Έχετε γράψει ένα υπέροχο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά όταν έρθει η ώρα να γράψετε τις καταστάσεις σας, απλά δεν ξέρετε τι να πείτε. Αυτό είναι απολύτως φυσιολογικό. Η εύρεση ενός σαφούς, συνοπτικού τρόπου λήξης ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι απογοητευτική, αλλά δεν είναι αδύνατη. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να προσθέσετε μια γρήγορη περίληψη των πόντων σας, να προσφέρετε ένα φιλικό κλείσιμο και να εγγραφείτε με τη σωστή λέξη ή φράση.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 3: Σύναψη επίσημου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Βήμα 1. Επιβεβαιώστε τον σκοπό σας για τη συγγραφή
Αυτό δεν είναι απαραίτητο για σύντομα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή γρήγορες απαντήσεις στην ερώτηση κάποιου. Εάν γράψατε ένα μεγάλο email, ωστόσο, ή εάν ασχολείστε με πολλά θέματα ή προβληματισμούς, προσθέστε μια σύντομη καταληκτική πρόταση για να συνοψίσετε τις πληροφορίες ή το αίτημά σας.
Εάν, για παράδειγμα, υποβάλλετε αίτηση για εργασία, μπορεί να συμπεριλάβετε πληροφορίες σχετικά με τα διαπιστευτήρια και την εμπειρία σας. Στη συνέχεια, μπορείτε να συνοψίσετε το email σας γράφοντας: "Με βάση το ιστορικό και την εμπειρία μου, πιστεύω ότι θα ήμουν εξαιρετικός υποψήφιος για αυτήν τη θέση."
Βήμα 2. Προσθέστε μια τελική γραμμή
Με μία φράση, ολοκληρώστε το email σας με μια έκφραση ευγνωμοσύνης ή ένα αίτημα επικοινωνίας. Εάν επικοινωνείτε με κάποιον άλλο, μπορείτε να γράψετε: «Ευχαριστώ για τον χρόνο σας» ή «Ανυπομονώ να συναντηθώ μαζί σας». Εάν απαντάτε σε κάποιον, μπορείτε να κλείσετε με το μήνυμα, "Μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου εάν έχετε περαιτέρω απορίες".
Το ακριβές κλείσιμο που πρέπει να χρησιμοποιήσετε εξαρτάται από το θέμα του email σας. Απλώς θυμηθείτε να κρατήσετε το κλείσιμο σας σύντομο, ευγενικό και σχετικό με το email σας
Βήμα 3. Επιλέξτε την εγγραφή σας
Οι εγγραφές αναμένονται πάντα κατά τον τερματισμό ενός επίσημου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όταν τελειώσετε ένα επίσημο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θέλετε να επιλέξετε μια ευγενική και σεβαστή εγγραφή. Δοκιμάστε ένα κλείσιμο όπως "Με εκτίμηση", "Με εκτίμηση", "Ευχαριστώ" ή "Καλύτερες ευχές".
- Αποφύγετε τη χρήση συντομογραφίας ή συντομογραφιών. Είναι πάντα καλύτερο να γράψετε ολόκληρες λέξεις σε μια επίσημη υπογραφή.
- Προσπαθήστε να αποφύγετε τα κλειστά που είναι πολύ κοντά ή επίσημα. Οι εγγραφές όπως το "Love" είναι πολύ προσωπικές για ένα επίσημο email, ενώ το "Respectfully Yourrs" είναι κατάλληλο μόνο όταν απευθύνεστε σε κρατικούς αξιωματούχους.
Βήμα 4. Πληκτρολογήστε το πλήρες όνομά σας
Όταν ολοκληρώνετε ένα επίσημο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θέλετε πάντα να χρησιμοποιείτε το όνομα και το επώνυμό σας. Δεν ξέρετε πόσα άτομα που ονομάζονται John ή Lisa γνωρίζει ο παραλήπτης. Η προσθήκη του επωνύμου σας τα βοηθά να σας θυμούνται γρηγορότερα και πιο καθαρά.
Μέθοδος 2 από 3: Τερματισμός ανεπίσημου email
Βήμα 1. Δώστε έναν λόγο για τον τερματισμό του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Ολοκληρώστε απαλά το email σας, δίνοντας μια γρήγορη παρατήρηση πριν κλείσετε. Θα πρέπει να είναι φιλικό και δεν χρειάζεται να περιέχει πολλές λεπτομέρειες. Μια πρόταση όπως: «Τέλος πάντων, πρέπει να χτυπήσω τα βιβλία!» είναι μια πολύ καλή τελευταία παρατήρηση.
Βήμα 2. Κρατήστε τη γραμμή επικοινωνίας ανοιχτή
Προσθέστε μια γρήγορη δήλωση που ενημερώνει τον παραλήπτη ότι θέλετε να ακούσετε νέα από αυτόν. Το γράψιμο, "Ενημέρωσέ με αν χρειάζεσαι κάτι άλλο" ή "Ανυπομονώ να ακούσω τι έκανες", είναι φιλικό και απλό.
