Είτε είστε αρχάριος στο PowerPoint είτε είστε επαγγελματίας παρουσίασης, υπάρχει πάντα μια κρίσιμη ερώτηση κατά την ανάπτυξη της παρουσίασης: πόσες διαφάνειες πρέπει να συμπεριλάβετε; Το να σκεφτείτε το χρόνο που διαθέτετε και τον ρυθμό με τον οποίο μιλάτε είναι αξιόπιστοι τρόποι για να υπολογίσετε τον σωστό αριθμό διαφανειών. Η κατανόηση των καλών επιλογών σχεδιασμού και η εκμάθηση της αποδοχής της παρουσίασής σας ως μοναδικού προϊόντος θα σας απαλλάξει από την ανάγκη να αισθανθείτε εγκλωβισμένοι από σκληρούς και γρήγορους κανόνες σχετικά με τον "σωστό" αριθμό διαφανειών.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 3: Επιλογή του σωστού αριθμού διαφανειών με βάση τις επιλογές σχεδίασης
Βήμα 1. Παρέχετε τη σωστή ποσότητα πληροφοριών
Οι παρουσιάσεις του PowerPoint είναι χρήσιμες για να παρέχουν μια επισκόπηση, μια γενική περιγραφή ενός δεδομένου θέματος. Η παρουσίασή σας δεν πρέπει να είναι εγκυκλοπαιδική. Μην υπερβαίνετε, συμπεριλαμβανομένων κάθε μικρής λεπτομέρειας, παραπομπής ή παραστατικού που μπορεί να ενημερώσει τη συνομιλία για το θέμα που παρουσιάζετε. Οι πάρα πολλές πληροφορίες θα κάψουν το κοινό σας και θα μείνετε με ένα σωρό άτομα που ενδιαφέρονται περισσότερο για το μεσημεριανό παρά για αυτά που έχετε να πείτε.
Κρατήστε την παρουσίαση για εσάς και όχι την παρουσίαση διαφανειών. Οι διαφάνειες είναι εκεί για να υποστηρίξουν αυτά που έχετε να πείτε. Θα πρέπει να είναι μόνο ένα μέρος της παρουσίασής σας, όχι ολόκληρο
Βήμα 2. Διαχωρίστε τις σύνθετες διαφάνειες σε πολλές απλές διαφάνειες
Οι παρουσιάσεις του PowerPoint είναι οι πιο αποτελεσματικές και ισχυρές όταν υιοθετούν ένα καθαρό, μινιμαλιστικό ύφος. Για παράδειγμα, εάν έχετε μια διαφάνεια η επικεφαλίδα της οποίας είναι «Οικότοποι», με τρία σημεία κουκίδων κάτω από την ένδειξη «Δάσος», «Έρημος» και «Ωκεανός» με περιγραφή του κάθε οικοτόπου που ακολουθεί, καλό θα ήταν να διαθέσετε τρεις ξεχωριστούς διαφάνειες στα τρία διαφορετικά ενδιαιτήματα και περιλαμβάνουν περίληψη και εικόνα του καθενός στην κατάλληλη διαφάνεια.
Βήμα 3. Συμπεριλάβετε οπτικοακουστική υποστήριξη μόνο όταν χρειάζεται
Η παρουσίαση διαφανειών του PowerPoint θα πρέπει πάντα να είναι σχεδιασμένη για να ενισχύει τις λεκτικές εξηγήσεις σας με οπτικές εικόνες. Μερικές φορές λειτουργεί η τοποθέτηση λέξεων σε μια οθόνη, αλλά γενικά, το κείμενό σας πρέπει να είναι περιορισμένο. Χρειάζεστε τα γραφικά ως αφετηρία από την οποία θα εξηγήσετε αποτελέσματα, τάσεις, προβλέψεις ή συγκεκριμένα αποτελέσματα; Χρησιμοποιείτε οπτικά απλά για να κρατήσετε το κοινό σας αφοσιωμένο, για να παρέχετε χιούμορ ή/και για να προσαρμόσετε ποικίλα στυλ μάθησης; Αυτές και άλλες σχετικές ερωτήσεις θα πρέπει να καθοδηγούν τη διαδικασία λήψης αποφάσεων κατά την επίλυση του σωστού αριθμού διαφανειών για την παρουσίασή σας.
Περάστε ολόκληρη την παρουσίασή σας και αναρωτηθείτε εάν χρειάζεστε πραγματικά μια δεδομένη διαφάνεια. Εάν η απάντηση είναι αρνητική ή αν διαπιστώσετε ότι μπορείτε να παραδώσετε τις πληροφορίες προφορικά, καταργήστε τις
Μέθοδος 2 από 3: Χρήση χρόνου για τον προσδιορισμό του σωστού αριθμού διαφανειών
Βήμα 1. Εξασκηθείτε στην παρουσίασή σας μπροστά σε έναν καθρέφτη ή ένα μικρό κοινό φίλων και συγγενών πριν το κάνετε πραγματικά
Εάν, κατά τη διάρκεια της άσκησής σας, διαπιστώσετε ότι ο χρόνος σας έχει παρέλθει προτού μπορέσετε να ολοκληρώσετε ολόκληρη την παρουσίασή σας, θα ξέρετε ότι η παρουσίασή σας έχει πάρα πολλές διαφάνειες. Επιστρέψτε στον πίνακα σχεδίασης για να το επεξεργαστείτε ανάλογα.
- Εάν η παρουσίασή σας τελείωσε πολύ πριν από το χρονικό όριο που σας δόθηκε, προσπαθήστε να επεκτείνετε το χρόνο που αφιερώνετε σε κάθε διαφάνεια ή προσθέστε επιπλέον διαφάνειες για να επεκτείνετε τις πληροφορίες που εισάγονται στην παρουσίαση.
- Ζητήστε συμβουλές από την οικογένεια και τους φίλους σας κατά τη διάρκεια της παρουσίασης πρακτικής σας. Εάν αισθάνονται ότι υπάρχουν πάρα πολλές ή πολύ λίγες διαφάνειες ή αν αισθάνονται ότι ορισμένα τμήματα της παρουσίασης ήταν βιαστικά ή αργά, προσαρμόστε την παρουσίασή σας για να διορθώσετε αυτές τις ελλείψεις.
Βήμα 2. Σκεφτείτε την ταχύτητα με την οποία μιλάτε
Εάν μιλάτε αρκετά γρήγορα, θα μπορείτε να περάσετε από έναν μεγάλο αριθμό διαφανειών. Εάν, από την άλλη πλευρά, μιλάτε πιο αργά, πιθανότατα θα χρειαστείτε μικρότερο αριθμό διαφανειών. Χρησιμοποιήστε το ρυθμό ομιλίας σας για να καθορίσετε πόσες διαφάνειες μπορεί να φιλοξενήσει η παρουσίασή σας.
Βήμα 3. Μην χρησιμοποιείτε πάρα πολλές διαφάνειες
Εάν έχετε δέκα λεπτά για να παρουσιάσετε, μπορεί να χρειαστείτε πάνω από 60 διαφάνειες. Από την άλλη πλευρά, ίσως χρειαστείτε μόνο δέκα διαφάνειες. Σε όποιον αριθμό και αν βρίσκεστε, μην συμπεριλαμβάνετε περισσότερες διαφάνειες από όσες μπορείτε να περάσετε στον καθορισμένο χρόνο παρουσίασης.
Βήμα 4. Μην χρησιμοποιείτε πολύ λίγες διαφάνειες
Εάν έχετε πολλές πληροφορίες που θα ήταν χρήσιμες στο PowerPoint σας ή διαθέτετε γραφήματα, πίνακες ή εικόνες που θα μπορούσαν να βελτιώσουν την παρουσίασή σας, χρησιμοποιήστε τις. Παρόλο που δεν θέλετε να συμπεριλάβετε τόσες πολλές διαφάνειες που δεν μπορείτε να τις ξεπεράσετε όλες στον προβλεπόμενο χρόνο, ούτε θα πρέπει να αισθάνεστε περιορισμένοι στο σημείο που δεν θα συμπεριλάβετε πολύτιμες πληροφορίες ή γραφικά στην παρουσίασή σας.
Μέθοδος 3 από 3: Πέρα από τις τυποποιημένες απαντήσεις στην εύρεση του σωστού αριθμού διαφανειών
Βήμα 1. Μην ακούτε τους ειδικούς
Ο καθένας φαίνεται να έχει τη δική του ιδέα για το πόσες διαφάνειες είναι αρκετές. Μερικοί άνθρωποι πιστεύουν ότι πέντε διαφάνειες είναι αρκετές για τριάντα λεπτά, άλλοι πιστεύουν ότι δέκα είναι αρκετές για είκοσι λεπτά και άλλοι πιστεύουν ότι ενενήντα ή περισσότερες θα μπορούσαν να είναι σωστές για είκοσι λεπτά. Στην πραγματικότητα, κάθε παρουσίαση είναι διαφορετική και πρέπει να προσεγγιστεί με βάση τη δική της αξία.
- Μια πολύ γνωστή διατύπωση για παρουσιάσεις στο PowerPoint είναι ο κανόνας 10/20/30. Αυτός ο κανόνας υπαγορεύει ότι πρέπει να χρησιμοποιήσετε περίπου δέκα διαφάνειες για είκοσι λεπτά παρουσίασης και κάθε διαφάνεια πρέπει να χρησιμοποιεί γραμματοσειρά τριάντα σημείων. Με άλλα λόγια, κάθε διαφάνεια πρέπει να έχει μήκος περίπου δύο λεπτά. Perhapsσως ο κανόνας 10/20/30 να λειτουργεί για εσάς. Εάν όχι, μην αισθάνεστε σαν να χρησιμοποιείτε λάθος αριθμό διαφανειών.
- Άλλοι υποστηρίζουν ότι μια μέση διαφάνεια πρέπει να εμφανίζεται στην οθόνη για όχι περισσότερο από δύο λεπτά και μπορεί να είναι στην οθόνη για μόλις 15 δευτερόλεπτα.
Βήμα 2. Αντιστοιχίστε τον αριθμό των διαφανειών με το θέμα
Ορισμένα θέματα απαιτούν μερικές διαφάνειες και πολλή έκθεση. Άλλα θέματα απαιτούν πολλές διαφάνειες με ελάχιστη μόνο εξήγηση. Για παράδειγμα, εάν η παρουσίασή σας αφορά ένα συγκεκριμένο προϊόν ή ένα όμορφο τοπίο, τότε πολλές διαφάνειες που περιέχουν φωτογραφίες μπορεί να είναι πιο αποτελεσματικές από μερικές διαφάνειες που περιέχουν κείμενο. Σκεφτείτε πώς μπορείτε να συνδυάσετε έναν αριθμό διαφανειών βάσει κειμένου σε μερικές διαφάνειες βάσει εικόνας με κάποιο συνοδευτικό κείμενο και αντίστροφα.
Βήμα 3. Προσαρμόστε την παρουσίασή σας στο κοινό σας
Εάν παρουσιάζετε πολύ λεπτομερείς ή τεχνικές πληροφορίες σε μια ομάδα ανθρώπων που είναι πολύ εξοικειωμένοι με τους όρους και τις μετρήσεις του κλάδου που παρουσιάζετε, ενδέχεται να συμπεριλάβετε πολλές διαφάνειες στις οποίες μετακινείστε αρκετά γρήγορα, αλλά που είναι απαραίτητες παρέχετε υποστηρικτικό υλικό και αποδείξτε ότι γνωρίζετε για τι πράγμα μιλάτε. Εάν παρουσιάζετε τα ίδια δεδομένα σε μια επαγγελματική τάξη γυμνασίου, ίσως χρειαστεί να συμπυκνώσετε τις διαφάνειες που παρουσιάζετε και να επεξεργαστείτε την παρουσίαση, ώστε να εξηγήσετε κάθε έννοια στη γλώσσα που θα κατανοήσει ο λαϊκός.
Βήμα 4. Σκεφτείτε τον τόπο όπου παρουσιάζεστε
Εάν παρουσιάζεστε σε έναν μεγάλο χώρο όπως ένα αμφιθέατρο αλλά έχετε μόνο μια μικρή οθόνη προβολής για τις διαφάνειες του PowerPoint, θα πρέπει να ελαχιστοποιήσετε τη σημασία και τον αριθμό των διαφανειών σας και να επικεντρωθείτε στην προφορική πτυχή της παρουσίασής σας. Ομοίως, εάν παρουσιάζετε έξω ή σε περιβάλλον με έντονο φωτισμό, ίσως θελήσετε να διατηρήσετε τον αριθμό των διαφανειών στην παρουσίασή σας στο ελάχιστο, καθώς μπορεί να είναι πολύ δύσκολο να τις δείτε στη λάμψη.
Εάν, από την άλλη πλευρά, βρίσκεστε σε ένα πιο οικείο περιβάλλον και μπορείτε να ελέγξετε τον φωτισμό, ίσως έχετε την τάση να χρησιμοποιείτε μεγαλύτερο αριθμό διαφανειών. Όπως πάντα, ωστόσο, μην αισθάνεστε υποχρεωμένοι να χρησιμοποιήσετε πολλές διαφάνειες μόνο και μόνο επειδή μπορείτε
Συμβουλές
- Αντιμετωπίστε κάθε διαφάνεια με βάση τα πλεονεκτήματά της. Εάν μία διαφάνεια πρέπει να εμφανιστεί στην οθόνη για δύο λεπτά, ας είναι έτσι. Εάν πρέπει να είναι στην οθόνη για δέκα δευτερόλεπτα, είναι επίσης καλό.
- Εάν έχετε μια διαφάνεια χωρίς εικόνες αλλά πολλά σημεία κουκκίδων, για καθένα από τα οποία σκοπεύετε να μιλήσετε για δεκαπέντε έως είκοσι δευτερόλεπτα, μπορεί να αφιερώσετε πάνω από ένα λεπτό σε αυτήν τη διαφάνεια.
- Εάν η διαφάνειά σας έχει ενσωματωμένο βίντεο ή δεν χρησιμοποιείτε μία διαφάνεια για κάθε σημείο της παρουσίασής σας, μπορείτε να αφιερώσετε περισσότερο χρόνο σε κάθε διαφάνεια.
- Θυμηθείτε να εξασκηθείτε με τον οπτικοακουστικό εξοπλισμό σας πριν από την παρουσίασή σας για να βεβαιωθείτε ότι είστε εξοικειωμένοι με τον τρόπο χρήσης του και ότι όλα λειτουργούν σωστά.
- Η οπτική υποστήριξη δεν κάνει πάντα την παρουσίασή σας καλύτερη. Ρωτήστε τον εαυτό σας εάν η παρουσίασή σας θα μπορούσε να είναι απλώς μια ομιλία ή εάν χρειάζεται παρουσίαση διαφανειών.
