Η χρήση της λειτουργίας AutoFilter του Microsoft Excel είναι ένας γρήγορος και απλός τρόπος για να ταξινομήσετε μεγαλύτερες ποσότητες δεδομένων. Τα φίλτρα υποστηρίζουν μια ποικιλία κριτηρίων με τα οποία μπορείτε να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας. Για να ξεκινήσετε, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα σύνολο δεδομένων. Στη συνέχεια, το μόνο που απομένει είναι η επιλογή του στόχου και η ενεργοποίηση του Αυτόματου φίλτρου πατώντας το κουμπί "Φίλτρο" που βρίσκεται στην καρτέλα "Δεδομένα" και η προσαρμογή του φίλτρου όπως θέλετε. Αυτή η διαδικασία μπορεί να κατακτηθεί σε λίγα λεπτά, αυξάνοντας τελικά την αποδοτικότητά σας στο Excel.
Βήματα
Μέρος 1 από 2: Ξεκινώντας με το Αυτόματο φίλτρο
Βήμα 1. Δημιουργήστε έναν πίνακα
Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα σας έχουν επικεφαλίδες στηλών για να καθορίσετε τα δεδομένα κάτω από αυτό. Η επικεφαλίδα είναι όπου θα τοποθετηθεί το φίλτρο και δεν θα συμπεριληφθεί στα δεδομένα που έχουν ταξινομηθεί. Κάθε στήλη μπορεί να έχει ένα μοναδικό σύνολο δεδομένων (π.χ. ημερομηνία, ποσότητα, όνομα κ.λπ.) και να περιέχει όσες καταχωρήσεις θέλετε να ταξινομήσετε.
Μπορείτε να παγώσετε τις επικεφαλίδες σας στη θέση τους, επιλέγοντας τη γραμμή που περιέχει και μεταβαίνοντας στην επιλογή "Προβολή> Πάγωμα παραθύρων". Αυτό θα σας βοηθήσει να παρακολουθείτε τις φιλτραρισμένες κατηγορίες σε μεγάλα σύνολα δεδομένων
Βήμα 2. Επιλέξτε όλα τα δεδομένα που θέλετε να φιλτράρετε
Κάντε κλικ και σύρετε για να επιλέξετε όλα τα κελιά που θέλετε να συμπεριληφθούν στο φίλτρο. Δεδομένου ότι το AutoFilter είναι, όπως υποδηλώνει το όνομα, μια αυτόματη διαδικασία, δεν μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να φιλτράρετε μη συνεχόμενες στήλες. Όλες οι στήλες μεταξύ θα ρυθμιστούν ώστε να φιλτράρονται μαζί τους.
Βήμα 3. Ενεργοποιήστε το Αυτόματο φίλτρο
Μεταβείτε στην καρτέλα "Δεδομένα" και, στη συνέχεια, πατήστε "Φίλτρο". Μόλις ενεργοποιηθεί, οι κεφαλίδες στήλης θα έχουν αναπτυσσόμενα κουμπιά. Χρησιμοποιώντας αυτά τα κουμπιά, μπορείτε να ορίσετε τις επιλογές φίλτρου σας.
Βήμα 4. Επιλέξτε κριτήρια φίλτρου
Οι επιλογές φίλτρων μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με τον τύπο δεδομένων εντός των κελιών. Τα κελιά κειμένου θα φιλτράρονται με βάση το περιεχόμενο κειμένου, ενώ τα κελιά αριθμών θα έχουν μαθηματικά φίλτρα. Υπάρχουν μερικά φίλτρα που μοιράζονται και τα δύο. Όταν ένα φίλτρο είναι ενεργό, ένα μικρό εικονίδιο φίλτρου θα εμφανιστεί στην κεφαλίδα της στήλης.
- Ταξινόμηση αύξουσα: ταξινομεί τα δεδομένα σε αύξουσα σειρά με βάση τα δεδομένα σε αυτήν τη στήλη. οι αριθμοί ταξινομούνται 1, 2, 3, 4, 5, κ.λπ. και οι λέξεις ταξινομούνται αλφαβητικά ξεκινώντας με a, b, c, d, e κ.λπ.
- Ταξινόμηση φθίνουσα: ταξινομεί τα δεδομένα σε φθίνουσα σειρά με βάση τα δεδομένα σε αυτήν τη στήλη. Οι αριθμοί ταξινομούνται με αντίστροφη σειρά 5, 4, 3, 2, 1 κ.λπ. και οι λέξεις ταξινομούνται με αντίστροφη αλφαβητική σειρά, ε, δ, γ, β, α, κ.λπ.
