Πώς να χρησιμοποιήσετε τη Microsoft Access (με εικόνες)

Πίνακας περιεχομένων:

Πώς να χρησιμοποιήσετε τη Microsoft Access (με εικόνες)
Πώς να χρησιμοποιήσετε τη Microsoft Access (με εικόνες)

Βίντεο: Πώς να χρησιμοποιήσετε τη Microsoft Access (με εικόνες)

Βίντεο: Πώς να χρησιμοποιήσετε τη Microsoft Access (με εικόνες)
Βίντεο: Πώς να διορθώσετε γρήγορα τη σύνδεσή σας στο Διαδίκτυο Εξερευνήθηκαν τρεις επιλογές 2024, Μάρτιος
Anonim

Το Microsoft Access είναι ένα πρόγραμμα δημιουργίας βάσης δεδομένων που επιτρέπει σε οποιονδήποτε να διατηρεί και να επεξεργάζεται εύκολα μια βάση δεδομένων. Είναι κατάλληλο για οτιδήποτε, από μικρά έργα έως μεγάλες επιχειρήσεις και είναι ένα πολύ οπτικό πρόγραμμα. Αυτό το καθιστά εξαιρετικό για την εκτέλεση εισαγωγής δεδομένων, καθώς δεν χρειάζεται να εργάζεστε με πίνακες και υπολογιστικά φύλλα.

Βήματα

Μέρος 1 από 6: Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 1
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 1

Βήμα 1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και επιλέξτε "Νέο"

Η βάση δεδομένων είναι αυτό που θα περιέχει όλα τα δεδομένα σας στις διάφορες μορφές της. Μπορείτε να επιλέξετε να δημιουργήσετε μια κενή βάση δεδομένων, μια κενή βάση δεδομένων ιστού ή να επιλέξετε από μια ποικιλία προτύπων.

  • Μια κενή βάση δεδομένων είναι μια τυπική βάση δεδομένων της Access και είναι καλή για τοπική χρήση. Η δημιουργία μιας κενής βάσης δεδομένων θα δημιουργήσει επίσης έναν πίνακα.
  • Οι βάσεις δεδομένων Ιστού έχουν σχεδιαστεί για να είναι συμβατές με τα εργαλεία δημοσίευσης ιστού της Access. Η δημιουργία μιας κενής βάσης δεδομένων θα δημιουργήσει επίσης έναν πίνακα.
  • Τα πρότυπα είναι προκατασκευασμένες βάσεις δεδομένων που έχουν σχεδιαστεί για ένα ευρύ φάσμα χρήσεων. Επιλέξτε ένα πρότυπο εάν δεν θέλετε να αφιερώσετε πολύ χρόνο στη συγκρότηση της δομής της βάσης δεδομένων.
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 2
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 2

Βήμα 2. Ονομάστε τη βάση δεδομένων σας

Μόλις επιλέξετε έναν τύπο βάσης δεδομένων, δώστε του ένα όνομα που αντικατοπτρίζει το σκοπό για τον οποίο προορίζεται. Αυτό θα είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν πρόκειται να συνεργαστείτε με πολλές διαφορετικές βάσεις δεδομένων. Πληκτρολογήστε το όνομα αρχείου της βάσης δεδομένων σας στο πλαίσιο "Όνομα αρχείου". Επιλέξτε "Δημιουργία" για να δημιουργήσετε το νέο αρχείο βάσης δεδομένων.

Μέρος 2 από 6: Προσθήκη δεδομένων στη βάση δεδομένων

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 3
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 3

Βήμα 1. Καθορίστε την καλύτερη δομή για τα δεδομένα σας

Εάν δημιουργείτε μια κενή βάση δεδομένων, θα θέλετε να σκεφτείτε τον καλύτερο τρόπο οργάνωσης των δεδομένων σας και να προσθέσετε την κατάλληλη δομή. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να μορφοποιήσετε και να αλληλεπιδράσετε με τα δεδομένα σας στην Access:

