Το Excel είναι ένα εξαιρετικά χρήσιμο πρόγραμμα, αλλά οι διάφορες λειτουργίες του μπορεί να φαίνονται συντριπτικές! Μην ανησυχείτε. Υπάρχουν πολλές συμβουλές και κόλπα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να σας βοηθήσουμε να ολοκληρώσετε γρήγορα τη δουλειά σας. Μπορείτε να αυξήσετε τις δεξιότητές σας μαθαίνοντας ένα νέο σύνολο κόλπων. Μπορείτε επίσης να μάθετε να χρησιμοποιείτε περιστροφικούς πίνακες για την καλύτερη ανάλυση των δεδομένων σας. Τέλος, αφιερώστε λίγο χρόνο στην εξερεύνηση νέων λειτουργιών. Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να γίνετε γρήγορα ένας κύριος του excel!
Βήματα
Μέθοδος 1 από 4: Μαθαίνοντας κόλπα και εξοικονόμηση χρόνου
Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε συντομεύσεις πληκτρολογίου για γρήγορη πλοήγηση
Εφαρμόστε συντομεύσεις πληκτρολογίου και μειώστε το χρόνο που απαιτείται για τη χρήση του ποντικιού σας. Για παράδειγμα, εάν κρατήσετε πατημένο το πλήκτρο ctrl ενώ κάνετε κλικ σε ένα κουμπί βέλους, θα επιλέξετε όλα τα κελιά στο τέλος του υπολογιστικού φύλλου. Ελέγξτε πόσο πιο γρήγορα μπορείτε να εργαστείτε χωρίς το ποντίκι σας!
- Μετατρέψτε τους αριθμούς σε νόμισμα πατώντας ταυτόχρονα ctrl, shift και $.
- Μετατρέψτε αριθμούς σε ημερομηνίες πατώντας ταυτόχρονα ctrl, shift και #.
- Αλλάξτε γρήγορα σελίδες κρατώντας πατημένο το ctrl ενώ πατάτε τη σελίδα προς τα πάνω ή προς τα κάτω, που βρίσκεται στην επάνω δεξιά γωνία του πληκτρολογίου σας.
- Γενικά, το Excel για Mac έχει ενημερωθεί ώστε να μοιάζει πολύ με το Excel για Windows. Εάν αντιμετωπίσετε προβλήματα χρησιμοποιώντας αυτές τις συντομεύσεις, μπορείτε να ελέγξετε τις οδηγίες για το συγκεκριμένο πρόγραμμα.
Βήμα 2. Μεταβείτε στο μενού Ταξινόμηση με μια συντόμευση:
εντολή, shift, r. Το Excel προσφέρει προσαρμοσμένες λίστες στο μενού Ταξινόμηση. Μπορείτε, για παράδειγμα, να ρυθμίσετε την παράδοση των προϊόντων σας ανά εβδομάδα, μήνα ή προτεραιότητα. Αφού εισαγάγετε αυτό το μενού, μπορείτε να κάνετε κλικ στο άνοιγμα του αναπτυσσόμενου πλαισίου "Ταξινόμηση κατά". Εκεί, μπορείτε να δείτε ένα ευρύ φάσμα επιλογών που βασίζονται στο δικό σας υπολογιστικό φύλλο. Πόσο βοηθητικό είναι αυτό;
Βήμα 3. Πατήστε alt="Image" και το κάτω βέλος για να μεταβείτε στο μενού φίλτρου
Αυτή η συντόμευση θα σας επιτρέψει να φτάσετε στο μενού φίλτρου ακόμα πιο γρήγορα! Θα δείτε αναπτυσσόμενα μενού που θα σας επιτρέψουν να επιλέξετε και να επιλέξετε αυτό που θέλετε να επισημάνετε στο υπολογιστικό φύλλο σας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε πολλές άλλες συντομεύσεις πληκτρολογίου για να χρησιμοποιήσετε τα φίλτρα ακόμη πιο αποτελεσματικά:
- Πατήστε ctrl, shift, L για να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε τα φίλτρα.
- Πατήστε ALT, κάτω βέλος για να εμφανίσετε το αναπτυσσόμενο μενού φίλτρου.