- Top 10: Οι πρώτες 10 σειρές δεδομένων στο υπολογιστικό φύλλο σας ή οι πρώτες 10 σειρές δεδομένων από τη φιλτραρισμένη επιλογή
- Συγκεκριμένες συνθήκες: Ορισμένες παράμετροι φίλτρου μπορούν να ρυθμιστούν χρησιμοποιώντας λογική τιμών, όπως τιμές φιλτραρίσματος μεγαλύτερες από, μικρότερες από, ίσες με, πριν, μετά, μεταξύ, που περιέχουν κ.λπ. Αφού επιλέξετε μία από αυτές, θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε τα όρια παραμέτρων (π. Μετά την 1/1/2011 ή μεγαλύτερη από 1000).
- Σημείωση: τα φιλτραρισμένα δεδομένα αποκρύπτονται, ΔΕΝ διαγράφονται. Δεν θα χάσετε κανένα στοιχείο φιλτράροντας.
Μέρος 2 από 2: Προσαρμογή και απενεργοποίηση του αυτόματου φίλτρου
Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε προσαρμοσμένο αυτόματο φίλτρο για πιο περίπλοκη ταξινόμηση
Ένα προσαρμοσμένο φίλτρο επιτρέπει την εφαρμογή πολλαπλών φίλτρων χρησιμοποιώντας τη λογική "και/ή". Η επιλογή "Προσαρμοσμένο φίλτρο …" παρατίθεται στο κάτω μέρος του αναπτυσσόμενου μενού φίλτρου και εμφανίζει ένα ξεχωριστό παράθυρο. Εδώ μπορείτε να επιλέξετε έως δύο επιλογές φίλτρου και, στη συνέχεια, να επιλέξετε το κουμπί "Και" ή "Or" για να κάνετε αυτά τα φίλτρα αποκλειστικά ή χωρίς αποκλεισμούς.
Για παράδειγμα: μια στήλη που περιέχει ονόματα θα μπορούσε να φιλτραριστεί από αυτά που περιέχουν "A" ή "B", πράγμα που σημαίνει ότι ο Andrew και ο Bob θα εμφανίζονταν και οι δύο. Αλλά κανένα από τα δύο δεν θα εμφανίζεται σε ένα σετ φίλτρων για εκείνα που περιέχουν και "Α" και "Β"
Βήμα 2. Εκκαθαρίστε τα φίλτρα σας
Για να διαγράψετε ένα μόνο φίλτρο, επιλέξτε το αναπτυσσόμενο μενού για τη φιλτραρισμένη στήλη και επιλέξτε "Διαγραφή φίλτρου από [όνομα]". Για να διαγράψετε όλα τα φίλτρα, επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στον πίνακα και μεταβείτε στην καρτέλα "Δεδομένα" και πατήστε "Εκκαθάριση" (δίπλα στην εναλλαγή φίλτρου).
Βήμα 3. Απενεργοποιήστε το Αυτόματο φίλτρο
Εάν θέλετε να απενεργοποιήσετε εντελώς τα φίλτρα, απλώς καταργήστε την επιλογή του Αυτόματου φίλτρου ενώ είναι επιλεγμένος ο πίνακας.
Συμβουλές
- Μπορείτε να δείτε σε ποιες επικεφαλίδες στηλών έχουν εφαρμοστεί φίλτρα, κοιτώντας το αναπτυσσόμενο κουμπί μενού. Εάν το βέλος στο κουμπί είναι μπλε, τότε έχει εφαρμοστεί ένα φίλτρο σε αυτό το μενού. Εάν το βέλος στο κουμπί είναι μαύρο, τότε ένα φίλτρο σε αυτό το μενού δεν έχει εφαρμοστεί.
- Το Αυτόματο φίλτρο τακτοποιεί τα δεδομένα κάθετα, πράγμα που σημαίνει ότι οι επιλογές φίλτρου μπορούν να εφαρμοστούν μόνο στις επικεφαλίδες στηλών, αλλά όχι στις γραμμές. Ωστόσο, εισάγοντας κατηγορίες για κάθε γραμμή και στη συνέχεια φιλτράροντας μόνο αυτήν τη στήλη, μπορείτε να έχετε το ίδιο αποτέλεσμα.
- Το φίλτρο δεν θα λειτουργήσει πέρα από τυχόν κενά κελιά, αν αφήσετε κενά τα κελιά.
- Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας πριν χρησιμοποιήσετε αυτόματο φίλτρο. Ενώ μπορεί να απενεργοποιηθεί το Αυτόματο φίλτρο, τυχόν αλλαγές που γίνονται στα δεδομένα ενδέχεται να αντικαταστήσουν τις υπάρχουσες πληροφορίες σας.
Προειδοποιήσεις
- Φιλτράροντας τα δεδομένα σας, δεν διαγράφετε σειρές, τις αποκρύπτετε. Μπορείτε να αποκρύψετε τις κρυμμένες σειρές επιλέγοντας τη γραμμή πάνω και κάτω από την κρυφή σειρά, κάνοντας δεξί κλικ πάνω τους και επιλέγοντας "Unhide".
- Αποθηκεύστε τις αλλαγές σας συχνά εκτός εάν έχετε δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας και δεν σχεδιάζετε να αντικαταστήσετε τα δεδομένα σας.