  • Πίνακες - Αυτός είναι ο κύριος τρόπος αποθήκευσης των δεδομένων στη βάση δεδομένων σας. Οι πίνακες μπορούν να συγκριθούν με υπολογιστικά φύλλα στο Excel: τα δεδομένα είναι οργανωμένα σε γραμμές και στήλες. Εξαιτίας αυτού, η εισαγωγή δεδομένων από το Excel και άλλα προγράμματα υπολογιστικών φύλλων είναι μια σχετικά απλή διαδικασία.
  • Φόρμες - Οι φόρμες είναι ο τρόπος με τον οποίο τα δεδομένα προστίθενται στη βάση δεδομένων σας. Ενώ μπορείτε να εισαγάγετε τα δεδομένα στη βάση δεδομένων απευθείας στους πίνακες, η χρήση φόρμας επιτρέπει την ταχύτερη και πιο οπτική εισαγωγή δεδομένων.
  • Αναφορές - Αυτές συνοψίζουν και εμφανίζουν τα δεδομένα στη βάση δεδομένων σας. Οι αναφορές αφορούν την ανάλυση δεδομένων και την επιστροφή απαντήσεων σε συγκεκριμένες ερωτήσεις, όπως πόσα κέρδη αποκόμισαν ή πού βρίσκονται οι πελάτες. Αυτά είναι συνήθως σχεδιασμένα για εκτύπωση.
  • Ερωτήματα - Αυτός είναι ο τρόπος ανάκτησης και φιλτραρίσματος των δεδομένων σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ερωτήματα για να εμφανίσετε συγκεκριμένες καταχωρήσεις από πολλούς πίνακες. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ερωτήματα για τη δημιουργία και την ενημέρωση δεδομένων.
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 4
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 4

Βήμα 2. Δημιουργήστε τον πρώτο σας πίνακα

Εάν ξεκινάτε μια κενή βάση δεδομένων, θα ξεκινήσετε αυτόματα με έναν κενό πίνακα. Μπορείτε να αρχίσετε να εισάγετε τα δεδομένα σας σε αυτόν τον πίνακα, είτε με το χέρι είτε με αντιγραφή και επικόλληση από άλλη πηγή.

  • Κάθε κομμάτι δεδομένων πρέπει να δίνει τη δική του στήλη (πεδίο), ενώ κάθε εγγραφή πρέπει να είναι ξεχωριστή γραμμή. Για παράδειγμα, κάθε σειρά θα είναι πελάτης ενώ κάθε πεδίο θα είναι μια διαφορετική πληροφορία σχετικά με αυτόν τον πελάτη (όνομα, επώνυμο, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αριθμός τηλεφώνου κ.λπ.).
  • Μπορείτε να μετονομάσετε τις ετικέτες της στήλης για να διευκολύνετε να προσδιορίσετε ποιο πεδίο είναι τι. Κάντε διπλό κλικ στην επικεφαλίδα στήλης για να αλλάξετε το όνομα.
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 5
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 5

Βήμα 3. Εισαγωγή δεδομένων από άλλη πηγή

Εάν θέλετε να κάνετε εισαγωγή από ένα υποστηριζόμενο αρχείο ή τοποθεσία, μπορείτε να ορίσετε την Access για να λάβετε τις πληροφορίες και να τις προσθέσετε στη βάση δεδομένων σας. Αυτό είναι χρήσιμο για την απόκτηση δεδομένων από έναν διακομιστή ιστού ή κάποιον άλλο κοινόχρηστο πόρο.

  • Κάντε κλικ στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα.
  • Επιλέξτε τον τύπο αρχείου που εισάγετε. Στην ενότητα "Εισαγωγή και σύνδεση", θα δείτε μερικές επιλογές για τύπους δεδομένων. Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Περισσότερα για να δείτε περισσότερα. Το ODBC σημαίνει ανοικτή συνδεσιμότητα βάσης δεδομένων και περιλαμβάνει βάσεις δεδομένων όπως η SQL.
  • Μεταβείτε στη θέση των δεδομένων. Εάν είναι σε διακομιστή, θα πρέπει να δώσετε τη διεύθυνση διακομιστή.
  • Στο επόμενο παράθυρο, επιλέξτε "Καθορίστε πώς και πού θέλετε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα στην τρέχουσα βάση δεδομένων". Επιλέξτε "OK". Ακολουθήστε τα βήματα για να εισαγάγετε τα δεδομένα σας.
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 6
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 6

Βήμα 4. Προσθέστε έναν άλλο πίνακα

Θα θέλετε να διατηρείτε τα διαφορετικά αρχεία σας σε διαφορετικές βάσεις δεδομένων. Αυτό θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε την ομαλή λειτουργία των βάσεων δεδομένων σας. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε έναν πίνακα με πληροφορίες πελατών και έναν άλλο πίνακα για πληροφορίες παραγγελίας. Στη συνέχεια, θα μπορείτε να συνδέσετε τις πληροφορίες πελατών στον πίνακα πληροφοριών παραγγελίας.

