Αυτό το wikiHow σας διδάσκει πώς να ξεκινήσετε με την Asana, τη δημοφιλή πλατφόρμα διαχείρισης εργασίας που βασίζεται σε ομάδες. Εάν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί το Asana για τη διαχείριση έργων και εργασιών, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν δωρεάν λογαριασμό Asana με τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εργασίας σας για να εγγραφείτε στον οργανισμό τους. Μόλις εγγραφείτε, μπορείτε να αρχίσετε να εργάζεστε σε εργασίες με την ομάδα σας. Μόλις μάθετε τα βασικά της ένταξης ομάδων, της δημιουργίας έργων και της εργασίας με εργασίες, θα νιώσετε πιο άνετα χρησιμοποιώντας την πλατφόρμα.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 6: Δημιουργία λογαριασμού Asana
Βήμα 1. Συμμετοχή μέσω πρόσκλησης (προαιρετικό)
Λάβατε μια πρόσκληση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας καλεί να συμμετάσχετε σε μια ομάδα του οργανισμού σας; Αν ναι, δείτε πώς μπορείτε να εγγραφείτε στην Asana:
- Κάντε κλικ στον σύνδεσμο στην πρόσκληση από τον συμπαίκτη σας.
- Κάντε κλικ στο Εγγραφείτε (όνομα ομάδας) Τώρα κουμπί.
- Εισαγάγετε το όνομα και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και δημιουργήστε έναν κωδικό πρόσβασης.
- Προσθέστε μια φωτογραφία προφίλ εάν θέλετε.
- Κάντε κλικ Να συνεχίσει για να ολοκληρώσετε την εγγραφή. Ο λογαριασμός σας είναι πλέον έτοιμος για χρήση.
Βήμα 2. Εγγραφείτε για έναν δωρεάν λογαριασμό στη διεύθυνση
Εάν δεν λάβατε πρόσκληση μέσω email, μπορείτε να συνεχίσετε με αυτήν τη μέθοδο για να εγγραφείτε στο Asana.com.
Βήμα 3. Κάντε κλικ Δοκιμάστε δωρεάν
Οι λογαριασμοί Asana είναι δωρεάν για άτομα και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον ίδιο λογαριασμό Asana για να εγγραφείτε σε πολλούς οργανισμούς ή χώρους εργασίας. Ένας «οργανισμός» είναι η παρουσία της Asana από την εταιρεία σας.
- Εάν είστε το πρώτο άτομο από την εταιρεία σας που εγγράφηκε στην Asana και η εταιρεία σας έχει ως μοναδικό όνομα τομέα (π.χ., @wikihow.com) που όλοι οι υπάλληλοι χρησιμοποιούν για email, θα μπορείτε να δημιουργήσετε έναν οργανισμό κατά την εγγραφή- επάνω διαδικασία. Εάν κάποιος άλλος έχει ήδη δημιουργήσει τον οργανισμό της εταιρείας σας, θα δημιουργήσετε έναν χώρο εργασίας αντί για έναν οργανισμό.
- Εάν διαχειρίζεστε έναν οργανισμό, μπορείτε να δημιουργήσετε ομάδες για διαφορετικά τμήματα στην εταιρεία σας.
Βήμα 4. Εισαγάγετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και κάντε κλικ στην επιλογή Δωρεάν
Εάν πρέπει να εγγραφείτε επειδή η εταιρεία στην οποία εργάζεστε χρησιμοποιεί το Asana, φροντίστε να χρησιμοποιήσετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της εταιρείας σας κατά την εγγραφή.
Βήμα 5. Κάντε κλικ στο σύνδεσμο στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την Asana για να επαληθεύσετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας
Μόλις επαληθευτεί η διεύθυνση email σας, θα μπορείτε να συνεχίσετε τη διαδικασία εγγραφής.
Βήμα 6. Πληκτρολογήστε το όνομά σας και δημιουργήστε έναν κωδικό πρόσβασης
Εάν η εταιρεία σας έχει ήδη δημιουργήσει έναν λογαριασμό για εσάς στον οργανισμό, ενδέχεται να μην χρειαστεί να εισαγάγετε το όνομά σας ή να δημιουργήσετε έναν κωδικό πρόσβασης.
Βήμα 7. Κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχεια
Ο λογαριασμός σας έχει πλέον δημιουργηθεί. Τα υπόλοιπα βήματα αφορούν τη ρύθμιση του χώρου εργασίας σας.
Βήμα 8. Επιλέξτε τι είδους εργασία κάνετε και κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχεια
Αυτό προσαρμόζει την εμπειρία σας στο Asana στον τύπο εργασίας σας.