Βήμα 4. Εντοπίστε τη Γρήγορη ανάλυση στην κάτω γωνία
Μπορείτε να κάνετε πιο γρήγορα βασική ανάλυση χωρίς να χρειάζεται να αναζητήσετε τη λειτουργία που θέλετε. Η Γρήγορη ανάλυση έχει ένα μικρό μενού στην κάτω δεξιά γωνία του υπολογιστικού φύλλου σας. Σε αυτό το μενού, θα βρείτε πολλά εργαλεία που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να συγκεντρώσουν διαφορετικά μέρη των δεδομένων σας. Αυτή η εξοικονόμηση χρόνου σας αποτρέπει από την αναζήτηση συγκεκριμένων λειτουργιών-πολλές από αυτές βρίσκονται σε αυτό το μενού.
Βήμα 5. Πηγαίνετε στο Insert> Charts για να βρείτε νέα γραφήματα
Τα γραφήματα μπορούν να κάνουν τα δεδομένα σας να φαίνονται πολύ πιο ενδιαφέροντα! Μην κολλήσετε σε ένα κόλπο χρησιμοποιώντας τα ίδια παλιά γραφήματα πίτας. Εντυπωσιάστε το αφεντικό σας και ζωντανέψτε τα δεδομένα σας χρησιμοποιώντας ιεραρχικά γραφήματα, όπως δέντρο χάρτη. Αυτό θα εμφανίσει τα δεδομένα σας ως τετράγωνο (το σύνολο των δεδομένων σας) που αποτελείται από μικρότερα ορθογώνια που αντιπροσωπεύουν τα μεμονωμένα στοιχεία των δεδομένων σας.
Ένα άλλο νεότερο διάγραμμα είναι ο καταρράκτης, ο οποίος απεικονίζει πώς μέρη των δεδομένων συμβάλλουν στο σύνολο. Μπορείτε επίσης να το βρείτε σε Χάρτες
Βήμα 6. Κάντε αξιόπιστες προβλέψεις χρησιμοποιώντας Πρόβλεψη με ένα κλικ
Αυτό το εργαλείο θα σας κάνει να νιώσετε σαν επαγγελματίας. Επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να αναλύσετε. Μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα και εισαγάγετε την ομάδα Πρόβλεψη. Επιλέξτε Φύλλο πρόβλεψης και εξερευνήστε τις επιλογές στο παράθυρο διαλόγου.
- Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε να εμφανίζονται οι πληροφορίες σας είτε ως γράφημα γραμμής είτε ως γραμμική γραμμή.
- Μπορείτε επίσης να επιλέξετε την επιλογή πρόβλεψης ανάλογα με την εποχικότητα.
Μέθοδος 2 από 4: Χρήση περιστροφικών πινάκων
Βήμα 1. Μεταβείτε στα Δεδομένα στο Excel και επιλέξτε Συγκεντρωτικοί πίνακες
Η εξοικείωση με τους περιστροφικούς πίνακες μπορεί να είναι μια πραγματική αλλαγή παιχνιδιού για τους χρήστες του Excel. Οι συγκεντρωτικοί πίνακες θα σας βοηθήσουν να αναδιοργανώσετε τα δεδομένα σας και να τα δείτε με διαφορετικούς τρόπους. Το Excel θα συμπληρώσει αυτόματα τα δεδομένα σας, αλλά μπορείτε να τα μετακινήσετε όπως θέλετε. Αφού δημιουργήσετε τον πίνακα, μπορείτε να επιλέξετε πώς θέλετε να τον οργανώσετε επιλέγοντας μία από τις τέσσερις επιλογές:
- Φίλτρο αναφοράς, το οποίο θα σας επιτρέψει να δείτε μόνο ορισμένες σειρές.
- Ετικέτες στηλών, οι οποίες μπορούν να λειτουργήσουν ως κεφαλίδες σας.
- Ετικέτες γραμμών, τις οποίες μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ονομάσετε τις σειρές σας.
- Τιμή, η οποία σας επιτρέπει να επιλέξετε αν θέλετε να μετρήσετε ή να αθροίσετε τα δεδομένα σας και προσφέρει διάφορους άλλους χειρισμούς.
Βήμα 2. Προσθέστε πολλές σειρές και στήλες ταυτόχρονα
Όταν κοιτάζετε τον πίνακά σας, μπορείτε να επιλέξετε ποιες γραμμές ή στήλες θέλετε να προσθέσετε. Επισημάνετε τις γραμμές/στήλες που θέλετε να εισαγάγετε, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε "Εισαγωγή". Αυτό θα εξοικονομήσει χρόνο, καθώς αυτό είναι πολύ πιο γρήγορο από την προσθήκη μεμονωμένων στηλών ή σειρών.