Στην ενότητα Δημιουργία της καρτέλας Αρχική σελίδα, κάντε κλικ στο κουμπί πίνακα. Ένας νέος πίνακας θα εμφανιστεί στη βάση δεδομένων σας. Μπορείτε να εισαγάγετε πληροφορίες με τον ίδιο τρόπο που κάνατε για τον πρώτο πίνακα

Μέρος 3 από 6: Ρύθμιση σχέσεων πίνακα

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 7
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 7

Βήμα 1. Κατανοήστε πώς λειτουργούν τα κλειδιά

Κάθε πίνακας θα έχει ένα κύριο κλειδί που είναι μοναδικό για κάθε καταχώριση. Από προεπιλογή, η Access δημιουργεί μια στήλη ID που αυξάνεται σε αριθμό για κάθε καταχώρηση. Αυτό έχει οριστεί ως το κύριο κλειδί. Οι πίνακες μπορούν επίσης να έχουν ξένα κλειδιά. Αυτά είναι πεδία που συνδέονται με έναν άλλο πίνακα στη βάση δεδομένων. Τα συνδεδεμένα πεδία θα περιέχουν τα ίδια δεδομένα.

  • Για παράδειγμα, στον πίνακα "Παραγγελίες", ενδέχεται να έχετε ένα πεδίο "Αναγνωριστικό πελάτη" για να παρακολουθείτε ποιος πελάτης παρήγγειλε ποιο προϊόν. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια σχέση για αυτό το πεδίο με το πεδίο ID στον πίνακα Πελάτη.
  • Η χρήση σχέσεων σας βοηθά να διατηρήσετε τα δεδομένα σας συνεπή, αποτελεσματικά και ευανάγνωστα.
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 8
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 8

Βήμα 2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Εργαλεία βάσης δεδομένων

Κάντε κλικ στο κουμπί Σχέσεις στην ενότητα Σχέσεις. Αυτό θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο με μια επισκόπηση όλων των πινάκων στη βάση δεδομένων. Κάθε πεδίο θα αναγράφεται κάτω από το όνομα του πίνακα.

Θα χρειαστεί να έχετε δημιουργήσει το πεδίο για το ξένο κλειδί πριν δημιουργήσετε τη σχέση. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το αναγνωριστικό πελάτη στον πίνακα παραγγελιών, δημιουργήστε ένα πεδίο στον πίνακα παραγγελιών που ονομάζεται πελάτης και αφήστε το κενό. Βεβαιωθείτε ότι είναι η ίδια μορφή με το πεδίο που συνδέετε (αριθμοί σε αυτήν την περίπτωση)

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 9
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 9

Βήμα 3. Σύρετε το πεδίο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως ξένο κλειδί

Μεταφέρετέ το στο πεδίο που δημιουργήσατε για το ξένο κλειδί. Κάντε κλικ στο Δημιουργία στο παράθυρο που εμφανίζεται για να ορίσετε τη σχέση για τα πεδία. Θα εμφανιστεί μια γραμμή μεταξύ των δύο πινάκων, που θα συνδέει τα πεδία.

Επιλέξτε το πλαίσιο "Enforce Referential Integrity" κατά τη δημιουργία της σχέσης. Αυτό σημαίνει ότι εάν τα δεδομένα αλλάξουν σε ένα πεδίο, το άλλο πεδίο ενημερώνεται αυτόματα. Αυτό θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε τα δεδομένα σας ακριβή

Μέρος 4 από 6: Κάνοντας ερωτήματα

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 10
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 10

Βήμα 1. Κατανοήστε το ρόλο των ερωτημάτων

Τα ερωτήματα είναι ενέργειες που σας επιτρέπουν να προβάλετε γρήγορα, να προσθέσετε και να επεξεργαστείτε τα δεδομένα στη βάση δεδομένων σας. Υπάρχει μια μεγάλη ποικιλία τύπων ερωτημάτων, που κυμαίνονται από απλές αναζητήσεις έως τη δημιουργία νέων πινάκων με βάση τα υπάρχοντα δεδομένα. Τα ερωτήματα είναι βασικά εργαλεία για τη δημιουργία αναφορών.