Βήμα 9. Ακολουθήστε τις οδηγίες που εμφανίζονται στην οθόνη για να ρυθμίσετε τον λογαριασμό σας
Τα υπόλοιπα βήματα θα διαφέρουν ανάλογα με τον τύπο του λογαριασμού που δημιουργείτε. Εάν δημιουργείτε έναν λογαριασμό με μη ηλεκτρονική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα μπορείτε να επιλέξετε τους λόγους για τους οποίους χρησιμοποιείτε το Asana και να επιλέξετε ορισμένες προτιμήσεις. Ανάλογα με τον τρόπο που απαντάτε, ενδέχεται να περάσετε από μια διαδικασία για να δημιουργήσετε το πρώτο σας έργο (ακόμα κι αν αυτό δεν ισχύει για τη δουλειά σας). Ακολουθήστε τις οδηγίες που εμφανίζονται στην οθόνη. Μόλις τελειώσετε, θα φτάσετε στο χώρο εργασίας σας.
Μέθοδος 2 από 6: Συμμετοχή σε υπάρχουσα ομάδα
Βήμα 1. Συνδεθείτε στην Asana
Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στη διεύθυνση https://app.asana.com/-/login και συνδεθείτε με τον λογαριασμό σας Asana.
Εάν λάβετε πρόσκληση για συμμετοχή σε υπάρχουσα ομάδα, απλώς κάντε κλικ στον σύνδεσμο στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να συνδεθείτε και να εγγραφείτε
Βήμα 2. Αναζητήστε την ομάδα στην οποία θέλετε να συμμετάσχετε
Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στη γραμμή αναζήτησης στην επάνω δεξιά περιοχή της σελίδας, πληκτρολογήστε το όνομα της ομάδας και πατήστε Εισαγω ή ΕΠΙΣΤΡΟΦΗ Το Όλες οι ομάδες που είναι διαθέσιμες για να συμμετάσχετε σε αυτήν την αντιστοίχιση θα εμφανιστεί η αναζήτησή σας.
Βήμα 3. Κάντε κλικ στην επιλογή Συμμετοχή σε ομάδα
Μόλις ζητήσετε να συμμετάσχετε, εάν η ομάδα είναι δημόσια, θα γίνετε μέρος της αμέσως. Εάν η ομάδα απαιτεί έγκριση για νέα μέλη, ένα τρέχον μέλος της ομάδας θα πρέπει να εγκρίνει το αίτημά σας.
Μέθοδος 3 από 6: Δημιουργία νέας ομάδας
Βήμα 1. Κάντε κλικ στο κουμπί Omnibutton
Αυτό είναι το σύμβολο συν στην επάνω δεξιά γωνία της Asana. Ένα μενού θα επεκταθεί.
Μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα ομάδα μόνο εάν είστε μέλος ενός οργανισμού. Εάν ο λογαριασμός σας Asana δεν είναι συνδεδεμένος με τον οργανισμό της εταιρείας σας, βρίσκεστε σε αυτό που ονομάζεται Workspace-μπορείτε ακόμα να δημιουργήσετε έργα και εργασίες, αλλά όχι ομάδες
Βήμα 2. Κάντε κλικ στην επιλογή Ομάδα στο μενού
Εφόσον είστε μέλος ενός οργανισμού, θα έχετε την επιλογή να δημιουργήσετε μια νέα ομάδα σε αυτό το μενού.
Βήμα 3. Εισαγάγετε ένα όνομα για την ομάδα
Έτσι θα εμφανίζεται η ομάδα στα sidebars των μελών, καθώς και σε ολόκληρο τον οργανισμό.
Ανάλογα με το τι είναι η ομάδα σας, μπορεί επίσης να θέλετε να εισαγάγετε μια περιγραφή που να εξηγεί το σκοπό της ομάδας και/ή ποιος θα πρέπει να συμμετάσχει
Βήμα 4. Προσθέστε μέλη στην ομάδα
Για να προσθέσετε μέλη, ξεκινήστε να πληκτρολογείτε το όνομα του πρώτου ατόμου που θέλετε να προσθέσετε και κάντε κλικ στο όνομα του ατόμου όταν εμφανιστεί μια πρόταση. Συνεχίστε να προσθέτετε άτομα μέχρι να προσθέσετε όλους.
- Εάν το άτομο δεν είναι μέλος του οργανισμού (ή δεν είστε σίγουροι), μπορείτε να εισαγάγετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του αντί για το όνομά του.
- Μπορείτε να προσθέσετε περισσότερα μέλη αργότερα.
