Αυτό το wikiHow σας διδάσκει πώς να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία "Συγχώνευση αλληλογραφίας" στο Microsoft Word. Η συγχώνευση αλληλογραφίας σάς επιτρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο πληροφοριών επικοινωνίας για να εκχωρήσετε αυτόματα μια διαφορετική διεύθυνση, όνομα ή άλλη πληροφορία σε κάθε αντίγραφο ενός εγγράφου. Αυτό είναι χρήσιμο όταν εξατομικεύετε ενημερωτικά δελτία ή δηλώσεις, καθώς δεν χρειάζεται να γράφετε με το χέρι το όνομα ή τη διεύθυνση κάθε ατόμου στο επάνω μέρος κάθε εγγράφου.
Βήματα
Μέρος 1 από 3: Δημιουργία φύλλου επαφών
Βήμα 1. Ανοίξτε το Microsoft Excel
Το εικονίδιο εφαρμογής του Microsoft Excel μοιάζει με ένα λευκό "X" σε σκούρο πράσινο φόντο. Θα ανοίξει η σελίδα "Νέο" του Excel.
Εάν έχετε ήδη ένα φύλλο επαφών στο Excel, παραλείψτε να εισαγάγετε τις επαφές του Excel
Βήμα 2. Κάντε κλικ στο Κενό βιβλίο εργασίας
Βρίσκεται στην επάνω αριστερή πλευρά της σελίδας "Νέο". Αυτό θα ανοίξει ένα νέο, κενό έγγραφο Excel.
Βήμα 3. Προσθέστε τις επικεφαλίδες επαφών σας
Ξεκινώντας στο κελί Α'1 και μετακινώντας από εκεί, εισαγάγετε τις ακόλουθες κεφαλίδες:
- FirstName - Τα ονόματα των επαφών σας θα μπουν σε αυτήν τη στήλη (κελί Α'1).
- Επώνυμο - Τα επώνυμα των επαφών σας θα εμφανίζονται σε αυτήν τη στήλη (κελί Β1).
- Τηλ - Οι αριθμοί τηλεφώνου των επαφών σας θα εμφανίζονται σε αυτήν τη στήλη (κελί Γ1).
- StreetAddress - Οι διευθύνσεις των επαφών σας θα εμφανίζονται σε αυτήν τη στήλη (κελί Δ1).
- Πόλη - Οι πόλεις κατοικίας των επαφών σας θα εμφανίζονται σε αυτήν τη στήλη (κελί Ε1).
- Πολιτεία - Τα κράτη διαμονής των επαφών σας θα εμφανίζονται σε αυτήν τη στήλη (κελί F1).
- ZIP - Οι ταχυδρομικοί κώδικες των επαφών σας θα μπουν σε αυτήν τη στήλη (κελί G1).
- Email - Οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των επαφών σας θα εμφανίζονται σε αυτήν τη στήλη (κελί Η1).
Βήμα 4. Εισαγάγετε τις πληροφορίες των επαφών σας
Ξεκινώντας από τη στήλη Α, κελί 2, αρχίστε να εισάγετε τα στοιχεία επικοινωνίας για καθένα από τα άτομα για τα οποία θέλετε να δημιουργήσετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας.
Βεβαιωθείτε ότι αυτές οι πληροφορίες είναι ακριβείς πριν προχωρήσετε
Βήμα 5. Αποθηκεύστε το έγγραφό σας
Να το πράξουν:
- Windows - Κάντε κλικ Αρχείο, Κάντε κλικ Αποθήκευση ως, διπλό κλικ Αυτό το PC, κάντε κλικ σε μια τοποθεσία αποθήκευσης στην αριστερή πλευρά του παραθύρου, πληκτρολογήστε το όνομα του εγγράφου στο πλαίσιο κειμένου "Όνομα αρχείου" και κάντε κλικ στο Αποθηκεύσετε.
- Mac - Κάντε κλικ Αρχείο, Κάντε κλικ Αποθήκευση ως…, εισαγάγετε το όνομα του εγγράφου στο πεδίο "Αποθήκευση ως", επιλέξτε μια τοποθεσία αποθήκευσης κάνοντας κλικ στο πλαίσιο "Πού" και κάνοντας κλικ σε ένα φάκελο και κάντε κλικ στο Αποθηκεύσετε.
- Λάβετε υπόψη την επιλεγμένη τοποθεσία αποθήκευσης-θα χρειαστεί να βρείτε το υπολογιστικό φύλλο του Excel αργότερα.
Βήμα 6. Κλείστε το Excel
Κάντε κλικ στο Χ στην επάνω δεξιά γωνία του Excel (Windows) ή τον κόκκινο κύκλο στην επάνω αριστερή γωνία (Mac). Τώρα μπορείτε να προχωρήσετε στη δημιουργία της συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Microsoft Word.
Μέρος 2 από 3: Εισαγωγή επαφών στο Word
Βήμα 1. Ανοίξτε το Microsoft Word
Το εικονίδιο της εφαρμογής Word μοιάζει με λευκό "W" σε σκούρο μπλε φόντο. Όπως και με το Excel, θα ανοίξει η σελίδα "Νέο".
Εάν έχετε ένα υπάρχον έγγραφο Microsoft Word στο οποίο θέλετε να εισαγάγετε τις επαφές του Excel, θα κάνετε διπλό κλικ για να το ανοίξετε και να παραλείψετε το επόμενο βήμα
Βήμα 2. Κάντε κλικ στην επιλογή Κενό έγγραφο
Είναι ένα λευκό πλαίσιο στην επάνω αριστερή πλευρά της σελίδας. Θα ανοίξει ένα κενό έγγραφο του Microsoft Word.