Τα ερωτήματα χωρίζονται σε δύο κύριους τύπους: Επιλογή και Ενέργεια. Επιλεγμένα ερωτήματα αντλούν δεδομένα από πίνακες και μπορούν να κάνουν υπολογισμούς. Τα ερωτήματα δράσης μπορούν να προσθέσουν, να επεξεργαστούν και να διαγράψουν δεδομένα από πίνακες

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 11
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 11

Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε τον Οδηγό ερωτήματος για να δημιουργήσετε ένα βασικό ερώτημα επιλογής

Εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα βασικό ερώτημα επιλογής, χρησιμοποιήστε τον Οδηγό ερωτήματος για να σας καθοδηγήσει στα βήματα. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στον Οδηγό ερωτήματος από την καρτέλα Δημιουργία. Αυτό θα σας επιτρέψει να δείτε συγκεκριμένα πεδία από έναν πίνακα.

Δημιουργία επιλεγμένου ερωτήματος με κριτήρια

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 12
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 12

Βήμα 1. Ανοίξτε το εργαλείο Query Design

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κριτήρια για να περιορίσετε το επιλεγμένο ερώτημά σας και να εμφανίσετε μόνο τις πληροφορίες που χρειάζεστε. Για να ξεκινήσετε, κάντε κλικ στην καρτέλα Δημιουργία και επιλέξτε Query Deign.

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 13
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 13

Βήμα 2. Επιλέξτε το τραπέζι σας

Θα ανοίξει το πλαίσιο Εμφάνιση πίνακα. Κάντε διπλό κλικ στον πίνακα στον οποίο θέλετε να εκτελέσετε το ερώτημα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Κλείσιμο.

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 14
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 14

Βήμα 3. Προσθέστε πεδία προς ανάκτηση

Κάντε διπλό κλικ σε κάθε πεδίο του πίνακα που θέλετε να προσθέσετε στο ερώτημα. Τα πεδία θα προστεθούν στο πλέγμα σχεδίασης.

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 15
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 15

Βήμα 4. Προσθέστε τα κριτήριά σας

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πολλούς διαφορετικούς τύπους κριτηρίων, όπως κείμενο ή λειτουργίες. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να εμφανίζετε τιμές υψηλότερες από $ 50 από το πεδίο "Τιμές", θα εισαγάγατε

=50

στα κριτήρια. Εάν θέλετε να εμφανίζετε μόνο πελάτες από το Ηνωμένο Βασίλειο, πληκτρολογείτε

Ηνωμένο Βασίλειο

στο πεδίο Κριτήρια.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πολλαπλά κριτήρια ανά ερώτημα

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 16
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 16

Βήμα 5. Κάντε κλικ στην επιλογή Εκτέλεση για να δείτε τα αποτελέσματά σας

Το κουμπί Εκτέλεση βρίσκεται στην καρτέλα Σχεδίαση. Τα αποτελέσματα του ερωτήματός σας θα εμφανιστούν στο παράθυρο. Πατήστε Ctrl + S για να αποθηκεύσετε το ερώτημα.

Δημιουργία ερωτήματος επιλογής με παραμέτρους

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 17
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 17

Βήμα 1. Ανοίξτε το εργαλείο Query Design

Ένα ερώτημα παραμέτρου θα σας επιτρέψει να καθορίσετε τι θέλετε να ανακτήσετε κάθε φορά που εκτελείται το ερώτημα. Για παράδειγμα, εάν έχετε μια βάση δεδομένων με πελάτες από διάφορες πόλεις, μπορείτε να εκτελέσετε ένα ερώτημα παραμέτρων για να ρωτήσετε για ποια πόλη θέλετε να εμφανίζονται αποτελέσματα.

