Στις 6 Ιουνίου 2006, η Google κυκλοφόρησε ένα προϊόν υπολογιστικών φύλλων ως "περιορισμένη δοκιμή" σε μικρό αριθμό χρηστών. Αυτό το περιορισμένο τεστ έμεινε και τα Φύλλα Google χρησιμοποιούνται πλέον ευρέως ως υπο-λειτουργία των Εγγράφων Google. Το προϊόν μοιάζει με μια απλή έκδοση του Microsoft Excel με ορισμένες λειτουργίες με δυνατότητα ιστού, όπως η εύκολη συνεργασία. Η έναρξη με τα Υπολογιστικά φύλλα Google είναι φιλική προς το χρήστη και αρκετά διαισθητική.
Βήματα
Μέρος 1 από 3: Άνοιγμα υπολογιστικού φύλλου
Βήμα 1. Πρόσβαση στα Υπολογιστικά φύλλα Google
Βρείτε την εφαρμογή μεταβαίνοντας στα Υπολογιστικά φύλλα Google. Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε κλικ στο μενού πλέγματος στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης σας, ενώ βρίσκεστε στην αρχική σελίδα της Google, στο λογαριασμό σας στο Gmail ή σε οποιαδήποτε σελίδα με αποτελέσματα αναζήτησης Google. Επιλέξτε Έγγραφα από το μενού και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο μενού με τρεις οριζόντιες γραμμές στην επάνω, αριστερή γωνία της σελίδας Έγγραφα. Τα φύλλα θα πρέπει να εμφανίζονται ως δεύτερη επιλογή από το επάνω μέρος και μπορείτε να κάνετε κλικ σε αυτό. Τέλος, μπορείτε να έχετε πρόσβαση στα Υπολογιστικά φύλλα μέσω του Google Drive κάνοντας κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού My Drive. Τα φύλλα θα εμφανιστούν ως μία από τις επιλογές.
Βήμα 2. Ανοίξτε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο
Η Google θα εμφανίσει μια ποικιλία προτύπων κάτω από το κείμενο "Έναρξη νέου υπολογιστικού φύλλου". Η πιο βασική επιλογή είναι το φύλλο "Κενό", αλλά μπορείτε επίσης να ανοίξετε πρότυπα σχεδιασμένα για προϋπολογισμούς, ημερολόγια και μια σειρά άλλων χρήσεων. Κάντε κλικ στο Περισσότερα για να δείτε πολλά επιπλέον πρότυπα.
Βήμα 3. Μετονομάστε το υπολογιστικό φύλλο σας
Τα νέα υπολογιστικά φύλλα ξεκινούν με πλάγια γραφή που διαβάζει "Άτιτλο υπολογιστικό φύλλο" στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης. Απλώς κάντε κλικ σε αυτό το κείμενο, αντικαταστήστε τον με τον τίτλο με τον οποίο θέλετε να αποθηκευτεί το έγγραφο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο ⏎ Επιστροφή.
Βήμα 4. Ανοίξτε ένα υπάρχον υπολογιστικό φύλλο από τον υπολογιστή σας
Ενδέχεται να δείτε μια λίστα εγγράφων του Microsoft Excel και των Υπολογιστικών φύλλων Google που βρίσκονται ήδη κάτω από τα διαθέσιμα πρότυπα. Αυτά είναι έγγραφα που έχουν ήδη αποθηκευτεί στην ενότητα "My Drive" των Εγγράφων Google. Εάν θέλετε να ανοίξετε ένα υπολογιστικό φύλλο που δεν βρίσκεται στο My Drive, κάντε κλικ στο εικονίδιο φακέλου στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης σας (που θα λέει "Άνοιγμα επιλογέα αρχείων" όταν ο δρομέας τοποθετηθεί πάνω του). Θα βρείτε την επιλογή Μεταφόρτωση προς τα δεξιά και αυτό θα σας επιτρέψει είτε να μεταφέρετε και να αποθέσετε αρχεία από τον υπολογιστή σας είτε να επιλέξετε ένα αρχείο από τις λίστες φακέλων.
Μέρος 2 από 3: Χρήση των Υπολογιστικών φύλλων Google
Βήμα 1. Εισαγάγετε δεδομένα σε γραμμές ή/και στήλες
Σημειώστε ότι μπορείτε να επισημάνετε το πρώτο κελί γραμμών και στηλών, με έντονη γραφή στο κείμενο των αρχικών κελιών για να τα ξεχωρίσετε από τα αριθμητικά δεδομένα που ακολουθούν. Θα βρείτε στήλες που φτάνουν μέχρι το γράμμα Z και έως και 1000 σειρές αρχικά.
Μπορείτε επίσης να προσθέσετε περισσότερες σειρές κάνοντας κύλιση στο κάτω μέρος και κάνοντας κλικ στο κουμπί Προσθήκη. Ακολουθεί ένα πλαίσιο κειμένου (και κείμενο που λέει "περισσότερες σειρές στο κάτω μέρος") που σας επιτρέπει να καθορίσετε πόσες γραμμές θέλετε να προσθέσετε
Βήμα 2. Προσαρμόστε γραμμές και στήλες
Για να χειριστείτε ολόκληρες σειρές (διαγραφή, απόκρυψη, αντιγραφή και επικόλληση κ.λπ.), κάντε δεξί κλικ στον αριθμό της σειράς και επιλέξτε τη λειτουργία που προτιμάτε από το μενού που εμφανίζεται. Για να εκτελέσετε παρόμοιες λειτουργίες σε ολόκληρες στήλες, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος που εμφανίζεται όταν ο δρομέας τοποθετείται πάνω από το γράμμα αυτής της στήλης.
- Μπορείτε επίσης να μετακινήσετε ή να διαγράψετε μια γραμμή ή στήλη επιλέγοντας τον αριθμό ή το γράμμα της (αντίστοιχα) και επιλέγοντας την καρτέλα Επεξεργασία από τη γραμμή εργαλείων.
- Μπορείτε να προσθέσετε μια νέα γραμμή ή στήλη σε μια συγκεκριμένη τοποθεσία επιλέγοντας οποιοδήποτε κελί που περιέχεται σε αυτήν και κάνοντας κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή από τη γραμμή εργαλείων. Θα δείτε επιλογές για εισαγωγή γραμμών ή στηλών πάνω ή κάτω και δεξιά ή αριστερά από το επιλεγμένο κελί.
Βήμα 3. Μορφοποιήστε κελιά, γραμμές ή στήλες
Για να μορφοποιήσετε μια ολόκληρη σειρά ή στήλη, επιλέξτε τον αντίστοιχο αριθμό ή γράμμα. Για να μορφοποιήσετε ένα μεμονωμένο κελί, επιλέξτε αυτό το κελί. Μόλις επιλεγεί το επιθυμητό σύνολο δεδομένων, μπορείτε είτε να κάνετε κλικ στην καρτέλα Μορφή είτε να επιλέξετε από πολλές επιλογές μορφοποίησης (Γραμματοσειρά, Μέγεθος γραμματοσειράς, έντονα, πλάγια κλπ.) Κατά μήκος της γραμμής εργαλείων.
- Η καρτέλα Μορφοποίηση και η γραμμή εργαλείων θα σας επιτρέψουν επίσης να καθορίσετε την ευθυγράμμιση και την περιτύλιξη κειμένου για κείμενο ή δεδομένα εντός κελιού, γραμμής ή στήλης.
- Επιλέγοντας πολλαπλά κελιά (οριζόντια ή κάθετα), θα ανακαλύψετε επίσης την επιλογή Συγχώνευσης κελιών τόσο στην καρτέλα Μορφή όσο και στη γραμμή εργαλείων.
- Για να προσαρμόσετε τον τρόπο που αναπαρίστανται οι αριθμοί μέσα σε ένα κελί, γραμμή ή στήλη, σημειώστε ότι υπάρχει μια υποενότητα Αριθμός στην καρτέλα Μορφή. Αυτό σας επιτρέπει να εμφανίζετε αριθμούς με διάφορους τρόπους (νόμισμα, ποσοστά κ.λπ.). Θα παρατηρήσετε επίσης αρκετές κοινώς χρησιμοποιούμενες επιλογές μορφοποίησης αριθμών κατά μήκος της γραμμής εργαλείων, καθώς και ένα μικρό αναπτυσσόμενο μενού για πρόσθετες μορφές αριθμών.
Βήμα 4. Οργάνωση δεδομένων
Αφού επιλέξετε το επιθυμητό σύνολο δεδομένων από καθορισμένα κελιά, σειρές ή στήλες, μπορείτε στη συνέχεια να ταξινομήσετε ή να φιλτράρετε αυτά τα δεδομένα κάνοντας κλικ στην καρτέλα Δεδομένα. Μπορείτε ακόμη να ονομάσετε εύρη δεδομένων για ευκολότερη αναφορά.