Βήμα 3. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αποστολές
Αυτή η καρτέλα βρίσκεται στο επάνω μέρος του παραθύρου του Microsoft Word. Μια γραμμή εργαλείων θα εμφανιστεί ακριβώς κάτω από τη σειρά καρτελών εδώ.
Βήμα 4. Κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή παραληπτών
Βρίσκεται στην ενότητα "Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας" του ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ γραμμή εργαλείων. Με αυτόν τον τρόπο, εμφανίζεται ένα αναπτυσσόμενο μενού.
Βήμα 5. Κάντε κλικ στην επιλογή Χρήση υπάρχουσας λίστας…
Θα βρείτε αυτήν την επιλογή στο αναπτυσσόμενο μενού. Θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο.
- Εάν θέλετε ποτέ να χρησιμοποιήσετε τις επαφές του Outlook, μπορείτε να επιλέξετε το Επιλέξτε από τις Επαφές του Outlook επιλογή στο αναπτυσσόμενο μενού.
- Μπορείτε επίσης να πληκτρολογήσετε μια προσωρινή λίστα στοιχείων επικοινωνίας στο Word επιλέγοντας το Πληκτρολογήστε μια νέα λίστα επιλογή. Αυτό είναι χρήσιμο όταν χρειάζεται μόνο να δημιουργήσετε μια χούφτα πληροφοριών επαφών.
Βήμα 6. Επιλέξτε το φύλλο επαφών του Microsoft Excel
Στην αριστερή πλευρά του παραθύρου, κάντε κλικ στο φάκελο στον οποίο αποθηκεύσατε το φύλλο Excel και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο φύλλο Excel για να το επιλέξετε.
Βήμα 7. Κάντε κλικ στο Άνοιγμα
Βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου.
Βήμα 8. Επιβεβαιώστε την απόφαση
Κάντε κλικ στο όνομα του φύλλου Excel στο αναδυόμενο παράθυρο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Εντάξει στο κάτω μέρος του παραθύρου. Το φύλλο Excel σας θα επιλεγεί ως η τοποθεσία από την οποία θα φορτωθούν οι επαφές σας.
Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου "Η πρώτη σειρά δεδομένων περιέχει κεφαλίδες στήλης" στο κάτω μέρος αυτού του παραθύρου
Μέρος 3 από 3: Χρήση συγχώνευσης αλληλογραφίας
Βήμα 1. Μεταβείτε στο μέρος στο οποίο θέλετε να εισαγάγετε τα στοιχεία επικοινωνίας
Βρείτε το μέρος όπου θέλετε να εισαγάγετε τα στοιχεία επικοινωνίας (π.χ. το επάνω μέρος του εγγράφου) και κάντε κλικ σε αυτό για να τοποθετήσετε τον κέρσορα εκεί.
Βήμα 2. Κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης
Είναι μια επιλογή στην ενότητα "Γράψτε και εισαγάγετε πεδία" του ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ αυτί. Θα εμφανιστεί ένα αναπτυσσόμενο μενού.
Σως χρειαστεί να κάνετε κλικ στο ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ καρτέλα ξανά πριν το κάνετε αυτό.
Βήμα 3. Επιλέξτε έναν τύπο πληροφοριών
Στο αναπτυσσόμενο μενού, κάντε κλικ στο όνομα μιας από τις κεφαλίδες από το έγγραφο Excel για να το εισαγάγετε.
Για παράδειγμα, θα κάνετε κλικ Ονομα στο αναπτυσσόμενο μενού εάν θέλετε να εισαγάγετε μια ετικέτα για τα ονόματα των επαφών.
Βήμα 4. Προσθέστε άλλες πληροφορίες όπου είναι απαραίτητο
Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει διευθύνσεις επαφών, επώνυμα, αριθμούς τηλεφώνου και ούτω καθεξής.
Βήμα 5. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος & Συγχώνευση
Βρίσκεται στην ακροδεξιά πλευρά του ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ γραμμή εργαλείων της καρτέλας. Αυτό εμφανίζει ένα αναπτυσσόμενο μενού.
Βήμα 6. Επιλέξτε μια επιλογή συγχώνευσης
Κάντε κλικ σε ένα από τα ακόλουθα:
- Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων - Ανοίγει το έγγραφο κάθε παραλήπτη, επιτρέποντάς σας να εξατομικεύσετε περαιτέρω τα έγγραφα.
- Εκτύπωση εγγράφων… - Σας επιτρέπει να εκτυπώσετε ένα αντίγραφο του εγγράφου σας για κάθε άτομο που αναφέρεται στο φύλλο επαφών σας.
- Αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου… - Σας επιτρέπει να στείλετε τα έγγραφα ως μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των επαφών θα επιλεγούν ως διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προορισμού.
Βήμα 7. Ακολουθήστε τις οδηγίες που εμφανίζονται στην οθόνη
Ανάλογα με την επιλεγμένη επιλογή σας, θα έχετε μια επιπλέον φόρμα για έλεγχο (για παράδειγμα, εάν το επιλέξατε ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ, θα πρέπει να εισαγάγετε ένα θέμα και στη συνέχεια να κάνετε κλικ Εντάξει). Με αυτόν τον τρόπο θα ολοκληρωθεί η διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας.