Βήμα 3. Εγγραφείτε
Ο τερματισμός ενός άτυπου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι πολύ πιο απλό από ένα επίσημο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ανάλογα με τον παραλήπτη σας, οι εγγραφές μπορούν να περιλαμβάνουν:
- Αγάπη
- Στην υγειά σας
- Τα λέμε
- Δικος σου
- Αντίο
Βήμα 4. Υπογράψτε το όνομά σας
Με ένα ανεπίσημο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συνήθως δεν χρειάζεται να υπογράψετε ολόκληρο το όνομά σας. Ο παραλήπτης γνωρίζει ήδη ποιος είστε. Είναι απολύτως αποδεκτό να υπογράφετε μόνο το μικρό σας όνομα.
Εάν γράφετε σε κάποιον κοντινό σας, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα ψευδώνυμο. Εάν οι φίλοι ή τα μέλη της οικογένειάς σας σας καλούν με ένα ψευδώνυμο, μπορεί να είναι διασκεδαστικό και φιλικό να το χρησιμοποιείτε κατά την εγγραφή σας
Μέθοδος 3 από 3: Χρήση μπλοκ υπογραφής
Βήμα 1. Αποφασίστε εάν απαιτείται υπογραφή
Εάν στέλνετε προσωπικό email, δεν χρειάζεται υπογραφή. Ένα μπλοκ υπογραφής περιλαμβάνει πληροφορίες που περιλαμβάνουν τον τίτλο σας, τα στοιχεία επικοινωνίας σας και τα στοιχεία της εταιρείας ή του οργανισμού σας. Μην ανησυχείτε για τη συμπερίληψη αυτών των πληροφοριών εάν στέλνετε ένα ανεπίσημο ή προσωπικό email. Αντ 'αυτού, απλά υπογράψτε το όνομά σας.
- Συχνά, η εταιρεία ή ο οργανισμός σας απαιτεί υπογραφή και θα σας ενημερώσει για τις πληροφορίες που απαιτούν. Ρωτήστε την εταιρεία σας εάν έχουν τυποποιημένο μπλοκ υπογραφών που θέλουν να χρησιμοποιήσετε.
- Εάν η εταιρεία σας δεν παρέχει ένα τυπικό μπλοκ υπογραφής, μπορείτε επίσης να αντιγράψετε ένα μπλοκ από κάποιον άλλο στον οργανισμό σας και να αντικαταστήσετε τα στοιχεία επικοινωνίας τους με τα δικά σας.
Βήμα 2. Προσθέστε τις πληροφορίες σας
Το μπλοκ υπογραφής σας πρέπει να περιλαμβάνει μερικά βασικά πράγματα. Τουλάχιστον, θα πρέπει να έχει το όνομα και το επώνυμό σας, τον τίτλο, τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να συμπεριλάβετε το λογότυπο της εταιρείας ή του οργανισμού σας, τον ιστότοπο και συνδέσμους προς κοινωνικά μέσα όπως το LinkedIn, το YouTube και το Facebook Το
- Εάν η εταιρεία ή ο οργανισμός σας δεν διαθέτει τυπική μορφή υπογραφής, ακολουθήστε αυτήν τη βασική ροή: Βάλτε πρώτα το όνομά σας, ακολουθούμενο από τον τίτλο σας στην επόμενη γραμμή. Στη συνέχεια, προσθέστε το email και τον αριθμό τηλεφώνου σας και βάλτε τα στοιχεία της εταιρείας ή της ομάδας σας τελευταία.
- Προσπαθήστε να κρατήσετε την υπογραφή σας σύντομη και απλή. Χρησιμοποιήστε τρεις ή τέσσερις γραμμές κειμένου. Προσθέστε ένα λογότυπο αντί να πληκτρολογήσετε το όνομα της εταιρείας σας και χρησιμοποιήστε μια σειρά από εικονίδια κοινωνικών δικτύων αντί να πληκτρολογήσετε διευθύνσεις URL.
- Προσέξτε να συμπεριλάβετε πάρα πολλές πληροφορίες στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Οι σύνδεσμοι πρέπει να πηγαίνουν στις πληροφορίες κοινωνικής δικτύωσης της εταιρείας σας. Εάν η εταιρεία σας δεν διαθέτει λογαριασμούς στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, γενικά δεν ενδείκνυται η σύνδεση με τους δικούς σας λογαριασμούς, εκτός εάν το ζητήσετε ρητά.
Βήμα 3. Αποθηκεύστε την υπογραφή σας για επαναλαμβανόμενη χρήση
Οι περισσότεροι πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλαμβανομένου του Gmail και του Outlook, σας επιτρέπουν να αποθηκεύσετε την υπογραφή σας, ώστε να μπορείτε να την προσθέσετε με ένα κλικ αντί να την πληκτρολογήσετε. Ελέγξτε κάτω από τις ρυθμίσεις email για να ρυθμίσετε την υπογραφή σας.