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 18
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 18

Βήμα 2. Δημιουργήστε ένα ερώτημα επιλογής και καθορίστε τον (τους) πίνακα (ες)

Προσθέστε πεδία προς ανάκτηση στο ερώτημα κάνοντας διπλό κλικ σε αυτά στην επισκόπηση πίνακα.

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 19
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 19

Βήμα 3. Προσθέστε μια παράμετρο στην ενότητα Κριτήρια

Οι παράμετροι συμβολίζονται με “” γύρω από την παράμετρο. Το κείμενο μέσα στις αγκύλες θα εμφανιστεί στην προτροπή που εμφανίζεται όταν εκτελείται το ερώτημα. Για παράδειγμα, για να ζητήσετε την πόλη, κάντε κλικ στο κελί Κριτήρια για το πεδίο πόλης και πληκτρολογήστε

[Ποια πόλη?]

Μπορείτε να τερματίσετε τις παραμέτρους με "?" ή ":", αλλά όχι με "!" ή "."

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 20
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 20

Βήμα 4. Κάντε ένα ερώτημα πολλαπλών παραμέτρων

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πολλές παραμέτρους για να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο εύρος για τα αποτελέσματα του ερωτήματός σας. Για παράδειγμα, εάν το πεδίο είναι πεδίο Ημερομηνία, μπορείτε να επιστρέψετε ένα εύρος ημερομηνιών πληκτρολογώντας

Μεταξύ [Εισαγάγετε ημερομηνία έναρξης:] και [Εισαγάγετε ημερομηνία λήξης:]

Το Θα λάβετε δύο προτροπές όταν εκτελείτε το ερώτημα.

Δημιουργία ερωτήματος δημιουργίας πίνακα

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 21
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 21

Βήμα 1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δημιουργία και επιλέξτε Query Design

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ερωτήματα για να τραβήξετε συγκεκριμένα δεδομένα από υπάρχοντες πίνακες και να δημιουργήσετε έναν νέο πίνακα με αυτά τα δεδομένα. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν θέλετε να μοιραστείτε συγκεκριμένα τμήματα της βάσης δεδομένων σας ή να δημιουργήσετε συγκεκριμένες φόρμες για υποσύνολα της βάσης δεδομένων σας. Θα πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε ένα κανονικό ερώτημα επιλογής.

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 22
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 22

Βήμα 2. Επιλέξτε τον ή τους πίνακες από τους οποίους θέλετε να αντλήσετε δεδομένα

Κάντε διπλό κλικ στους πίνακες από τους οποίους θέλετε να αντλήσετε τα δεδομένα σας. Μπορείτε να τραβήξετε από πολλούς πίνακες εάν είναι απαραίτητο.

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 23
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 23

Βήμα 3. Επιλέξτε τα πεδία από τα οποία θέλετε να ανακτήσετε δεδομένα

Κάντε διπλό κλικ σε κάθε πεδίο που θέλετε να προσθέσετε από την επισκόπηση του πίνακα. Θα προστεθεί στο πλέγμα ερωτημάτων σας.

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 24
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 24

Βήμα 4. Ορίστε τα κριτήριά σας

Εάν θέλετε να καθορίσετε συγκεκριμένα δεδομένα από ένα πεδίο, χρησιμοποιήστε την ενότητα κριτηρίων για να ορίσετε το φίλτρο. Ανατρέξτε στην ενότητα "Δημιουργία επιλεγμένου ερωτήματος με κριτήρια" παραπάνω για περισσότερες λεπτομέρειες.

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 25
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 25

Βήμα 5. Δοκιμάστε το ερώτημά σας για να βεβαιωθείτε ότι επιστρέφει τα αποτελέσματα που θέλετε

Πριν δημιουργήσετε τον πίνακά σας, εκτελέστε το ερώτημα για να βεβαιωθείτε ότι τραβάει όλα τα σωστά δεδομένα. Προσαρμόστε τα κριτήρια και τα πεδία σας μέχρι να λάβετε όλα τα δεδομένα που θέλετε.

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 26
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 26

Βήμα 6. Αποθηκεύστε το ερώτημα

Πατήστε Ctrl + S για να αποθηκεύσετε το ερώτημα για μεταγενέστερη χρήση. Θα εμφανιστεί στο πλαίσιο πλοήγησης στην αριστερή πλευρά της οθόνης. Κάντε κλικ στο ερώτημα για να το επιλέξετε ξανά και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Σχεδίαση.