Βήμα 5. Ορίστε το απόρρητο της ομάδας σας
Έχετε τρεις επιλογές:
- Συμμετοχή κατόπιν αιτήματος σημαίνει ότι τα νέα μέλη πρέπει να εγκριθούν από ένα τρέχον μέλος για να συμμετάσχουν.
- Ιδιωτικός σημαίνει ότι ένα μέλος πρέπει να κληθεί να συμμετάσχει.
- Δημόσιο προς τον οργανισμό σημαίνει ότι οποιοσδήποτε στον οργανισμό μπορεί να δει και να ενταχθεί στην ομάδα.
Βήμα 6. Κάντε κλικ στο μπλε κουμπί Δημιουργία ομάδας
Η ομάδα σας είναι πλέον ενεργή.
Κάντε κλικ στο αστέρι δίπλα στο όνομα της ομάδας σας για να το καρφιτσώσετε στα Αγαπημένα σας
Μέθοδος 4 από 6: Δημιουργία έργου
Βήμα 1. Συνδεθείτε στην Asana
Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στη διεύθυνση https://app.asana.com/-/login και συνδεθείτε με τον λογαριασμό σας Asana.
Βήμα 2. Κάντε κλικ στο πλήκτρο Omnibutton
Αυτό είναι το σύμβολο συν στην επάνω δεξιά γωνία της Asana. Ένα μενού θα επεκταθεί.
Βήμα 3. Κάντε κλικ στο έργο στο μενού
Ως δημιουργός αυτού του έργου, θα θεωρηθείτε κάτοχος του έργου. Όλοι οι άλλοι θα είναι μέλη του έργου.
Βήμα 4. Κάντε κλικ στο + Κενό έργο
Αυτή η επιλογή σάς επιτρέπει να ξεκινήσετε από την αρχή.
- Αν προτιμάτε να ξεκινήσετε από ένα πρότυπο, επιλέξτε Χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο για να επιλέξετε ένα πρότυπο από τη βιβλιοθήκη της Asana. Θα δείτε πρότυπα για τον προεπιλεγμένο τύπο ομάδας σας, αλλά μπορείτε να επιλέξετε διαφορετικό τύπο ομάδας για να δείτε άλλες επιλογές προτύπου. Εάν ο οργανισμός σας έχει ανεβάσει πρότυπα που υποτίθεται ότι χρησιμοποιείτε, κάντε κλικ στο όνομα του οργανισμού κάτω από τα πρότυπα για να τα δείτε.
- Μπορείτε επίσης να ξεκινήσετε με την εισαγωγή επιλογής υπολογιστικού φύλλου Εισαγωγή υπολογιστικού φύλλου για να το κάνω αυτό.
Βήμα 5. Ονομάστε το έργο
Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το έργο στο πεδίο "Όνομα έργου". Μπορείτε επίσης να προσθέσετε μια περιγραφή εάν θέλετε.
Βήμα 6. Αναθέστε το έργο σε μια ομάδα (προαιρετικό)
Επιλέξτε την ομάδα που είναι υπεύθυνη για αυτό το έργο από το αναπτυσσόμενο μενού "Ομάδα".
Από προεπιλογή, το επίπεδο απορρήτου θα οριστεί σε Δημόσια στην ομάδα, αλλά μπορείτε να επιλέξετε να κάνετε το έργο ιδιωτικό, ώστε να το βλέπουν μόνο τα μέλη που προσθέτετε (ή τα μέλη που συμμετέχουν).
Βήμα 7. Επιλέξτε μια προεπιλεγμένη προβολή
Η διάταξη που επιλέγετε είναι πώς θα εμφανιστεί το έργο στα μέλη της ομάδας.
- Επέλεξε λίστα προβολή για να εμφανιστεί μια λίστα εργασιών που σχετίζονται με το έργο και τις καταστάσεις τους.
- Επιλέγω σανίδα προβολή για προβολή του έργου σαν πίνακα ανακοινώσεων με εικονικές αυτοκόλλητες σημειώσεις.
- Επιλέγω χρονοδιάγραμμα προβολή για την εμφάνιση χρωματολογικών εργασιών σε ένα χρονοδιάγραμμα.
- Επέλεξε Ημερολόγιο προβολή για να εμφανίσετε το ημερολόγιο του τρέχοντος μήνα με χρωματικά κωδικοποιημένες εργασίες.
Βήμα 8. Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία έργου για να δημιουργήσετε και να αποθηκεύσετε το έργο σας
Αυτό εμφανίζει το νέο σας έργο στον κύριο πίνακα, καθώς και στην πλαϊνή γραμμή.