Βήμα 3. Αναλύστε τα δεδομένα σας με φίλτρα
Όταν κάνετε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο σας, επιλέξτε "Φίλτρο". Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε αν θέλετε να δείτε τις στήλες σας σε φθίνουσα ή αύξουσα σειρά κάνοντας κλικ στο βέλος δίπλα στην κεφαλίδα της στήλης σας. Μπορείτε επίσης να το κάνετε αυτό για να επιλέξετε ποιες σειρές θέλετε να προβάλετε.
Βήμα 4. Επισημάνετε τη στήλη που θέλετε να μεταφέρετε
Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να θέλετε να αλλάξετε τα δεδομένα σας από γραμμές σε στήλες ή αντίστροφα. Επισημάνετε τη γραμμή ή τη στήλη που θέλετε να αλλάξετε και κάντε δεξί κλικ. Στη συνέχεια, επιλέξτε "Αντιγραφή". Επιλέξτε το κελί από το οποίο θέλετε να ξεκινήσετε τη νέα σειρά ή στήλη. Στη συνέχεια, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε "Επικόλληση ειδικού". Θα εμφανιστεί μια νέα επιλογή και μπορείτε να κάνετε κλικ στο "Μεταφορά".
Βήμα 5. Επισημάνετε μια γραμμή ή στήλη για να αφαιρέσετε διπλότυπα
Εάν εργάζεστε με ένα μεγάλο σύνολο δεδομένων, ενδέχεται να έχετε πολλές επαναλήψεις στα δεδομένα σας. Επιλέξτε τη γραμμή ή τη στήλη που θέλετε να βελτιώσετε και επισημάνετε την. Στην καρτέλα Δεδομένα, αναζητήστε την ενότητα "Εργαλεία" και επιλέξτε "Κατάργηση διπλότυπων".
Ένα αναδυόμενο παράθυρο θα σας ζητήσει να επιβεβαιώσετε ποια δεδομένα θέλετε να χειριστείτε. Και πάλι, επιλέξτε "Κατάργηση διπλότυπων"
Μέθοδος 3 από 4: Προσθήκη νέων τύπων και λειτουργιών στο ρεπερτόριό σας
Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε το εργαλείο Εισαγωγή τύπου
Μην φοβάστε να δοκιμάσετε μερικές νέες φόρμουλες. Για να εισαγάγετε μια συνάρτηση, επισημάνετε το κελί που θα περιέχει τη συνάρτηση. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Τύπος στην Κορδέλα στο επάνω μέρος του υπολογιστικού φύλλου και επιλέξτε "Εισαγωγή συνάρτησης". Εάν γνωρίζετε τον ακριβή τύπο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, μπορείτε να τον πληκτρολογήσετε. Μπορείτε επίσης να πληκτρολογήσετε λέξεις -κλειδιά όπως "καταμέτρηση κελιών". Το Excel μπορεί να σας βοηθήσει να βρείτε τον τύπο που χρειάζεστε, ο οποίος είναι πραγματικά χρήσιμος.
Βήμα 2. Εξασκηθείτε στη χρήση SUMPRODUCT στο Excel
Αυτή η συνάρτηση χρησιμοποιείται για να πολλαπλασιάσει πίνακες ή εύρη και να σας δώσει το άθροισμα του προϊόντος. Η σύνταξη είναι: = SUMPRODUCT (array1, [array 2],…)
Υπάρχουν διαφορετικές λειτουργίες στο SUMPRODUCT. Για παράδειγμα, εάν πρέπει να προσθέσετε τις κάτω τιμές των δεδομένων σας, μπορείτε να επιλέξετε τη λειτουργία ΜΙΚΡΕΣ μέσα στη συνάρτηση SUMPRODUCT
Βήμα 3. Χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση COUNTIF
Αυτό είναι χρήσιμο εάν θέλετε να καθορίσετε πόσες φορές ένας αριθμός ή λέξη εμφανίζεται στο υπολογιστικό φύλλο σας. Ο τύπος είναι = COUNTIF (εύρος, κριτήρια).