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 27
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 27

Βήμα 7. Κάντε κλικ στο κουμπί "Δημιουργία πίνακα" στην ομάδα Τύπος ερωτήματος

Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο που θα σας ζητά το νέο όνομα του πίνακα. Εισαγάγετε το όνομα του πίνακα και κάντε κλικ στο OK.

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 28
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 28

Βήμα 8. Κάντε κλικ στο κουμπί Εκτέλεση

Ο νέος σας πίνακας θα δημιουργηθεί με το ερώτημα που δημιουργήσατε. Ο πίνακας θα εμφανιστεί στο πλαίσιο πλοήγησής σας στα αριστερά.

Δημιουργία ερωτήματος προσάρτησης

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 29
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 29

Βήμα 1. Ανοίξτε ένα ερώτημα που δημιουργήθηκε προηγουμένως

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα προσάρτησης για να προσθέσετε δεδομένα σε έναν πίνακα που υπάρχει ήδη από έναν άλλο πίνακα. Αυτό είναι χρήσιμο εάν πρέπει να προσθέσετε περισσότερα δεδομένα σε έναν πίνακα που δημιουργήσατε με ένα ερώτημα δημιουργίας πίνακα.

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 30
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 30

Βήμα 2. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσάρτηση στην καρτέλα Σχεδίαση

Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Προσάρτηση. Επιλέξτε τον πίνακα που θέλετε να προσθέσετε.

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 31
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 31

Βήμα 3. Αλλάξτε τα κριτήρια του ερωτήματός σας ώστε να ταιριάζει με αυτό που θέλετε να προσθέσετε

Για παράδειγμα, εάν δημιουργήσατε έναν πίνακα με τα κριτήρια "2010" για το πεδίο Έτος, αλλάξτε τον στο έτος που θέλετε να προσθέσετε, όπως "2011".

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 32
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 32

Βήμα 4. Ορίστε πού θέλετε να επισυνάπτονται τα δεδομένα

Βεβαιωθείτε ότι έχετε ορίσει τα σωστά πεδία για κάθε στήλη που προσθέτετε. Για παράδειγμα, όταν χρησιμοποιείτε τις παραπάνω αλλαγές, τα δεδομένα θα πρέπει να προστίθενται στο πεδίο Έτος στη γραμμή Προσθήκη σε.

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 33
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 33

Βήμα 5. Εκτελέστε το ερώτημα

Κάντε κλικ στο κουμπί Εκτέλεση στην καρτέλα Deign. Το ερώτημα θα εκτελεστεί και τα δεδομένα θα προστεθούν στον πίνακα. Μπορείτε να ανοίξετε τον πίνακα για να επαληθεύσετε ότι τα δεδομένα προστέθηκαν σωστά.

Μέρος 5 από 6: Δημιουργία και χρήση φορμών

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 34
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 34

Βήμα 1. Επιλέξτε τον πίνακα για τον οποίο θέλετε να δημιουργήσετε μια φόρμα

Οι φόρμες σάς επιτρέπουν να βλέπετε εύκολα τα δεδομένα για κάθε πεδίο, καθώς και να αλλάζετε γρήγορα μεταξύ εγγραφών ή να δημιουργείτε νέες. Οι φόρμες είναι απαραίτητες για εκτεταμένες περιόδους εισαγωγής δεδομένων, καθώς οι περισσότεροι άνθρωποι τα βρίσκουν πολύ πιο εύκολα από τους πίνακες.

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 35
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 35

Βήμα 2. Κάντε κλικ στο κουμπί Φόρμα στην καρτέλα Δημιουργία

Αυτό θα δημιουργήσει αυτόματα μια φόρμα βασισμένη στα πεδία που περιέχονται στον πίνακα. Η Access κάνει πολύ καλή δουλειά δημιουργώντας αυτόματα πεδία με το σωστό μέγεθος, αλλά μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος και να μετακινηθείτε σε οποιοδήποτε στοιχείο στη φόρμα που θέλετε.