Βήμα 9. Ελέγξτε το μενού δράσης του έργου
Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στο όνομα του έργου σας για να ανοίξετε το μενού δράσης του έργου. Εδώ μπορείτε να αναλάβετε βασικές εργασίες, όπως η επεξεργασία των στοιχείων του έργου, η εκχώρηση χρώματος, η αντιγραφή ενός συνδέσμου, η εισαγωγή ή η εξαγωγή ενός έργου, η αντιγραφή του έργου, η μεταφορά του σε άλλη ομάδα, η αρχειοθέτηση του έργου ή η διαγραφή του εντελώς Το
Βήμα 10. Προσθέστε μέλη στο έργο
Να πώς:
- Κάντε κλικ στο εικονίδιο μέλους στο επάνω μέρος του κύριου πίνακα (στα δεξιά του αστεριού) για να ανοίξετε το παράθυρο Κοινή χρήση.
- Εισαγάγετε τη διεύθυνση email ή το όνομα του ατόμου που θέλετε να προσκαλέσετε.
- Κάντε κλικ Προσθήκη μέλους και επαναλάβετε για κάθε νέο μέλος.
- Δίπλα σε κάθε άτομο που προσκαλείτε, επιλέξτε το επίπεδο πρόσβασης που θέλετε να του δώσετε στο έργο. Για παράδειγμα, εάν θέλετε το άτομο να μπορεί να επεξεργαστεί το έργο, επιλέξτε Μπορεί να επεξεργαστεί.
- Για να διαχειριστείτε ποιες ειδοποιήσεις λαμβάνουν τα μέλη για ενημερώσεις στο έργο, κάντε κλικ Διαχείριση ειδοποιήσεων μελών στο κάτω μέρος και κάντε τις επιλογές σας.
- Κλείστε το παράθυρο όταν τελειώσετε.
Μέθοδος 5 από 6: Εργασία με εργασίες έργου
Βήμα 1. Κάντε κλικ στο έργο στο οποίο θέλετε να εργαστείτε
Τα έργα σας εμφανίζονται στο αριστερό πλαίσιο.
Βήμα 2. Επιλέξτε μια προβολή έργου
Το έργο θα ανοίξει στην προεπιλεγμένη προβολή που έχει επιλέξει ο κάτοχος του έργου κατά τη δημιουργία του έργου, αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις καρτέλες στο επάνω μέρος για να το δείτε σε όποια προβολή θέλετε.
- Επέλεξε λίστα προβολή για να εμφανιστεί μια λίστα εργασιών που σχετίζονται με το έργο και τις καταστάσεις τους.
- Επιλέγω σανίδα προβολή για προβολή του έργου σαν πίνακα ανακοινώσεων με εικονικές αυτοκόλλητες σημειώσεις.
- Επιλέγω χρονοδιάγραμμα προβολή για την εμφάνιση χρωματολογικών εργασιών σε ένα χρονοδιάγραμμα.
- Επέλεξε Ημερολόγιο προβολή για να εμφανίσετε το ημερολόγιο του τρέχοντος μήνα με χρωματικά κωδικοποιημένες εργασίες.
Βήμα 3. Δημιουργήστε μια νέα εργασία
Ένας εύκολος τρόπος για να δημιουργήσετε μια νέα εργασία είναι να χρησιμοποιήσετε το κουμπί Omnibutton:
- Κάντε κλικ στο κουμπί Omnibutton, το οποίο είναι το σύμβολο συν στην επάνω δεξιά γωνία.
- Κάντε κλικ Εργο στο μενού.
- Εισαγάγετε το όνομα και την περιγραφή της εργασίας.
- Κάντε κλικ Εργο και επιλέξτε ένα έργο για να αναθέσετε την εργασία.
- Κάντε κλικ στο Προσθήκη συνεργατών κουμπί στο κάτω μέρος για να προσθέσετε άτομα στην εργασία.
- Κάντε κλικ στο @ να αναφέρει άλλους χρήστες στην εργασία.
- Κάντε κλικ Δημιουργία εργασίας.
Βήμα 4. Κάντε κλικ στην εργασία για να την επεξεργαστείτε
Θα δείτε τη νέα σας εργασία σε όλες τις προβολές έργου. Όταν κάνετε κλικ στην εργασία, την ανοίγετε για επεξεργασία.
Βήμα 5. Εισαγάγετε πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με την εργασία που δημιουργήσατε
- Για να αναθέσετε την εργασία σε κάποιον, κάντε κλικ Εντολοδόχος και εισαγάγετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκείνων που πρέπει να είναι υπεύθυνοι.
- Κάντε κλικ Ημερομηνία λήξης για να επιλέξετε πότε πρέπει να ολοκληρωθεί η εργασία.