Για παράδειγμα, αν θέλετε να μάθετε πόσο συχνά εμφανίζεται η λέξη "California", πληκτρολογείτε = COUNTIF (B: B, "California")
Βήμα 4. Χρησιμοποιήστε το VLOOKUP για να συνδυάσετε δεδομένα
Μπορείτε να σκεφτείτε ότι το VLOOKUP μοιάζει με τη χρήση ενός τηλεφωνικού καταλόγου για να χρησιμοποιήσετε το όνομα ενός ατόμου για να βρείτε τον αριθμό τηλεφώνου του. Αυτή η συνάρτηση σας επιτρέπει να κοιτάξετε μια πληροφορία και να βρείτε την αντίστοιχη τιμή της στην ίδια ή διαφορετική γραμμή ή στήλη.
- Mightσως διαπιστώσετε ότι θέλετε να συνδυάσετε 2 ή περισσότερα υπολογιστικά φύλλα σε 1. Αρχικά, βεβαιωθείτε ότι έχετε τουλάχιστον 1 στήλη που είναι απολύτως πανομοιότυπη και στα δύο υπολογιστικά φύλλα. Ο τύπος είναι: = VLOOKUP (τιμή αναζήτησης, πίνακας πίνακα, αριθμός στήλης, [αναζήτηση εύρους]).
-
Για παράδειγμα, όταν εισάγετε τις δικές σας μεταβλητές, μπορεί να μοιάζει με αυτό:
- = VLOOKUP (C2, Sheet2! A: B, 2, FALSE)
- Αυτό θα ήταν χρήσιμο εάν είχατε έναν αριθμό ανταλλακτικού για έναν εξοπλισμό και έπρεπε να γνωρίζετε την τιμή του ανταλλακτικού.
Μέθοδος 4 από 4: Συμβουλευτείτε άλλους πόρους για να μάθετε περισσότερα
Βήμα 1. Απευθυνθείτε στον κ. Excel για δύσκολα προβλήματα
Ακόμα και ένας ειδικός του Excel μπορεί να αντιμετωπίσει προβλήματα. Είναι εντάξει! Το Excel έχει τόσες πολλές δυνατότητες, θα ήταν αρκετά δύσκολο να τα γνωρίζω όλα. Αν βρεθείτε κολλημένοι, απλώς μεταβείτε στη διεύθυνση www.mrexcel.com. Αρχικά, μπορείτε να προσπαθήσετε να βρείτε την απάντηση στην ερώτησή σας στους πίνακες μηνυμάτων. Άλλες χρήσεις μπορούν να σας βοηθήσουν πραγματικά.
Εάν χρειάζεστε βοήθεια από ειδικούς, μπορείτε να εγγραφείτε για συμβουλές από τον κ. Excel. Μπορεί να χρειαστεί να ξοδέψετε λίγα χρήματα, αλλά πιθανότατα θα πάρετε μια προσαρμοσμένη λύση που μπορεί πραγματικά να σας βοηθήσει
Βήμα 2. Πάρτε ένα δωρεάν διαδικτυακό σεμινάριο
Είτε ψάχνετε για νέες συντομεύσεις, είτε απλά θέλετε να εντυπωσιάσετε το αφεντικό σας με νέες δεξιότητες, ένα σεμινάριο μπορεί πραγματικά να σας βοηθήσει να ανεβάσετε το πόδι σας. Το GCF Learn Free προσφέρει ένα πραγματικά εμπεριστατωμένο μάθημα που αντιμετωπίζει μια ποικιλία ζητημάτων Excel. Μπορείτε να μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε πιο γρήγορα την ανάλυση What-If και να δείτε παραδείγματα για τον τρόπο χρήσης πολλών διαφορετικών τύπων.
Βήμα 3. Κάντε μια γρήγορη αναζήτηση στο διαδίκτυο για να βρείτε μια τάξη στην περιοχή σας
Στη μηχανή αναζήτησής σας απλά πληκτρολογήστε "class class" και πού ζείτε. Για παράδειγμα, μπορείτε να πληκτρολογήσετε "τάξη excel στο Σικάγο". Με χρέωση, μπορείτε να εγγραφείτε για προσωπικά ή διαδικτυακά μαθήματα. Θα μπορείτε να ζητήσετε από έναν ειδικό εκπαιδευτή να σας δείξει τα πιο πρόσφατα κόλπα.
Συμβουλές
- Μπορείτε να παρακολουθήσετε μαθήματα στο Excel online ή προσωπικά στο κολέγιο της τοπικής κοινότητάς σας.
- Μπορεί επίσης να σας φανεί χρήσιμο να κατεβάσετε ορισμένα πρότυπα Excel και να εξασκηθείτε χρησιμοποιώντας τις νέες σας δεξιότητες.