  • Εάν δεν θέλετε να εμφανίζεται ένα συγκεκριμένο πεδίο στη φόρμα, μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ σε αυτό και να επιλέξετε Διαγραφή.
  • Εάν οι πίνακες σας έχουν σχέσεις, ένα φύλλο δεδομένων θα εμφανίζεται κάτω από κάθε εγγραφή, που θα δείχνει τα συνδεδεμένα δεδομένα. Μπορείτε να επεξεργαστείτε τα συνδεδεμένα δεδομένα σας με αυτόν τον τρόπο πολύ πιο εύκολα. Για παράδειγμα, κάθε αντιπρόσωπος πωλήσεων στη βάση δεδομένων σας μπορεί να έχει μια βάση δεδομένων πελατών προσαρτημένη στο αρχείο τους.
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 36
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 36

Βήμα 3. Περιηγηθείτε στη νέα φόρμα σας

Τα κουμπιά βέλους στο κάτω μέρος μετακινούνται από εγγραφή σε εγγραφή. Τα πεδία θα συμπληρωθούν από τα δεδομένα εγγραφής σας καθώς αλλάζετε μεταξύ τους. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά στις άκρες για να μετακινηθείτε στην πρώτη ή την τελευταία εγγραφή.

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 37
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 37

Βήμα 4. Κάντε κλικ στο κουμπί φύλλου δεδομένων για να χρησιμοποιήσετε τον πίνακα

Αυτό βρίσκεται στην επάνω αριστερή γωνία και θα σας επιτρέψει να αρχίσετε να αλλάζετε τις τιμές του πίνακά σας χρησιμοποιώντας τη φόρμα.

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 38
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 38

Βήμα 5. Πραγματοποιήστε αλλαγές στις υπάρχουσες εγγραφές

Μπορείτε να επεξεργαστείτε το κείμενο σε οποιοδήποτε πεδίο κάθε εγγραφής για να αλλάξετε τα δεδομένα στον πίνακα. Οι αλλαγές θα αντικατοπτρίζονται αυτόματα στον πίνακα, καθώς και σε τυχόν συνδεδεμένους πίνακες.

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 39
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 39

Βήμα 6. Προσθέστε νέες εγγραφές

Κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη εγγραφής" κοντά στα κουμπιά πλοήγησης για να δημιουργήσετε μια νέα εγγραφή στο τέλος της λίστας. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα πεδία για την εισαγωγή δεδομένων στην κενή εγγραφή στον πίνακα. Αυτός είναι ένας πολύ ευκολότερος τρόπος για να προσθέσετε νέες πληροφορίες παρά μέσω της προβολής πίνακα.

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 40
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 40

Βήμα 7. Αποθηκεύστε τη φόρμα όταν τελειώσετε

Βεβαιωθείτε ότι έχετε αποθηκεύσει τη φόρμα σας πατώντας Ctrl + S, ώστε να έχετε εύκολη πρόσβαση ξανά αργότερα. Θα εμφανιστεί στο πλαίσιο πλοήγησης στην αριστερή πλευρά της οθόνης.

Μέρος 6 από 6: Δημιουργία αναφοράς

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 41
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 41

Βήμα 1. Επιλέξτε τον πίνακα ή το ερώτημά σας

Οι αναφορές σάς επιτρέπουν να εμφανίζετε γρήγορα περιλήψεις των δεδομένων σας. Χρησιμοποιούνται συχνά για αναφορές εισοδήματος και αποστολής και μπορούν να προσαρμοστούν σε οποιαδήποτε χρήση. Οι αναφορές αντλούν δεδομένα είτε από πίνακες είτε από ερωτήματα που έχετε δημιουργήσει.

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 42
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 42

Βήμα 2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δημιουργία

Επιλέξτε τον τύπο της αναφοράς που θέλετε να δημιουργήσετε. Υπάρχουν μερικοί διαφορετικοί τρόποι για να δημιουργήσετε μια αναφορά. Η Access μπορεί να δημιουργήσει αυτόματα την αναφορά σας για εσάς ή μπορείτε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη.