- Κάντε κλικ Εξαρτήσεις για να προσθέσετε εργασίες που εξαρτώνται από αυτήν την εργασία.
Βήμα 6. Σχολιάστε μια εργασία
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πεδίο Σχόλια στην εργασία για να ενημερώσετε άλλους σχετικά με την πρόοδό σας, να κάνετε ερωτήσεις ή να κάνετε γενικά σχόλια. Απλώς κάντε κλικ στην περιοχή σχολίων στο κάτω μέρος του παραθύρου, πληκτρολογήστε το σχόλιό σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Σχόλιο κουμπί. Τα σχόλια θα εμφανιστούν στην εργασία.
- Για να επεξεργαστείτε ένα σχόλιο που έχετε ήδη μοιραστεί, τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού πάνω του και επιλέξτε Επεξεργασία.
- Για να διαγράψετε ένα σχόλιο, τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού πάνω του και επιλέξτε Διαγράφω.
Μέθοδος 6 από 6: Διαχείριση ομάδας
Βήμα 1. Συνδεθείτε στην Asana. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στη διεύθυνση https://app.asana.com/-/login και συνδεθείτε με τον λογαριασμό σας Asana.
Ως μέλος της ομάδας, μπορείτε να προσκαλέσετε νέα μέλη, να αφαιρέσετε τα τρέχοντα μέλη, να εγκρίνετε νέα μέλη και να αλλάξετε τις ρυθμίσεις της ομάδας
Βήμα 2. Κάντε κλικ στο όνομα της ομάδας σας
Βρίσκεται στο αριστερό πλαίσιο. Αυτό εμφανίζει όλες τις πληροφορίες σχετικά με την ομάδα σας, συμπεριλαμβανομένης μιας περιγραφής, μιας λίστας μελών και σχετικών έργων.
Βήμα 3. Εγκρίνετε ένα νέο μέλος της ομάδας
Εάν κάποιος έχει ζητήσει να συμμετάσχει στην ομάδα σας, θα δείτε μια ειδοποίηση στο επάνω μέρος της σελίδας της ομάδας σας. Κάντε κλικ Έλεγχος & Έγκριση στην ειδοποίηση για να δείτε το αίτημα σε εκκρεμότητα και κάντε κλικ Εγκρίνω για να επιτρέψει στο άτομο να συμμετάσχει.
Βήμα 4. Προσκαλέστε κάποιον στην ομάδα
Εάν πρέπει να προσκαλέσετε κάποιον νέο, κάντε κλικ στο Καλώ κουμπί στο επάνω μέρος της σελίδας της ομάδας σας για να εμφανιστεί η οθόνη πρόσκλησης. Μπορείτε να προσθέσετε μέλη μέσω ονόματος (εάν είναι ήδη μέλη του οργανισμού) ή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (είτε είναι μέλη είτε όχι).
Βήμα 5. Ανοίξτε τη σελίδα Ρυθμίσεις της ομάδας σας
Να πώς:
- Τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού πάνω από την ομάδα που θέλετε να επεξεργαστείτε στο αριστερό πλαίσιο.
- Κάντε κλικ στις τρεις τελείες στο όνομα της ομάδας.
- Επιλέγω Επεξεργασία ρυθμίσεων ομάδας.
Βήμα 6. Διαχειριστείτε τις βασικές πληροφορίες της ομάδας στην καρτέλα Γενικά
Εδώ μπορείτε να επεξεργαστείτε το όνομα, την περιγραφή και το επίπεδο απορρήτου της ομάδας.
Βήμα 7. Κάντε κλικ στην καρτέλα Μέλη για να δείτε όλα τα μέλη της ομάδας
Αυτό εμφανίζει όλους όσοι είναι ένα τρέχον μέλος της ομάδας. Εδώ μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε τα δικαιώματα και να αφαιρέσετε μέλη της ομάδας.
- Για να αποκτήσετε πλήρη πρόσβαση σε όλα τα έργα της ομάδας, τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού πάνω από το όνομα του μέλους στη λίστα και επιλέξτε Μεγάλη Πλήρης Πρόσβαση.
- Για να αφαιρέσετε κάποιον από την ομάδα, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το όνομα του ατόμου και επιλέξτε Αφαιρώ.
Βήμα 8. Κάντε κλικ στην καρτέλα Για προχωρημένους για πρόσβαση στις σύνθετες ρυθμίσεις
Σε αυτήν την καρτέλα, μπορείτε:
- Επιλέξτε ποια μέλη της ομάδας μπορούν να εγκρίνουν νέα μέλη.
- Διαγράψτε ολόκληρη την ομάδα.
