισμένες εφαρμογές "timecard". Αυτό το χαρακτηριστικό είναι σίγουρα καλύτερο για χρήση με τηλέφωνα που εκδίδονται από την εργασία, καθώς η παρακολούθηση των υπαλλήλων στα προσωπικά τους τηλέφωνα μπορεί να μοιάζει κάπως πολύ "μεγάλη αδερφή"
Μέθοδος 3 από 3: Αντιμετώπιση δεδομένων παρακολούθησης
Βήμα 1. Τρίψτε τους αριθμούς για να δείτε πώς τα ζητήματα συμμετοχής επηρεάζουν την επιχείρησή σας
Η τήρηση ακριβών αρχείων συμμετοχής των εργαζομένων σας δίνει τη δυνατότητα να υπολογίσετε πώς τα θετικά και αρνητικά μοτίβα συμμετοχής επηρεάζουν την ουσία σας. Με τη σειρά του, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτά τα δεδομένα για να προσαρμόσετε τον εργασιακό σας χώρο και τις στρατηγικές ανθρώπινου δυναμικού για μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα.
Μερικοί γρήγοροι υπολογισμοί μπορούν, για παράδειγμα, να σας δώσουν το «ποσοστό επίπτωσης»-τον αριθμό των απουσιών ανά 100 υπαλλήλους για μια καθορισμένη χρονική περίοδο. Παρόμοια σημεία δεδομένων, όπως το «ποσοστό αδράνειας» και το «ποσοστό σοβαρότητας», μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για να καθορίσουν τον οικονομικό αντίκτυπο της παρουσίας και της απουσίας
Βήμα 2. Αναγνωρίστε τους υπαλλήλους που ακολουθούν τις κατάλληλες διαδικασίες παρακολούθησης
Μια μικρή θετική ενίσχυση μπορεί να προχωρήσει πολύ! Χρησιμοποιήστε τα δεδομένα που συλλέξατε για να αναγνωρίσετε υπαλλήλους με καταπληκτικά αρχεία παρακολούθησης. Δώστε τους δημόσια αναγνώριση, έπαινο και πιθανώς ανταμοιβές-ακόμη και μερικές δωροκάρτες ή ένα μικρό μπόνους μπορεί να σας ενθαρρύνει να ακολουθήσετε το παράδειγμά τους.
Λάβετε υπόψη ότι η "καλή συμμετοχή" δεν σημαίνει απαραίτητα ότι ο υπάλληλος δεν χάνει ποτέ τη δουλειά του. Σημαίνει επίσης να είστε ευσυνείδητοι σχετικά με το να παίρνετε άδεια, για παράδειγμα, δίνοντας την κατάλληλη ειδοποίηση πριν κάνετε μια αργία ή μένοντας στο σπίτι ενώ αναρρώνουν από μια ασθένεια
Βήμα 3. Συνάντηση με έναν υπάλληλο που έχει προβλήματα παρακολούθησης πριν αναλάβει δράση
Όποτε τα δεδομένα σας προσδιορίζουν έναν υπάλληλο με πρόβλημα παρακολούθησης, μην πηγαίνετε κατευθείαν στην πειθαρχία ή τον τερματισμό. Αντ 'αυτού, συναντηθείτε μαζί τους (και έναν εκπρόσωπο HR ή παρόμοιο σχετικό μέρος) για να συζητήσετε το θέμα. Καταθέστε ένα σχέδιο δράσης γραπτώς που δίνει στον εργαζόμενο σαφείς οδηγίες και σημεία αναφοράς για την ικανοποίηση των προσδοκιών συμμετοχής.
Μπορεί να έχετε να κάνετε, για παράδειγμα, με έναν αφοσιωμένο υπάλληλο που δυσκολεύεται να αντιμετωπίσει κάποια επείγοντα ζητήματα στο σπίτι. Σε αυτή την περίπτωση, μπορεί να είστε σε θέση να κάνετε κάποιες προσαρμογές στον προγραμματισμό ή στο φόρτο εργασίας αντί να κόψετε βιαστικά έναν πολύτιμο εργαζόμενο
Βήμα 4. Περιηγηθείτε προσεκτικά στη γραφειοκρατία όταν πειθαρχείτε ή τερματίζετε έναν εργαζόμενο
Ακολουθείτε πάντα μια σαφή, συνεπή διαδικασία όταν επιβάλλετε πειθαρχία σε έναν εργαζόμενο με προβλήματα παρακολούθησης, και ειδικά πριν από την απόλυση. Ιδανικά, θα πρέπει να σας συμβουλεύει νομικός σύμβουλος με έμφαση στο εργατικό δίκαιο. Διαφορετικά, αυτό που μοιάζει με απολυμένο πυροβολισμό θα μπορούσε να οδηγήσει σε δαπανηρή αγωγή.