Βήμα 5. Εισαγάγετε γραφικά
Διάφορες οπτικές αναπαραστάσεις μπορεί να είναι χρήσιμες όταν προσπαθείτε να βοηθήσετε τους άλλους να κατανοήσουν καλύτερα τα δεδομένα σας. Μπορείτε να βρείτε την επιλογή να τοποθετήσετε γραφήματα, εικόνες, συνδέσμους, φόρμες και σχέδια κοντά στο κάτω μέρος του αναπτυσσόμενου μενού που εμφανίζεται μετά την επιλογή της καρτέλας Εισαγωγή.
Βήμα 6. Εκτελέστε λειτουργίες
Η ικανότητα υπολογιστικών φύλλων Google να εκτελεί υπολογισμούς είναι μία από τις πιο χρήσιμες δυνατότητές της. Θα βρείτε λειτουργίες στην καρτέλα Εισαγωγή και στη δεξιά πλευρά της γραμμής εργαλείων σας. Κάνοντας κλικ στο κουμπί της γραμμής εργαλείων θα αποκαλυφθούν πολλές συνηθισμένες λειτουργίες (SUM, AVERAGE, κ.λπ.) μαζί με μια επιλογή για περισσότερες λειτουργίες στο κάτω μέρος του αναπτυσσόμενου μενού.
- Τα Υπολογιστικά φύλλα Google προσφέρουν τις περισσότερες από τις ίδιες λειτουργίες που βρίσκουν οι χρήστες στο Microsoft Excel, οπότε όσοι έχουν ήδη εμπειρία με το λογισμικό θα πρέπει να θεωρούν ότι τα Φύλλα είναι αρκετά οικεία.
- Οι πιο προχωρημένοι χρήστες μπορούν επίσης να δημιουργήσουν τις δικές τους λειτουργίες χρησιμοποιώντας το Google Apps Script. Μπορείτε να βρείτε ένα πιο πλήρες σεμινάριο για να το κάνετε εδώ:
Μέρος 3 από 3: Αποθήκευση και κοινή χρήση υπολογιστικών φύλλων
Βήμα 1. Ολοκληρώστε το υπολογιστικό φύλλο σας
Ενώ τα Υπολογιστικά φύλλα Google αποθηκεύουν αυτόματα τα πρόχειρά σας, μπορεί να θέλετε να μετονομάσετε ξανά το υπολογιστικό φύλλο σας ή να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο του πριν το μοιραστείτε με άλλους. Μπορείτε να βρείτε αυτές τις επιλογές στην καρτέλα Αρχείο.
Βήμα 2. Μοιραστείτε το υπολογιστικό φύλλο σας
Μπορείτε να βρείτε τη λειτουργία Κοινή χρήση στην καρτέλα Αρχείο και ως μπλε κουμπί στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης σας. Επιλέξτε την επιλογή Κοινή χρήση και εισαγάγετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκείνων στους οποίους θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση στο υπολογιστικό φύλλο. Θα σημειώσετε ότι μπορείτε να καθορίσετε εάν οι άλλοι μπορούν να επεξεργαστούν, να σχολιάσουν ή απλά να δουν το έγγραφο. Θα δείτε επίσης μια επιλογή για τη δημιουργία ενός συνδέσμου για κοινή χρήση που μπορείτε να διανείμετε ξεχωριστά.
Βήμα 3. Κατεβάστε το υπολογιστικό φύλλο σας
Εάν θέλετε να έχετε ένα αντίγραφο του υπολογιστικού φύλλου σας τοπικά στον υπολογιστή σας, επιλέξτε την επιλογή "Λήψη ως" στην καρτέλα Αρχείο. Θα έχετε πολλές επιλογές, συμπεριλαμβανομένης της δυνατότητας λήψης του εγγράφου ως αρχείου Microsoft Excel (.xls) ή ως PDF.
Βήμα 4. Στείλτε email στο υπολογιστικό φύλλο σας
Θα βρείτε αυτήν την επιλογή στην καρτέλα Αρχείο. Μπορείτε είτε να στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους συνεργάτες (εκείνους με τους οποίους έχετε ήδη επιλέξει να μοιραστείτε το υπολογιστικό φύλλο) είτε να στείλετε το υπολογιστικό φύλλο σε άλλους ως συνημμένο.