  • Αναφορά-Αυτό θα δημιουργήσει μια αυτόματη αναφορά με όλα τα δεδομένα από την πηγή σας. Τίποτα δεν θα ομαδοποιηθεί, αλλά για μικρές βάσεις δεδομένων αυτό είναι μάλλον αρκετό για να δείξει αυτό που χρειάζεστε.
  • Κενή αναφορά - Αυτό θα δημιουργήσει μια κενή αναφορά που μπορείτε να συμπληρώσετε με τα δεδομένα σας όπως κρίνετε κατάλληλο. Θα μπορείτε να επιλέξετε από οποιοδήποτε διαθέσιμο πεδίο για να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη αναφορά.
  • Οδηγός αναφοράς - Ο οδηγός αναφοράς θα σας καθοδηγήσει στη διαδικασία δημιουργίας αναφοράς, επιτρέποντάς σας να επιλέξετε και να ομαδοποιήσετε τα δεδομένα σας και στη συνέχεια να τα μορφοποιήσετε ανάλογα.
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 43
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 43

Βήμα 3. Ορίστε μια πηγή για μια κενή αναφορά

Εάν έχετε επιλέξει να δημιουργήσετε μια κενή αναφορά, θα πρέπει να επιλέξετε μια πηγή για αυτήν. Αρχικά, κάντε κλικ στην καρτέλα Τακτοποίηση και, στη συνέχεια, επιλέξτε Φύλλο ιδιοτήτων. Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να πατήσετε alt="Image" + Enter.

Κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στο πεδίο Πηγή εγγραφής. Θα εμφανιστεί μια λίστα με τους διαθέσιμους πίνακες και τα ερωτήματά σας. Επιλέξτε ένα και θα αντιστοιχιστεί στην αναφορά

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 44
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 44

Βήμα 4. Προσθέστε πεδία στην αναφορά σας

Μόλις έχετε μια πηγή, μπορείτε να αρχίσετε να προσθέτετε πεδία από αυτήν στην αναφορά σας. Κάντε κλικ στην καρτέλα Μορφή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη υπαρχόντων πεδίων. Η λίστα πεδίων θα εμφανιστεί στο δεξί πλαίσιο.

  • Κάντε κλικ και σύρετε τα πεδία που θέλετε να προσθέσετε στο πλαίσιο σχεδίασης. Η εγγραφή θα εμφανιστεί στην αναφορά. Καθώς προσθέτετε επιπλέον πεδία, θα ευθυγραμμιστούν αυτόματα με τα υπάρχοντα πεδία.
  • Μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος των πεδίων κάνοντας κλικ στις άκρες και σύροντας το ποντίκι.
  • Διαγράψτε τα πεδία από την αναφορά κάνοντας κλικ στην επικεφαλίδα και πατώντας το πλήκτρο Διαγραφή.
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 45
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 45

Βήμα 5. Προσθέστε ομάδες στην αναφορά σας

Οι ομάδες σάς επιτρέπουν να αναλύετε γρήγορα πληροφορίες σε μια αναφορά, καθώς σας επιτρέπουν να οργανώνετε σχετικές πληροφορίες. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να ομαδοποιήσετε τις πωλήσεις ανά περιοχή ή κατά πωλητή. Οι ομάδες σας επιτρέπουν να το κάνετε αυτό.

  • Κάντε κλικ στην καρτέλα Σχεδίαση, κάντε κλικ στο κουμπί Ομάδα και ταξινόμηση.
  • Κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε μέρος του πεδίου που θέλετε να προσθέσετε σε μια ομάδα. Επιλέξτε Group On από το μενού.
  • Θα δημιουργηθεί μια κεφαλίδα για την ομάδα. Μπορείτε να προσαρμόσετε την κεφαλίδα σε ό, τι θέλετε να προσθέσετε ετικέτα στην ομάδα.
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 46
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Access Βήμα 46

Βήμα 6. Αποθηκεύστε και μοιραστείτε την αναφορά σας

Μόλις οριστικοποιηθεί η αναφορά σας, μπορείτε να την αποθηκεύσετε και στη συνέχεια να την μοιραστείτε ή να την εκτυπώσετε όπως οποιοδήποτε έγγραφο. Χρησιμοποιήστε αυτό για να μοιραστείτε την απόδοση της εταιρείας με τους επενδυτές, τα στοιχεία επικοινωνίας με τους υπαλλήλους και πολλά άλλα.

Συνιστάται: